办公室档案资料管理制度

PAGE办公室档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案资料的管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责对各类档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保其真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：建立科学合理的档案资料管理体系，便于档案资料的查阅和利用，提高工作效率。二、档案资料分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等文件。2.人事档案类：包括员工的个人简历、入职申请表、劳动合同、绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等。3.财务档案类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：包括公司签订的各类业务合同、协议、订单等。5.项目文档类：包括公司开展的各类项目的可行性研究报告、项目计划、项目总结、项目文档等。6.技术资料类：包括公司的技术研发资料、产品说明书、技术标准、工艺文件等。7.市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。8.其他档案类：包括公司的会议记录、大事记、荣誉证书、资质证书等其他各类档案资料。（二）编号1.档案资料编号采用“分类代码+年度+流水号”的方式进行编制。2.分类代码按照上述分类标准进行编制，用大写字母表示，如“XZ”表示行政文件类，“RS”表示人事档案类，“CW”表示财务档案类等。3.年度采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”表示2023年度。4.流水号按照档案资料形成的先后顺序依次编号，用四位数字表示，如“0001”“0002”等。5.例如，2023年度第10份行政文件的编号为“XZ20230010”。三、档案资料收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料形成部门应在工作完成后及时将档案资料整理归档，并移交至公司办公室。3.对于外来文件、资料等，由相关部门负责收集，并及时移交至公司办公室进行登记和归档。（二）整理1.公司办公室收到档案资料后，应按照分类标准进行整理，确保档案资料的分类准确、排列有序。2.对于纸质档案资料，应进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案资料的整齐、规范。3.对于电子档案资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上，确保电子档案资料的安全、完整。四、档案资料归档与保管（一）归档1.档案资料整理完成后，应及时进行归档，归档时应填写《档案资料归档登记表》，详细记录档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案资料应按照年度、类别进行分类归档，存放在专门的档案柜或档案架上，并建立档案索引，便于查阅和利用。（二）保管1.公司办公室应设立专门的档案库房，配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的完整、准确和安全。4.对于电子档案资料，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。五、档案资料查阅与借阅（一）查阅1.内部查阅：公司内部员工因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司办公室查阅。2.外部查阅：因工作需要，外部单位或个人查阅公司档案资料时，应填写《档案资料查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由公司办公室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅档案资料时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案库房。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。（二）借阅1.内部借阅：公司内部员工因工作需要借阅档案资料时，应填写《档案资料借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司办公室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外部借阅：因工作需要，外部单位或个人借阅公司档案资料时，应填写《档案资料借阅申请表》，经公司分管领导批准后，由公司办公室安排专人陪同借阅，并做好借阅记录。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，并应缴纳一定的押金。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、复印、泄露等。3.借阅人员归还档案资料时，应进行认真核对，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告公司办公室，并按照有关规定进行处理。六、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定1.公司办公室应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限。2.档案资料保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料主要包括公司的重要文件、合同、协议、财务报表等；长期保管的档案资料主要包括公司的一般性文件、业务资料等；短期保管的档案资料主要包括公司的临时性文件、资料等。3.档案资料鉴定工作应由公司办公室组织，相关部门负责人和档案管理人员参加，对档案资料的价值、保管期限等进行综合评估，并形成鉴定意见。（二）销毁1.对于已到保管期限且无保存价值的档案资料，应按照规定进行销毁。2.档案资料销毁前，应填写《档案资料销毁申请表》，经公司分管领导批准后，由公司办公室安排专人进行销毁。3.档案资料销毁时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案资料的彻底销毁。销毁过程中应安排专人进行监督，并做好销毁记录。4.档案资料销毁记录应包括档案资料的名称、编号、日期、销毁方式、销毁时间、监督人员等信息，销毁记录应保存[X]年。七、档案资料信息化管理（一）建立档案资料管理系统公司应建立档案资料管理系统，实现档案资料的信息化管理。档案资料管理系统应具备档案资料的录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案资料的分类和编号规则，将档案资料的相关信息录入档案资料管理系统，确保数据的准确、完整。2.档案资料管理系统的数据应定期进行维护和更新，确保数据的时效性和准确性。（三）信息安全管理1.加强档案资料管理系统的信息安全管理，设置不同的用户权限，确保档案资料的安全保密。2.定期对档案资料管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.做好档案资料管理系统的数据备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。八、档案资料管理人员职责（一）档案管理人员岗位职责1.负责公司档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等工作。2.建立健全档案资料管理制度，完善档案资料管理流程，确保档案资料管理工作的规范化、标准化。3.维护档案资料管理系统，保证系统的正常运行，及时录入、更新档案资料信息。4.定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的完整、准确和安全。5.协助公司内部各部门查阅和利用档案资料，提供必要的档案资料支持和服务。6.完成领导交办的其他与档案资料管理相关的工作任务。（二）考核与奖惩1.公司办公室应定期对档案管理人员的工作进行考核，考核内容包括档案资料管理工作的完成情况、档案资料的质量、