档案室管理安全管理制度

PAGE档案室管理安全管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的安全管理，确保档案资料的完整、准确、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案室的各类档案资料管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.预防为主原则：强化安全防范意识，建立健全安全预防机制，提前消除安全隐患。3.依法管理原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，依法依规开展档案室管理工作。二、档案室安全管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅等。2.严格执行档案室安全管理制度，确保档案管理工作安全有序进行。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现并报告档案安全问题。4.做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等安全防护工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理，并定期移交至档案室。2.配合档案室管理人员做好档案的查阅、利用等工作。3.对本部门产生的档案资料安全负责，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）公司/组织领导职责1.领导档案室安全管理工作，定期检查档案室安全情况。2.协调解决档案室安全管理工作中存在的问题，提供必要的资源支持。3.对档案室安全管理工作进行监督考核，确保各项安全管理制度有效执行。三、档案室安全防护措施（一）档案库房安全防护1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的位置。2.库房门窗应坚固耐用，安装防盗门窗、防火门等设施，并配备门锁、门栓等防盗装置。3.库房内地面应平整、光洁，便于清洁和排水，采用防潮、防火、防虫、防鼠的建筑材料。4.库房内应有足够的照明设备，确保光线充足且不影响档案资料的安全。照明灯具应采用防爆、防火、防潮型灯具，并安装防护罩。5.库房内应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存储设备安全防护1.档案应存放在专用的档案柜、档案架等存储设备中，存储设备应牢固、稳定，便于档案的存放和查找。2.档案柜、档案架应定期进行检查和维护，确保其结构安全，无损坏、变形等情况。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（三）消防安全防护1.档案库房应按照规定配备足够数量的灭火器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.档案库房内严禁吸烟和使用明火，如需进行电气焊等动火作业，必须办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。3.应安装火灾自动报警系统和自动喷水灭火系统，并确保其正常运行。4.定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。（四）防盗安全防护1.档案室应安装防盗报警装置，如红外探测器、门禁系统等，并与当地公安机关报警中心联网。2.档案室门窗应安装防盗网、防盗门等防护设施，确保安全可靠。3.加强档案室周边环境的巡查，发现异常情况及时报告并采取措施。（五）其他安全防护1.档案室应配备防虫、防鼠药品和器材，定期进行投放和检查，防止档案资料受到虫害和鼠害。2.对档案室的空气进行净化处理，防止灰尘、有害气体等对档案资料造成损害。3.档案室应设置专门的通风设备，保持空气流通，防止档案资料受潮发霉。四、档案收集与整理安全管理（一）档案收集安全管理1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时将本部门产生的档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.在档案收集过程中，应注意保护档案资料的完整性和真实性，不得擅自涂改、伪造档案。3.对重要档案资料应进行备份，备份资料应与原件分开存放，并采取相应的安全防护措施。（二）档案整理安全管理1.档案室管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行科学合理的整理，确保档案资料的分类准确、编号规范。2.在档案整理过程中，应注意保护档案资料的原始面貌，不得随意裁剪、折叠、装订档案。3.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案资料的可读性和完整性。五、档案保管安全管理（一）档案存放管理1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应建立电子档案数据库，按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存储，并建立相应的索引和目录。3.档案存放应遵循便于保管、便于利用的原则，避免档案资料的积压和浪费。（二）档案保管期限管理1.严格按照国家相关规定和本公司/组织的实际情况，确定各类档案的保管期限。2.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案资料的时效性和安全性。3.档案保管期限的变更应按照规定程序进行审批，并做好记录。（三）档案清查盘点管理1.定期对档案进行清查盘点，确保档案资料的账实相符。清查盘点工作每年至少进行一次。2.在清查盘点过程中，应认真核对档案的数量、类别、保管期限等信息，发现问题及时查明原因并进行处理。3.对清查盘点结果应进行详细记录，并形成清查盘点报告，报公司/组织领导审阅。六、档案查阅与利用安全管理（一）查阅权限管理1.严格限定档案查阅人员的范围，只有经过授权的人员才能查阅档案。2.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经相关部门负责人审批。3.档案室管理人员应根据审批结果，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。（二）查阅过程管理1.查阅人员应在档案室管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.如需复印、拍照、摘录档案资料，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈管理1.查阅人员在查阅档案后，应及时将档案资料归还档案室，并反馈查阅利用情况。2.档案室管理人员应对查阅利用情况进行跟踪和分析，及时发现问题并采取措施加以改进。七、档案数字化安全管理（一）数字化设备安全管理1.档案数字化设备应定期进行维护和保养，确保其性能良好。2.数字化设备应安装必要的安全防护软件，防止病毒、黑客等攻击。3.数字化设备应设置专人管理，操作人员应经过专业培训，熟悉设备操作流程和安全注意事项。（二）数字化数据安全管理1.档案数字化数据应进行备份，备份数据应异地存放，并采取相应的安全防护措施。2.对数字化数据应进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.严格控制数字化数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和处理数字化数据。（三）数字化工作环境安全管理1.档案数字化工作场所应保持清洁、整齐，避免灰尘、杂物等对数字化设备和数据造成损害。2.数字化工作场所应配备必要的消防、防盗、防潮等安全设施，并定期进行检查和维护确保其正常运行。3.数字化工作场所应设置专人负责安全管理，对工作场所的安全情况进行实时监控，发现问题及时报告并采取措施。八、档案销毁安全管理（一）销毁审批管理1.对超过保管期限或已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应填写销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、类别、保管期限等信息，并经相关部门负责人审批。3.销毁申请表应报公司/组织领导审阅，经批准后方可进行销毁。（二）销毁过程管理1.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监督销毁过程。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案资料无法恢复。3.在档案销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。（三）销毁记录管理1.档案销毁记录应妥善保存，保存期限应与档案保管期限一致。2.档案销毁记录应包括销毁申请表、审批文件、销毁过程记录等资料，以备查阅。九、应急处置与责任追究（一）应急预案制定1.制定档案室安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.应急预案应包括火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件的应急处置措施。3.定期对应急预案进行演练，提高员工的应急处置能力。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取相应的应急处置措施，最大限度地减少损失。2.及时报告公司/组织领导和相关部门，配合有关部门进行调查和处理。3.对事故原因进行分析，总结经验教训，采取措施加以改进，防止类似事故再次发生。（三）责任追究