档案馆接待人员工作制度

PAGE档案馆接待人员工作制度一、总则（一）目的为了规范档案馆接待人员的工作行为，提高接待服务质量，确保档案馆各项工作的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于档案馆全体接待人员。（三）基本原则1.热情周到原则：以热情、友好的态度接待每一位来访者，提供周到、细致的服务。2.规范有序原则：严格按照规定的程序和标准进行接待工作，确保接待过程规范、有序。3.安全保密原则：在接待工作中，要严格遵守安全保密规定，确保档案信息的安全。4.高效快捷原则：提高工作效率，及时处理来访者的需求，提供高效快捷的服务。二、接待人员职责（一）接待准备1.提前了解来访者的基本情况，包括姓名、单位、来访目的、预约时间等。2.根据来访者的需求，准备相关的档案资料和接待场所。3.检查接待场所的设施设备是否正常运行，环境是否整洁卫生。（二）接待服务1.在规定的时间和地点迎接来访者，主动打招呼，引导来访者进入接待场所。2.热情接待来访者，耐心倾听来访者的需求和问题，做好记录。3.根据来访者的需求，提供准确、详细的档案信息和咨询服务。4.协助来访者查阅、借阅档案资料，按照规定办理相关手续。5.对于来访者提出的特殊需求，及时向上级领导汇报，并根据领导的指示妥善处理。（三）沟通协调1.与来访者保持良好的沟通，及时解答来访者的疑问，处理来访者的投诉和建议。2.与档案馆内部各部门之间保持密切联系，协调相关工作，确保接待工作的顺利进行。3.与上级主管部门和其他相关单位保持沟通，及时了解政策法规的变化和工作要求。（四）安全保密1.严格遵守档案安全保密规定，确保档案信息的安全。2.在接待过程中，不得随意透露档案内容和信息，不得擅自提供未公开的档案资料。3.对于涉及国家机密和敏感信息的档案，要按照规定进行严格管理和保密。（五）工作总结1.接待工作结束后，及时对接待情况进行总结，整理相关资料和记录。2.分析接待工作中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。3.定期向上级领导汇报接待工作情况，为领导决策提供参考依据。三、接待流程（一）预约登记1.来访者如需到档案馆查阅、借阅档案资料，应提前通过电话、邮件或其他方式进行预约登记。2.预约登记时，应提供来访者的基本情况、预约时间、查阅内容等信息。3.接待人员收到预约登记后，应及时进行审核和确认，并告知来访者预约结果。（二）接待准备1.根据预约登记的信息，提前准备相关的档案资料和接待场所。2.对接待场所进行清洁和整理，确保环境整洁、舒适。3.检查接待场所的设施设备是否正常运行，如电脑、打印机、复印机等。（三）迎接来访者1.在预约时间前10分钟到达接待场所，做好迎接来访者的准备工作。2.来访者到达后，主动打招呼，引导来访者进入接待场所，并请来访者就座。3.为来访者提供茶水或饮料，以示欢迎。（四）接待服务1.热情接待来访者，主动询问来访者的需求和问题，并做好记录。2.根据来访者的需求，提供准确、详细的档案信息和咨询服务。3.协助来访者查阅、借阅档案资料，按照规定办理相关手续。4.在接待过程中，要注意言行举止，保持良好的职业形象。（五）送别来访者1.接待工作结束后，感谢来访者的来访，并将来访者送至接待场所门口。2.对来访者提出的意见和建议表示感谢，并表示会及时反馈和处理。3.目送来访者离开后，及时清理接待场所，整理相关资料和记录。四、档案查阅、借阅规定（一）查阅规定1.来访者查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.接待人员收到《档案查阅申请表》后，应及时进行审核和确认，并告知来访者查阅结果。3.来访者查阅档案资料时，应在接待人员的陪同下进行，不得擅自翻阅、摘抄、复制档案资料。（二）借阅规定1.来访者如需借阅档案资料，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供有效身份证明。2.接待人员收到《档案借阅申请表》后，应及时进行审核和确认，并告知来访者借阅结果。3.借阅档案资料时，应按照规定办理借阅手续，签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、归还时间等要求。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向接待人员提出申请，并经批准后方可延长。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、转让、涂改、伪造档案资料。6.借阅人员应在规定的归还时间内归还档案资料，如有逾期未还的情况，应按照规定缴纳逾期滞纳金。五、安全保密制度（一）安全管理1.档案馆应建立健全安全管理制度，加强安全防范措施，确保档案信息的安全。2.接待场所应配备必要的安全设施设备，如监控摄像头、防盗报警装置、消防器材等，并定期进行检查和维护。3.接待人员应严格遵守安全操作规程，不得擅自操作接待场所的设施设备，确保人身安全和设备安全。（二）保密管理1.档案馆应建立健全保密管理制度，加强保密教育，提高接待人员的保密意识。2.接待人员应严格遵守保密规定，不得随意透露档案内容和信息，不得擅自提供未公开的档案资料。3.对于涉及国家机密和敏感信息的档案，要按照规定进行严格管理和保密，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施。4.在接待过程中，如发现档案资料有丢失、损坏、泄密等情况，应及时向上级领导汇报，并采取相应的措施进行处理。六、培训与考核（一）培训1.档案馆应定期组织接待人员进行业务培训，提高接待人员的数据处理能力和服务水平。2.培训内容包括档案业务知识、接待礼仪、沟通技巧、安全保密等方面。3.培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（二）考核1.档案馆应建立健全接待人员考核制度，定期对接待人员的工作表现进行考核。2.考核内容包括工作态度、工作能力、工作业绩、安全保密等方面。3.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，考核结果与