乡镇水管站档案管理制度

PAGE乡镇水管站档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇水管站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇水管站在水利工程建设、水资源管理、防汛抗旱、农村水利等各项工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇水管站的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映水利工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成领域、时间、性质等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构乡镇水管站应设立档案管理室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全。开展档案信息化建设，提高档案管理效率。对本单位各部门的档案管理工作进行指导和监督。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理室。协助档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作。遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水利工程建设档案包括项目立项、可行性研究、初步设计、施工图设计、招投标文件、工程合同、施工过程中的各项技术资料、工程验收文件等。2.水资源管理档案水资源调查评价报告、取水许可文件、水资源费征收记录、水质监测数据、节水规划与措施等。3.防汛抗旱档案防汛抗旱预案、防汛物资清单、水位流量监测数据、灾情统计报表、抢险救灾记录等。4.农村水利档案农田水利工程规划设计文件、工程建设与维修记录、灌溉用水管理资料、农村饮水安全工程档案等。5.其他档案水管站的行政管理文件、人事档案、财务档案、设备档案、科技档案等。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范，移交档案管理室。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.电子文件应符合相关标准，进行有效的备份和存储。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，将档案分为工程建设、水资源管理、防汛抗旱、农村水利、行政管理等类别，再根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如采用年份+类别代码+流水号的形式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案质量符合要求。2.将审核后的档案按照分类编号顺序放入档案柜，并在档案目录中登记归档情况。（二）保管期限1.永久保管涉及水利工程建设重大决策、重要历史事件、长期保存有重要价值的档案。2.定期保管分为30年和10年。一般的水利工程建设文件、水资源管理资料、防汛抗旱记录等保存30年；一般性的行政管理文件、短期的业务资料等保存10年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等工作，配备必要的消防器材和防虫药品。五、档案的利用与借阅（一）利用范围本单位工作人员因工作需要可查阅、利用档案；外单位因工作需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅者应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案管理室。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等，经部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容和价值。2.参考档案的保管期限，结合实际利用情况，判断档案是否仍有保存必要。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经单位负责人审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立乡镇水管站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将档案的目录信息和全文数据录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全与保密1.采取有