数字化档案进馆制度改革

PAGE数字化档案进馆制度改革一、总则（一）目的为适应数字化时代发展需求，加强本公司/组织档案管理的规范化、科学化和信息化水平，确保数字化档案顺利、有序进馆，充分发挥档案在公司/组织发展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及人员形成的各类档案资料在数字化处理后向馆内移交的相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家及地方有关档案管理的法律法规、行业标准和规范，确保数字化档案进馆工作合法合规。2.真实完整原则：保证进馆数字化档案内容真实、准确、完整，全面反映公司/组织各项业务活动的历史面貌。3.安全保密原则：加强数字化档案在处理、传输、存储等环节的安全管理，严格保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.便于利用原则：优化数字化档案进馆流程，提高档案整理质量和存储效率，方便档案的查询、调阅和利用，满足公司/组织及社会各方面的需求。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定数字化档案进馆的总体计划和实施方案，明确工作目标、任务、步骤和要求。2.组织开展档案数字化工作的培训、指导和监督，确保各部门按照标准和规范进行档案数字化处理。3.审核各部门提交的数字化档案，对不符合要求的提出整改意见并督促落实。4.负责与馆方沟通协调，办理数字化档案进馆的交接手续，建立进馆档案台账。5.定期对数字化档案进馆工作进行总结和评估，不断完善制度和流程。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、分类和初步审核，确保档案齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求和标准，组织开展本部门档案的数字化处理工作，保证数字化档案质量。3.将数字化处理后的档案提交给档案管理部门审核，根据审核意见进行整改，直至符合进馆要求。4.配合档案管理部门做好数字化档案进馆的相关工作，提供必要的支持和协助。（三）信息技术部门1.为档案数字化工作提供技术支持，保障数字化设备和软件的正常运行。2.协助档案管理部门制定数字化技术标准和规范，参与数字化方案的制定和审核。3.负责数字化档案存储系统的建设、维护和管理，确保档案数据的安全存储和有效利用。4.对数字化档案处理过程中的技术问题进行及时处理和解决，提供技术培训和指导。三、档案数字化处理（一）数字化范围1.本公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的纸质档案、电子档案等均纳入数字化范围。2.重点包括但不限于合同协议、文件资料、财务报表、人事档案、业务记录、技术资料等。（二）数字化流程1.档案整理各部门按照档案管理的有关规定，对本部门档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案目录清晰、准确。对破损、褪色等质量较差的档案进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。2.数字化采集根据档案的类型和特点，选择合适的数字化设备和软件，如扫描仪、数码相机等，对档案进行数字化采集。扫描分辨率应符合国家及行业标准要求，一般不低于300dpi，确保图像清晰、完整。对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储和转换，确保数据的兼容性和可识别性。3.图像处理对采集到的数字化图像进行去污、裁剪、纠偏、去噪等处理，提高图像质量。对图像进行格式转换和压缩，采用通用的图像格式存储，如TIFF、JPEG等，并根据档案重要性和使用频率合理设置压缩比例，确保图像不失真且占用存储空间合理。4.数据挂接将数字化图像与对应的档案目录信息进行准确挂接，建立索引关系，以便快速查询和利用。数据挂接应遵循统一的标准和规范，确保索引信息的准确性和完整性。5.质量抽检档案管理部门定期对各部门数字化档案进行质量抽检，抽检比例不低于10%。抽检内容包括图像清晰度、数据完整性、目录与图像挂接准确性等，对不符合要求的及时反馈给相关部门进行整改。（三）数字化质量要求1.数字化图像应清晰、完整，无黑边、白边、模糊不清、偏斜等现象。2.图像色彩应真实、准确，无明显失真、褪色等问题。3.数字化数据应准确无误，与纸质档案或原始电子档案内容一致，目录与图像挂接准确。4.数字化档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于管理和查询。四、数字化档案进馆审核（一）审核内容1.档案完整性审核：检查数字化档案是否涵盖了应进馆档案的全部内容，有无遗漏。2.档案准确性审核：核对数字化档案与原始档案内容是否一致，数据是否准确无误。3.档案规范性审核：审查数字化档案的格式、命名、编目等是否符合相关标准和规范要求。（二）审核流程1.各部门将数字化处理后的档案提交给档案管理部门。2.档案管理部门收到档案后，组织专人按照审核内容进行全面审核。3.审核人员对审核中发现的问题进行详细记录，并及时反馈给相关部门。4.相关部门根据审核意见进行整改，整改完成后重新提交档案管理部门审核，直至审核通过。（三）审核记录1.在审核过程中，审核人员应填写审核记录表格，详细记录审核时间、审核人员、审核内容、发现的问题及整改情况等。2.审核记录表格应妥善保存，作为档案进馆工作的重要资料，以备查阅和追溯。五、数字化档案进馆交接（一）交接准备1.档案管理部门在数字化档案审核通过后，提前与馆方沟通协调进馆时间、地点、方式等事宜。2.准备好进馆所需的相关材料，如档案移交清单、数字化档案存储介质等。3.对数字化档案存储介质进行检查和测试，确保数据存储安全、完整，可正常读取。（二）交接流程1.档案管理部门组织相关人员将审核通过的数字化档案及存储介质运至馆方指定地点。2.在馆方工作人员的监督下，双方按照档案移交清单进行逐一核对，清点档案数量、检查存储介质质量等。3.核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成交接手续。4.档案管理部门将交接情况及时记录在案，并更新进馆档案台账。（三）交接责任1.交接过程中，如发现档案数量不符、存储介质损坏等问题，由档案管理部门负责查明原因并及时处理。2.交接完成后，如因保管不善等原因导致档案出现丢失、损坏等情况，由接收方承担相应责任。六、数字化档案存储与管理（一）存储方式1.数字化档案应采用安全可靠的存储方式，如磁盘阵列、磁带库、云存储等。2.存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。对于重要档案，应进行异地备份存储。（二）存储环境存储场所应具备适宜的温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保数字化档案的长期保存。（三）日常管理1.建立数字化档案存储管理系统，对进馆档案进行分类、编目、检索等管理，方便档案的查询和利用。2.定期对数字化档案存储设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行，数据存储安全。3.加强对数字化档案存储管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部成立监督小组，定期对数字化档案进馆工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.监督小组对各部门数字化档案整理、数字化处理、进馆审核等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）外部检查积极配合国家及地方档案管理部门的监督检查，及时整改存在的问题，不断提高数字化档案进馆工作质量。（三）责任追究对在数字化档案进馆工作中违反本制度规定，导致档案丢失、损坏、信息泄露等严重后果的部门和个人，依法依规追究其责任。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织开展数字化档案管理相关培训，提高各部门人员的档案管理意识和业务水平。2.培训内容包括档案法律法规、数字化处理技术、进馆制度流程等，确保相关人员熟悉工作要求和操作