档案管理信息化建设制度

PAGE档案管理信息化建设制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理信息化建设，提高档案管理工作效率和质量，实现档案信息资源的有效利用和共享，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理信息化工作中的行为规范和操作要求。（三）基本原则1.合法性原则：档案管理信息化建设必须符合国家法律法规的要求，确保档案信息的安全、合法、合规。2.规范性原则：遵循统一的档案分类标准、著录规则和数据格式，保证档案信息的规范性和一致性。3.安全性原则：采取有效的安全防护措施，保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.实用性原则：以满足公司档案管理工作实际需求为出发点，注重系统的实用性和可操作性。5.发展性原则：适应信息技术的发展趋势，不断优化和完善档案管理信息化系统，提高档案管理水平。二、档案管理信息化建设职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定公司档案管理信息化建设规划和年度工作计划，并组织实施。2.建立和完善公司档案管理信息化系统，包括档案数据库、应用平台等，并进行日常维护和管理。3.负责档案信息的收集、整理、归档、存储和检索，确保档案信息的完整、准确和安全。4.对公司各部门档案管理信息化工作进行指导、监督和检查，组织开展档案管理信息化培训和宣传工作。5.参与公司信息化建设项目中涉及档案管理的相关工作，提出档案管理信息化需求和建议。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核，按照档案管理部门的要求及时移交归档。2.明确专人负责本部门档案管理信息化工作，配合档案管理部门完成档案信息的录入、存储和利用等工作。3.严格遵守公司档案管理信息化制度，确保本部门档案信息的安全和规范使用。（三）信息技术部门职责1.为档案管理信息化建设提供技术支持，保障档案管理信息化系统的稳定运行。2.协助档案管理部门进行系统功能开发、升级和优化，根据档案管理需求提供技术解决方案。3.负责档案管理信息化系统的网络安全防护、数据备份与恢复等工作，确保档案信息的安全。三、档案管理信息化建设流程（一）档案收集与整理1.各部门按照档案管理规定，定期收集本部门产生的各类档案，包括纸质档案和电子档案。2.对收集到的档案进行分类整理，按照档案分类标准确定档案类别，并进行编号、编目等工作。3.纸质档案应保持原件的完整性，对破损、褪色等情况进行修复或复制；电子档案应确保格式规范、内容完整，按照命名规则进行命名和存储。（二）档案数字化1.对于需要长期保存和利用的重要纸质档案，应进行数字化处理。2.档案数字化工作应遵循相关标准和规范，采用专业的数字化设备和软件，确保数字化图像清晰、准确。3.数字化过程中应进行质量检查，对不符合要求的图像进行重新处理，确保数字化档案的质量。（三）档案录入与存储1.将整理好的档案信息录入档案管理信息化系统，包括档案的基本信息、内容摘要、保管期限等。2.档案信息录入应准确无误，录入人员应进行认真核对，确保数据的质量。3.录入后的档案信息按照规定的存储方式进行存储，存储介质应安全可靠，并定期进行备份。（四）档案检索与利用1.档案管理部门应建立完善的档案检索系统，提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案信息。2.用户可通过档案管理信息化系统进行档案借阅、查阅等操作，借阅和查阅应按照规定的流程进行审批。3.档案利用过程中应注意保护档案信息的安全，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。（五）档案销毁1.对于已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前应进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对拟销毁档案进行逐一审核。3.经鉴定同意销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，并做好销毁记录。四、档案管理信息化系统管理（一）系统建设与维护1.档案管理部门应根据公司档案管理需求和信息技术发展情况，制定档案管理信息化系统建设规划，明确系统功能、性能要求等。2.信息技术部门负责按照规划进行系统开发和建设，确保系统的稳定性、安全性和易用性。3.系统建设完成后，应进行严格的测试和验收，确保系统符合设计要求。4.档案管理信息化系统应定期进行维护和升级，及时修复系统故障，优化系统性能，以适应公司业务发展和档案管理需求的变化。（二）用户管理1.档案管理部门负责建立档案管理信息化系统用户账号，明确用户权限和职责。2.用户账号应专人专用，不得转借他人使用。用户应妥善保管自己的账号密码，定期更换密码，防止账号被盗用。3.档案管理部门应定期对用户账号进行清理和审核，对于离职或不再需要使用系统的用户，及时注销其账号。（三）数据管理1.档案管理信息化系统中的数据应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据。3.加强对数据的安全管理，采取加密、访问控制等措施，防止数据泄露和篡改。（四）系统安全管理1.信息技术部门应建立健全档案管理信息化系统安全防护体系，包括防火墙、入侵检测、防病毒等措施。2.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.加强对系统操作人员的安全培训，提高安全意识，规范操作行为，防止因人为因素导致系统安全事故。五、档案管理信息化建设监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门负责对公司各部门档案管理信息化工作进行定期监督检查，检查内容包括档案收集、整理、录入、存储、利用等环节的规范性和准确性。2.监督检查可采用现场检查、系统抽查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.各部门应积极配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）考核评价1.建立档案管理信息化工作考核评价机制，对各部门档案管理信息化工作进行量化考核。2.考核评价指标包括档案管理信息化工作的组织实施、档案质量、系统应用效果、安全管理等方面。3.考核评价结果作为部门和个人绩效考核的重要依据，对档案管理信息化工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对工作不力的进行通报批评，并责令限期整改。六、档案管理信息化建设培训与宣传（一）培训工作1.档案管理部门应制定档案管理信息化培训计划，定期组织开展培训活动，提高员工的档案管理信息化意识和操作技能。2.培训内容包括档案管理信息化制度、系统操作流程、档案整理规范、数字化技术等方面。3.根据不同岗位需求，开展针对性的培训，确保员工能够熟练掌握档案管理信息化工作所需的知识和技能。（二）宣传工作1.加强档案管理信息化建设的宣传工作，通过公司内部刊物、宣传栏、网络平台等多种渠道，宣传档案管理信息化的重要性和作用。2.及时发布档