学校建立健全工作档案制度

PAGE学校建立健全工作档案制度[公司名称]工作档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织管理，规范工作档案管理，确保各类工作信息的完整、准确、安全和有效利用，特制定本工作档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位工作人员所涉及的各类工作档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映工作实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集与工作相关的各类资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的整理、分类、存储等应遵循统一规范，便于管理和查询。4.保密性原则：对涉及公司机密、个人隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训记录、绩效考核等。3.业务档案：根据不同业务类型，如销售业务档案（客户资料、销售合同、销售报表等）、项目业务档案（项目立项文件、项目进度报告、项目成果文件等）。4.财务档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。5.法务档案：合同协议、法律纠纷文件、合规文件等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.行政档案编号：XZ[年份][流水号]，如XZ2023001。3.人事档案编号：RS[员工工号]，如RS001。4.业务档案编号：YW[业务类型代码][年份][流水号]，业务类型代码根据具体业务设定，如销售业务为XS，项目业务为XM等，如YWXS2023001。5.财务档案编号：CW[年份][流水号]，如CW2023001。6.法务档案编号：FW[年份][流水号]，如FW2023001。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门工作档案的收集工作，确保档案及时、完整收集。2.对于日常工作中产生的各类文件、资料，应按照分类要求及时归档，不得积压。3.涉及多个部门的工作档案，由主办部门负责牵头收集，相关部门配合提供资料。（二）整理规范1.档案应按照分类进行整理，同一类档案按照时间顺序或重要程度排列。2.每份档案应进行编号，并编制目录，目录应清晰反映档案内容和编号。3.对纸质档案，应去除金属物，破损的档案应进行修复或复制；对电子档案，应确保格式正确、存储安全，并定期进行备份。四、档案存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.纸质档案应分类存放在档案柜中，标识清晰；电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行分类文件夹管理。（二）保管期限1.行政档案中，一般性规章制度、会议纪要等保管期限为[X]年；重要决策文件、长期规划文件等保管期限为[X]年。2.人事档案保管期限为员工离职后[X]年。3.业务档案中，销售合同等保管期限为合同履行完毕后[X]年；项目档案自项目结束后[X]年。4.财务档案保管期限按照国家财务法规执行，一般会计凭证保管期限为[X]年，账簿保管期限为[X]年，财务报表保管期限为[X]年等。5.法务档案保管期限根据法律规定和实际需要确定，重要合同协议等保管期限为[X]年。（三）定期盘点1.纸质档案：每年定期对纸质档案进行盘点，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案完整无缺。发现问题及时查找原因并进行处理。2.电子档案：每季度对电子档案进行备份检查，确保备份数据可正常恢复；每年对电子档案进行全面清查，检查文件存储路径、格式等是否正确，有无数据丢失或损坏情况。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.部门负责人有权查阅本部门相关档案；涉及跨部门工作的，需经相关部门负责人同意。3.重要档案的查阅需经公司高层领导批准。（二）查阅流程1.申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审核。2.审核通过后，申请表交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，提供相应档案，并做好查阅记录，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，查阅完毕后及时归还档案管理部门。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.借阅申请经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得涂改、损坏、丢失，如发生上述情况，应承担相应责任。5.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现问题及时与借阅人沟通处理。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.查阅和借阅保密档案时，应在专门的保密场所进行，并限制知悉范围。4.未经授权，任何人不得私自复制、传播保密档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保24小时监控。2.定期对档案存储设备进行维护检查，确保设备正常运行，防止数据丢失或损坏。3.做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。4.对因自然灾害、设备故障等原因可能影响档案安全的情况，应制定应急预案，确保在紧急情况下能够及时采取措施保护档案安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无留存必要的。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，相关档案不再使用且无保存价值的。3.档案内容涉及违法违规或已过法律追诉时效的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对达到销毁条件的档案进行清理，编制《档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.批准后的《档案销毁清单》交档案管理部门组织实施销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。