小学图书室档案室管理制度

PAGE小学图书室档案室管理制度一、总则（一）目的为加强小学图书室与档案室的管理，提高图书资料和档案的使用效率，保障学校教育教学工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校图书室和档案室的所有工作人员以及全校师生。（三）基本原则1.科学管理原则：采用先进的管理方法和技术，确保图书资料和档案的分类、存储、检索等工作科学合理。2.安全保密原则：保障图书资料和档案的安全，防止丢失、损坏和泄露，严格遵守保密规定。3.服务至上原则：以满足师生教学、学习和研究的需求为宗旨，提供优质、高效的服务。二、图书室管理（一）图书采购1.根据学校教育教学计划和师生需求，制定图书采购计划。采购计划应广泛征求师生意见，确保图书种类丰富、内容适宜。2.采购人员应通过正规渠道采购图书，确保图书质量。对采购的图书进行严格验收，检查图书的版本、装帧、数量等是否符合要求。3.建立图书采购档案，记录采购图书的书名、作者、出版社、价格、采购日期等信息。（二）图书分类与编目1.按照《中国图书馆分类法》对图书进行分类，确保分类准确、规范。2.对每本图书进行编目，包括图书的基本信息、分类号、ISBN号、馆藏位置等，建立图书目录数据库。3.定期对图书分类和编目进行检查和核对，确保图书信息的准确性。（三）图书借阅1.面向全校师生开放借阅服务，制定合理的借阅规则。借阅规则应明确借阅期限、借阅数量、借阅手续等内容。2.师生借阅图书时，应填写借阅登记表，注明借阅图书的书名、作者、借阅日期等信息。3.图书室工作人员应及时办理借阅手续，将图书交给借阅者，并提醒借阅者按时归还。4.对逾期未还的图书，应及时催还。对丢失或损坏的图书，借阅者应按照规定进行赔偿。（四）图书归还1.借阅者应按时归还图书，归还图书时应保持图书的整洁和完好。2.图书室工作人员应认真检查归还图书的情况，如发现图书有损坏或丢失，应按照规定要求借阅者进行赔偿。3.对归还的图书进行整理和上架，确保图书摆放整齐有序。（五）图书保管1.保持图书室环境整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.定期对图书进行盘点，确保图书数量准确。对丢失、损坏或陈旧过时的图书，应及时进行处理。3.建立图书保管档案，记录图书的保管情况，包括图书的入库、上架、下架、盘点等信息。（六）图书室工作人员职责1.图书室负责人全面负责图书室的管理工作，制定工作计划和规章制度。组织图书采购、分类编目、借阅归还等工作，确保图书室工作的正常开展。定期对图书室工作进行总结和评估，不断改进工作方法和提高服务质量。负责与学校各部门和师生的沟通协调，了解师生需求，提供优质服务。2.图书采购人员根据采购计划，负责图书的采购工作。选择正规的图书供应商，确保图书质量和采购渠道的合法性。对采购的图书进行验收，检查图书的质量和数量，及时处理不合格图书。建立图书采购档案，记录采购图书的相关信息。3.图书编目人员按照分类法对图书进行分类和编目，建立图书目录数据库。确保图书编目信息的准确性和完整性，及时更新图书信息。对编目工作进行自查和互查，保证编目质量。4.图书借阅管理人员负责办理图书借阅手续，认真登记借阅者信息和借阅图书信息。及时催还逾期未还图书，对丢失或损坏图书的借阅者进行催赔。整理和上架归还图书，保持图书室书架的整齐有序。解答借阅者的咨询，提供必要的帮助和服务。5.图书保管人员负责图书的保管工作，保持图书室环境整洁、安全。定期对图书进行盘点和整理，确保图书数量准确、摆放整齐。做好图书的防火、防潮、防虫、防盗等工作，及时处理损坏或陈旧过时的图书。协助借阅管理人员办理借阅和归还手续，提供必要的支持。三、档案室管理（一）档案收集1.明确档案收集范围，包括学校行政文件、教学档案、学生档案、教师业务档案、财务档案、基建档案等各类档案。2.各部门应按照规定及时将本部门形成的档案材料移交档案室。移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成日期等信息。3.档案室工作人员应定期对各部门移交的档案进行检查和核对，确保档案材料的齐全、完整。（二）档案整理1.按照档案分类方案对收集的档案进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.对每份档案进行编号、编目，建立档案目录数据库。编目信息应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等。3.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。对破损或褪色的档案，应进行修复或复制。（三）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.按照档案保管期限对档案进行分类存放，定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、存放有序。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（四）档案借阅1.严格控制档案借阅范围，确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅期限等信息。2.经档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，应在档案室工作人员的监督下查阅，不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和完好性。（五）档案利用与统计1.积极为学校各项工作提供档案利用服务，根据利用需求及时提供档案资料。2.建立档案利用登记制度，记录档案利用的时间、人员、内容等信息，以便统计和分析档案利用情况。3.定期对档案利用情况进行统计分析，为学校档案管理工作的改进提供依据。（六）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对保管期满且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关部门人员参加，组成鉴定小组进行鉴定。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，经学校领导批准后，在指定地点进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。（七）档案室工作人员职责1.档案室负责人全面负责档案室的管理工作，制定档案工作计划和规章制度。组织档案收集、整理、保管、利用鉴定销毁等工作，确保档案室工作的正常开展。定期对档案室工作进行总结和评估，不断改进工作方法和提高服务质量。负责与学校各部门的沟通协调，了解档案需求，提供优质服务。2.档案收集人员负责档案收集工作，定期到各部门收集档案材料。指导各部门档案管理人员做好档案的整理和移交工作，确保档案材料的齐全、完整。对收集的档案进行初步检查和核对，及时发现问题并督促相关部门整改。3.档案整理人员按照档案分类方案对档案进行分类整理和编目。确保档案整理和编目信息的准确性和完整性，及时更新档案信息。对整理好的档案进行装订和编页，保证档案的质量。4.档案保管人员负责档案的保管工作，保持档案库房的整洁、安全。定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、存放有序。做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，及时处理损坏或过期的档案。协助档案利用人员查找和提供档案资料。5.档案利用人员负责办理档案借阅手续，认真登记借阅者信息和借阅档案信息。按照规定的借阅期限催还档案，对逾期未还的借阅者进行催办。为档案利用者提供必要的帮助和服务，解答咨询。6.档案鉴定销毁人员参与档案鉴定工作，根据档案的价值确定保管期限。对保管期满且无保存价值的档案，编制档案销毁清单。负责档案销毁工作的组织和实施，确保档案销毁过程的安全、规范。四、信息化管理（一）图书与档案管理系统建设1.建立图书与档案管理信息化系统，实现图书资料和档案的自动化管理。2.系统应具备图书采购、编目、借阅、归还、保管以及档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等功能模块，方便工作人员操作与管理。3.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。（二）数据录入与维护1.安排专人负责图书资料和档案数据的录入工作，确保数据准确无误。2.及时更新图书和档案的相关信息，如新书入库、档案材料变更等，保证数据的时效性。3.对录入的数据进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息查询与共享1.为师生提供图书和档案信息查询服务，方便师生了解图书资料和档案的馆藏情况及利用权限。2.根据学校管理需要，实现图书与档案信息在一定范围内的共享，提高工作效率。五、监督与考核（一）监督机制1.学校成立图书档案室管理监督小组，定期对图书档案室的管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查图书档案室的管理制度执行情况、工作流程规范情况、服务质量情况等，发现问题及时提出整改意见。（二）考核办法1.制定图书档案室工作人员考核标准，从工