幼儿园档案资料利用制度

PAGE幼儿园档案资料利用制度一、总则（一）目的为了加强幼儿园档案资料的管理与利用，充分发挥档案资料在幼儿园教育教学、管理决策、家园共育等方面的作用，提高幼儿园工作效率和管理水平，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工、幼儿家长以及因工作需要查阅、使用幼儿园档案资料的相关人员。（三）档案资料定义本制度所指的幼儿园档案资料是指幼儿园在各项工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于行政管理档案、教育教学档案、师资队伍建设档案、幼儿成长档案、家园共育档案等。二、档案资料的分类与整理（一）行政管理档案1.园务会议记录：记录幼儿园管理层会议讨论的重要事项、决策过程及结果，包括会议时间、地点、参会人员、议题、决议等内容。2.工作计划与总结：涵盖幼儿园年度、学期工作计划和总结，各部门工作计划与总结，以及专项工作的计划与总结，明确工作目标、措施、实施情况及成效。3.规章制度：收集幼儿园各项规章制度，如考勤制度、财务制度、安全管理制度、教师职业道德规范等，确保制度的完整性和准确性。4.人事档案：包括教职工个人基本信息、入职离职手续、职称评定、绩效考核、培训记录等资料，为教职工管理提供依据。5.财务管理档案：包含财务预算、决算报表，收支凭证，固定资产登记等，保障幼儿园财务工作的规范与透明。（二）教育教学档案1.课程方案：各年龄段的课程计划、教学大纲、教案、教学活动设计等，体现幼儿园的教育教学理念和课程特色。2.教学活动记录：记录教师组织的课堂教学、游戏活动、实践操作等教学过程，包括活动时间、地点、内容、参与幼儿等信息。3.幼儿学习成果：收集幼儿的作业、作品、测试成绩、成长记录册等，展示幼儿在园的学习和发展情况。4.教研活动资料：教研计划、教研记录、课题研究资料、教师教学反思等，反映幼儿园的教育教学研究水平和教师专业成长历程。（三）师资队伍建设档案1.教师培训档案：记录教师参加各类培训的通知、培训内容、培训证书等，促进教师专业素养的提升。2.教师发展规划：教师个人的专业发展规划，以及幼儿园针对教师队伍建设制定的培养计划和措施。3.教师考核评价资料：教师年度考核、学期考核的评价结果、评价指标及相关证明材料，激励教师不断提高教育教学质量。（四）幼儿成长档案1.幼儿基本信息：幼儿入园登记表、健康档案、家庭情况等，为全面了解幼儿提供基础资料。2.幼儿在园表现记录：教师对幼儿日常行为表现、兴趣爱好、特长发展等方面的观察记录，体现幼儿个性特点和成长轨迹。3.家园沟通记录：教师与家长之间关于幼儿在园情况、家庭情况的沟通交流记录，包括家长会记录、家访记录、家长反馈等，促进家园共育。（五）家园共育档案1.家长信息档案：收集家长的基本信息、联系方式、教育背景、职业等，便于家园沟通与合作。2.家长参与活动记录：记录家长参与幼儿园组织的亲子活动、家长志愿者活动、家长讲座等活动的情况，增强家园互动。3.家园合作项目资料：如家园共育课题研究、家长学校课程资料等，展示幼儿园与家庭在教育方面的合作成果。（六）档案整理要求1.档案资料应按照分类标准进行科学分类，建立清晰的档案目录，便于查找和使用。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，确保档案资料的有序管理。3.档案资料应保持整洁、完整，对于破损、褪色、字迹模糊的资料，应及时进行修复或复制。4.电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并存储在安全可靠的存储设备上，同时做好备份工作。三、档案资料的保管（一）保管场所1.幼儿园应设立专门的档案资料室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设备等，确保档案资料的安全存放。2.档案资料室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.幼儿园档案资料的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案资料主要是具有重要历史价值和长远利用价值的资料；长期保管的档案资料保管期限一般为1050年；短期保管的档案资料保管期限一般为110年。2.具体保管期限参照国家档案管理相关规定及幼儿园实际情况确定，并在档案整理时明确标注。（三）保管责任1.档案资料室应指定专人负责档案资料的保管工作，保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案保管要求。2.保管人员应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理，确保档案资料的安全与完整。3.严格遵守档案资料借阅、归还制度，对借出的档案资料进行跟踪管理，确保按时归还。四、档案资料的利用与借阅（一）利用原则1.档案资料的利用应遵循合法、合理、有序的原则，确保档案资料的真实性、完整性和保密性。2.利用档案资料应有助于幼儿园的教育教学、管理决策、家园共育等工作的开展，不得用于与幼儿园工作无关的目的。（二）利用范围1.幼儿园教职工因教育教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。2.幼儿家长因了解幼儿在园情况，可查阅幼儿成长档案等相关资料。3.因工作需要，外单位人员经幼儿园批准，可查阅与合作项目相关的档案资料。（三）借阅程序1.内部借阅教职工如需借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、用途、借阅期限等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案资料室保管人员审核。保管人员审核通过后，办理借阅手续，将档案资料交借阅人，并登记借阅时间、归还时间等信息。2.外部借阅外单位人员如需借阅档案资料，应提前向幼儿园提交书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等。申请经幼儿园相关领导批准后，由档案资料室保管人员与外单位人员签订《档案资料借阅协议》，明确双方的权利和义务。外单位人员按照协议要求办理借阅手续，档案资料室保管人员对外单位人员进行必要的档案利用指导，并登记相关信息。（四）借阅期限1.内部借阅期限一般不超过两周，如需延期使用，应提前办理续借手续。2.外部借阅期限根据具体情况由双方协商确定，但最长不超过一个月。如需延期，应提前向幼儿园提出申请，经批准后方可办理续借。（五）归还要求1.借阅人应按时归还档案资料，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案资料室保管人员说明情况并办理续借手续。2.归还的档案资料应保持完好无损，如有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.档案资料室保管人员在接收归还的档案资料时，应认真检查核对，确认无误后办理归还手续，并注销借阅登记。五、档案资料的查阅（一）查阅程序1.查阅档案资料应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅档案资料的名称、用途、查阅范围等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案资料室保管人员审核。3.保管人员根据查阅申请，在符合查阅规定的前提下，为查阅人提供相应的档案资料，并在指定地点进行查阅。4.查阅人不得擅自将档案资料带出档案资料室，如需复印或摘录相关内容，应经档案资料室保管人员同意，并按照规定办理手续。（二）查阅限制1.涉及幼儿园机密信息的档案资料，未经幼儿园相关领导批准，不得查阅。2.查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。3.查阅人应严格遵守档案资料查阅纪律，不得泄露档案资料内容。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应依据国家档案管理相关规定和幼儿园档案保管期限表，结合档案资料的现实利用价值和历史保存价值进行。（二）鉴定组织1.成立档案资料鉴定小组，由幼儿园分管领导、档案资料室负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对拟销毁的档案资料进行审核鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案资料保管人员定期对超过保管期限的档案资料进行清理，提出拟销毁档案资料清单。2.鉴定小组对拟销毁档案资料清单进行审核，逐份审查档案资料的内容和价值，确定是否需要销毁。3.对于确定需要销毁的档案资料，鉴定小组应在清单上签署鉴定意见，并报幼儿园分管领导批准。（四）销毁方式1.经批准销毁的档案资料，应采用适当的方式进行销毁，确保档案信息的彻底消除。2.对于纸质档案资料，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案资料，应进行彻底删除或格式化处理，并确保存储介质无法恢复数据。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁档案资料名称、数量、销毁方式等，由档案资料保管人员和监销人员签字确认。七、监督与检查（一）监督机制1.幼儿园应建立档案资料利用监督机制，定期对档案资料的管理与利用情况进行检查和评估。2.档案资料室应设立意见箱，接受教职工和家长对档案资料管理与利用工作的意见和建议，及时改进工作。（二）检查内容1.档案资料的分类整理是否符合要求，档案目录是否清晰准确。2.档案资料的保管是否安全，保管场所的环境条件是否符合要求。3.档案资料的利用与借阅手续是否规范，借阅期限是否符合规定。4.档案资料的查阅是否按照程序进行，查阅限制是否得到有效执行。5.档案资料的鉴定与销毁工作是否符合规定，销毁记录是否完整。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通