落实档案服务外包制度措施

PAGE落实档案服务外包制度措施一、总则（一）目的为规范公司档案服务外包行为，确保档案信息的安全、完整和有效利用，提高档案管理工作效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度措施。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及档案服务外包的项目，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储管理、检索利用等环节。（三）基本原则1.合法性原则：档案服务外包活动必须遵守国家法律法规，确保外包行为合法合规。2.安全性原则：高度重视档案信息安全，采取有效措施保障档案在存储、传输和使用过程中的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。3.质量可控原则：建立健全质量控制体系，对外包服务的质量进行全程监督和管理，确保服务质量符合公司要求和行业标准。4.效益优先原则：在保证档案管理质量和安全的前提下，合理控制外包成本，提高档案管理工作的经济效益和社会效益。二、档案服务外包商的选择与管理（一）外包商选择标准1.资质信誉：具备合法经营资质，具有良好的商业信誉和行业口碑，无不良记录。2.专业能力：拥有专业的档案管理团队，具备档案整理、数字化加工、存储管理等方面的专业知识和技能，熟悉相关行业标准和规范。3.技术设备：具备先进的档案管理技术设备，如档案数字化加工设备、存储服务器、检索软件等，能够满足公司档案管理工作的需求。4.服务经验：具有一定年限的档案服务外包经验，熟悉类似项目的运作流程和管理要求。5.安全保障能力：建立完善的信息安全管理制度和应急预案，具备信息安全防护措施，能够有效保障档案信息安全。（二）外包商选择程序1.需求调研：根据公司档案管理工作的实际需求，制定档案服务外包项目需求说明书，明确服务内容、质量标准、时间要求等。2.供应商征集：通过多种渠道，如网络搜索、行业推荐、招标平台等，广泛征集档案服务外包供应商。3.资质审查：对征集到的供应商进行资质审查，核实其营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料，确保其符合外包商选择标准。4.实地考察：对通过资质审查的供应商进行实地考察，了解其公司规模、人员配备、技术设备、管理水平等情况，评估其实际能力。5.综合评估：组织相关部门和人员对供应商进行综合评估，根据其资质信誉、专业能力、技术设备、服务经验、安全保障能力等方面进行打分，确定入围供应商名单。6.合同签订：与入围供应商签订档案服务外包合同，明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、费用结算、保密条款、违约责任等事项。（三）外包商管理1.定期评估：建立外包商定期评估机制，每年对外包商的服务质量、工作进度、安全管理等方面进行评估，评估结果作为续期合作的重要依据。2.培训指导：为外包商提供必要的培训和指导，帮助其熟悉公司档案管理工作的要求和流程，提高服务质量。3.监督检查：加强对外包服务过程的监督检查，定期或不定期对外包商的工作现场进行检查，及时发现和解决问题。4.沟通协调：建立与外包商的沟通协调机制，及时了解其工作进展情况，协调解决工作中出现的问题，确保外包服务工作顺利进行。5.违规处理：如发现外包商存在违规行为，如违反法律法规、泄露档案信息、服务质量不达标等，按照合同约定进行严肃处理，直至终止合作。三、档案服务外包项目实施管理（一）项目启动1.项目团队组建：成立档案服务外包项目专项工作小组，明确小组成员的职责分工，负责项目的组织实施和协调管理。2.项目交底：由公司档案管理部门向外包商进行项目交底，详细介绍项目背景、目标、要求、工作范围、时间节点等内容，确保外包商准确理解项目需求。3.方案制定：外包商根据项目交底内容，制定档案服务外包项目实施方案，明确工作流程、质量控制措施、安全保障措施、人员安排等内容，并报公司档案管理部门审核。（二）项目实施1.工作流程规范：外包商按照审核通过的实施方案组织开展工作，严格遵守档案管理工作流程和相关行业标准，确保档案整理、数字化加工、存储管理等工作的质量。2.质量控制措施：建立质量抽检制度，定期对外包商的工作质量进行抽检，发现问题及时要求其整改；对外包商提交的阶段性成果进行审核，合格后方可进入下一阶段工作。3.安全保障措施：要求外包商建立健全信息安全管理制度，加强对工作人员的安全培训，采取加密存储、数据备份、网络安全防护等措施，确保档案信息安全。4.进度跟踪：建立项目进度跟踪机制，定期对外包商的工作进度进行检查和通报，及时协调解决影响进度的问题，确保项目按时完成。（三）项目验收1.验收准备：项目完成后，外包商应提交项目验收申请，并提供项目成果报告、质量检测报告、安全评估报告等相关资料。2.验收组织：由公司档案管理部门组织相关部门和人员组成验收小组，按照合同要求和相关标准对项目进行验收。3.验收内容：验收内容包括档案整理质量、数字化加工质量、存储管理情况、检索利用功能、信息安全保障等方面。4.验收结论：验收小组根据验收情况出具验收结论，对验收合格的项目签署验收意见；对验收不合格的项目，要求外包商限期整改，整改合格后重新组织验收。文件与资料管理（一）文件管理1.分类归档：外包商应按照公司档案管理部门的要求，对档案服务外包过程中产生的各类文件进行分类归档，确保文件的完整性和准确性。2.编号标识：对归档文件进行编号标识，便于查找和管理。3.存储保管：建立文件存储保管制度，确保文件存储安全，防止文件损坏、丢失。（二）资料管理1.资料收集：外包商应及时收集与档案服务外包项目相关的各类资料，如项目实施方案、工作记录、质量检测报告、安全评估报告等。2.资料整理：对收集到的资料进行整理，确保资料的规范性和系统性。3.资料移交：项目结束后，外包商应将整理好的资料移交给公司档案管理部门，办理交接手续。信息安全管理（一）安全制度建设1.外包商应建立健全信息安全管理制度，明确信息安全管理责任，规范信息安全管理流程。2.制定信息安全应急预案，定期进行演练，提高应对信息安全突发事件的能力。（二）人员安全管理1.对参与档案服务外包项目的工作人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。2.加强对工作人员的安全培训，提高其信息安全防范能力。3.与工作人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。（三）技术安全措施1.采取加密存储、数据备份等技术措施，确保档案信息在存储过程中的安全。2.加强网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。3.对档案数字化加工设备进行安全管理，定期进行维护和检查，确保设备安全运行。（四）监督检查1.公司档案管理部门定期对外包商的信息安全管理情况进行监督检查，发现问题及时要求其整改。2.对外包商信息安全管理工作不力，导致档案信息泄露、丢失等安全事故的，依法追究其责任。保密管理（一）保密制度1.外包商应建立保密制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等内容。2.对涉及公司商业秘密、档案信息等敏感内容的工作区域进行物理隔离，防止信息泄露。（二）人员保密管理1.加强对工作人员的保密教育，提高其保密意识。2.要求工作人员签订保密承诺书，承诺遵守保密制度，不泄露公司秘密。（三）保密监督检查1.公司档案管理部门定期对外包商的保密工作进行监督检查，发现问题及时要求其整改。2.对外包商违反保密制度，泄露公司秘密的，依法追究其责任，并要求其采取措施消除影响。费用结算与支付管理（一）费用结算标准1.根据档案服务外包合同约定的服务内容、质量标准、工作量等因素，制定合理的费用结算标准。2.费用结算标准应明确、具体，具有可操作性。（二）费用结算流程1.外包商定期向公司档案管理部门提交费用结算申请，并提供相关工作记录和证明材料。2.公司档案管理部门对费用结算申请进行审核，核实工作内容、工作量、质量标准等情况，提出审核意见。3.财务部门根据审核意见进行费用结算，办理支付手续。（三）支付管理1.严格按照合同约定和费用结算流程进行支付，确保支付的准确性和及时性。2.对外包商提交的费用结算申请存在疑问的，应及时与外包商沟通核实，避免支付错误。争议解决（一）协商解决在档案服务外包过程中，如双方发生争议，应首先通过友好协商解决。双方应本着平等、互利、诚信的原则，