公共卫生档案室管理制度

PAGE公共卫生档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公共卫生档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，为公共卫生工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内公共卫生档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用和销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公共卫生工作的实际情况，确保其真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和保存与公共卫生相关的各类档案资料，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，严格保密。5.便利性原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、利用和管理。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公共卫生档案室的各项管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管和保护，确保档案的安全和完整。4.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，按照规定办理相关手续。5.负责档案的统计、分析和鉴定工作，定期向上级主管部门汇报档案管理情况。6.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化。7.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）档案形成部门职责1.负责本部门公共卫生档案资料的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交档案室统一管理。3.负责对本部门已归档档案的查询、利用和借阅工作，按照规定办理相关手续。4.协助档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关意见和建议。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.负责档案的保管和保护，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。4.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，按照规定办理相关手续，及时登记和催还档案。5.负责档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的效率和水平。6.参与档案的统计、分析和鉴定工作，为档案管理决策提供依据。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.公共卫生相关的法律法规、政策文件、标准规范等。2.各类公共卫生项目的规划、计划、方案、总结等。3.公共卫生监测、调查、研究等工作的原始记录、报告、数据等。4.公共卫生突发事件的应急预案、处置记录、报告等。5.公共卫生机构的人员档案、设备档案、财务档案等。6.其他与公共卫生工作相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应按照规定的分类标准进行整理，便于后续的管理和利用。4.对于重要的档案资料，应进行备份或复制，确保档案的安全性。（三）收集时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理归档后移交档案室。2.对于临时性的公共卫生项目或突发事件，应在项目结束或事件处理完毕后及时收集相关档案资料并移交档案室。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）分类方法1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类。2.机构分类法：按照档案形成的部门或机构进行分类。3.问题分类法：按照档案所反映的问题进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸张破损、字迹模糊等不符合要求的档案资料进行修复或复制，然后按照一定的顺序进行装订。2.分类：根据分类方法，将档案资料分为不同的类别。3.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，便于管理和查询。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。5.上架：将整理好的档案资料按照编号顺序上架存放。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。（二）保管要求1.档案应按照分类顺序排列存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色、变质等档案资料应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。（三）保管期限1.公共卫生档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公共卫生工作重大历史事件、重要业务活动、具有长远利用价值的档案资料，应永久保管。3.长期保管：凡是反映公共卫生工作一般业务活动、在一定时期内具有利用价值的档案资料，应长期保管，保管期限为10年至50年。4.短期保管：凡是反映公共卫生工作临时性业务活动、在较短时间内具有利用价值的档案资料，应短期保管，保管期限为1年至10年。六、档案借阅（一）借阅范围1.因工作需要查阅公共卫生档案的本公司/组织内部人员。2.因开展公共卫生相关研究、合作等工作需要查阅档案的外部单位或个人。（二）借阅手续1.本公司/组织内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外部单位或个人借阅档案，需提前向档案室提交书面申请，说明借阅目的、内容和期限等，经公司/组织主管领导批准后，方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人应认真填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，并签字确认。（三）借阅期限1.本公司/组织内部人员借阅档案的期限一般不超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.外部单位或个人借阅档案的期限一般不超过7个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案室提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、污损、丢失或擅自销毁档案。2.借阅人如需摘录、复制档案资料，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。3.借阅人应在规定的期限内归还档案资料，如逾期未还，档案室应及时催还。七、档案利用（一）利用方式1.为公司/组织内部人员提供档案查阅、借阅服务，满足其工作需要。2.根据公司/组织的决策和管理需要，提供档案统计分析报告、专题研究资料等。3.为公共卫生相关的学术研究、教育培训等活动提供档案资料支持。4.按照国家有关规定，向社会提供档案信息服务。（二）利用流程1.用户提出利用档案的申请，说明利用目的、内容和方式等。2.档案室对用户的申请进行审核，根据档案的保管期限、保密规定等决定是否提供利用。3.如同意提供利用，档案室按照规定办理相关手续，为用户提供档案资料。4.用户利用档案资料后，应及时归还档案室，并填写《档案利用反馈表》，对档案资料的利用效果进行评价。（三）利用要求1.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案中涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息。2.档案利用应符合国家有关法律法规和政策规定，不得用于非法目的。3.档案室应建立档案利用效果跟踪机制，及时了解档案利用情况，总结经验教训，不断提高档案利用水平。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、客观公正的原则，对档案的价值和保管期限进行科学鉴定。2.充分考虑档案的历史、现实和未来利用价值，确保档案鉴定工作的准确性和合理性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、档案形成部门负责人、业务专家等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值、现实价值和未来利用价值。3.档案的保管期限是否符合规定。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其价值和保管期限。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、内容、形式等因素，对档案的价值和保管期限进行分析判断。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织主管领导批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公共卫生档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为公共卫生工作提供更加便捷、高效的信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公共卫生档案管理的信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、利用等功能。3.网络建设：建立档案信息管理网络，实现档案信息的共享和传输。4.安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等措施，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练