基建办公室档案管理制度

PAGE基建办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强基建办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在基建工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基建办公室在基建项目规划、设计、施工、竣工验收等全过程中形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基建办公室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映基建项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）基建办公室负责人1.全面负责基建办公室档案管理工作，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准。2.审批档案管理制度、档案工作计划和档案工作总结等。3.协调解决档案管理工作中出现的重大问题。（二）档案管理人员1.负责基建办公室档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案工作计划和档案管理制度，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理水平。（三）各部门兼职档案员1.负责本部门在基建项目中形成的文件、资料、图纸等的收集、整理和移交工作。2.协助档案管理人员做好档案的归档、保管和利用等工作。3.接受档案管理人员的业务指导和培训，提高档案管理意识和能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.基建项目规划文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计文件，包括初步设计、施工图设计等。3.施工文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知等。4.监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。5.竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工图等。6.其他与基建项目有关的文件、资料、图纸等，如招投标文件、合同协议、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时将本部门在基建项目中形成的文件、资料、图纸等收集齐全，并进行初步整理。2.收集的文件、资料、图纸等应真实、完整、准确，签字盖章手续齐全。3.对收集到的文件、资料、图纸等应进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、编目等。（三）整理方法1.分类：按照基建项目的阶段和文件的性质，将档案分为规划类、设计类、施工类、监理类、竣工验收类等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案的及时入库。2.归档的档案应按照分类编号的顺序进行排列，装入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。（二）保管期限1.基建项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计、施工图设计、竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工图等。3.长期保管的档案包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括招投标文件、合同协议、会议纪要等，保管期限为[X]年。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.对电子档案应采取防磁、防潮、防火、防盗等措施，定期进行备份和维护，确保数据的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本单位人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经基建办公室负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。3.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。（二）借阅程序1.本单位人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案，需持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的地、借阅内容、借阅期限等信息，经基建办公室负责人签字同意后，到档案管理人员处办理借阅手续。3.档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅人姓名、单位、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人应按时归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。（三）查阅与借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和借阅。2.重要档案的查阅和借阅，应经基建办公室负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。3.档案查阅和借阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、内容价值等因素进行综合判断。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由基建办公室负责人、档案管理人员和相关部门负责人组成。2.档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，报基建办公室负责人批准。2.经批准销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.档案管理人员应按照批准的销毁意见，对档案进行销毁，并在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应及时报送基建办公室负责人和上级主管部门。（二）移交工作1.基建项目竣工验收后三个月内，档案管理人员应