档案管理员印章管理制度

PAGE档案管理员印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作中印章的使用规范，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案管理业务中印章的使用、保管及相关人员的管理。（三）印章种类1.档案管理专用章：用于公司各类档案资料的借阅、查阅、归还等相关手续的办理，以及档案整理、装订、编目等工作环节中涉及的文件签署。2.档案保密章：加盖在涉及公司机密档案的文件、资料上，表明该档案具有保密性质，提醒接触人员遵守保密规定。3.电子档案认证章：用于对公司电子档案的真实性、完整性进行认证，确保电子档案在传输、存储过程中的可靠性。二、印章的刻制与启用（一）刻制流程1.因档案管理工作需要刻制印章时，由档案管理部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息。2.《印章刻制申请表》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由公司行政部门负责联系具有合法资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交档案管理部门，并办理交接手续，填写《印章交接登记表》，注明印章名称、规格、数量、启用日期等信息，交接双方签字确认。（二）启用要求1.新刻制的印章启用前，档案管理部门应在公司内部发布印章启用通知，明确印章的名称、用途、启用日期等信息，告知全体员工。2.印章启用通知应张贴在公司公告栏，并通过公司内部办公系统发布，确保员工知晓。3.印章启用后，档案管理部门应将印章的印模留存一份，作为档案资料进行保管，以备日后查阅核对。三；印章的保管（一）保管人员职责1.档案管理部门应指定专人负责印章的保管工作，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉档案管理业务流程。2.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、遗失或损坏。3.保管人员应严格按照本制度规定的印章使用范围和审批程序使用印章，不得擅自使用印章。4.保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告档案管理部门负责人，并按照规定进行处理。（二）保管方式1.档案管理专用章、档案保密章应存放在专门的印章保险柜中，保险柜应放置在安全可靠的地方，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.电子档案认证章应存储在专用的电子设备中，并设置密码保护，只有经过授权的人员才能访问和使用。3.印章保险柜钥匙和电子设备密码应由保管人员专人保管，不得随意转借他人。如因工作需要临时交接印章保管权，应办理书面交接手续，并在交接期间对印章的使用情况进行监督。四、印章的使用（一）使用范围1.档案管理专用章：用于公司各类档案资料的借阅登记、查阅审批、归还确认等手续的办理；在档案整理、装订、编目等工作中，对相关文件、资料进行签署确认。2.档案保密章：加盖在涉及公司机密档案的文件、资料封面、扉页或重要页面上，表明该档案的保密级别和保密要求。3.电子档案认证章：在公司电子档案的上传、下载、存储、传输等环节中，对电子档案的真实性、完整性进行认证，确保电子档案的法律效力。（二）使用流程1.申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并签字确认。2.审批：《印章使用申请表》经申请人所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人审批。对于涉及公司重要档案、机密信息或重大事项的用印申请，需经公司分管领导审批。3.用印：审批通过后，申请人将《印章使用申请表》交至印章保管人员处。保管人员对照申请表内容，认真核对用印文件，确认无误后，在用印位置加盖相应印章，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、用印文件名称、用印份数、申请人等信息。4.留存：用印完成后，保管人员应将《印章使用申请表》和用印文件原件或复印件留存一份，作为档案资料进行保管，以备日后查阅核对。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批时，申请人应电话请示档案管理部门负责人或公司分管领导，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.对于异地使用印章的情况，应通过传真、邮件等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送至档案管理部门，经审批同意后，由保管人员将印章邮寄或委托专人携带至指定地点，并按照规定进行用印。用印完成后，应及时将印章及相关文件资料返回公司，并办理交接手续。五、印章的停用与销毁（一）停用条件1.因公司档案管理业务调整、印章损坏或其他原因不再使用的印章，应及时办理停用手续。2.印章保管人员发现印章存在被盗、遗失或损坏等情况时，应立即报告档案管理部门负责人，并采取相应措施，同时停止该印章的使用。（二）停用流程1.档案管理部门填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.《印章停用申请表》报公司分管领导审批后，由档案管理部门发布印章停用通知，告知全体员工。3.印章停用通知应张贴在公司公告栏，并通过公司内部办公系统发布，确保员工知晓。（三）销毁流程1.对于停用的印章，档案管理部门应按照公司规定进行销毁处理。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、数量、销毁原因、销毁日期等信息，并经档案管理部门负责人审核签字。3.《印章销毁申请表》报公司分管领导审批后，由档案管理部门会同行政部门共同进行印章销毁工作。4.印章销毁过程应进行现场监督，确保印章被彻底销毁。销毁完成后，销毁人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，注明销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息。5.销毁后的《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》及相关影像资料应作为档案资料进行保管，以备日后查阅核对。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案管理印章的使用、保管情况进行审计检查，确保印章使用符合本制度规定。2.档案管理部门负责人应不定期对印章保管人员的工作进行检查，监督印章保管人员严格按照制度规定使用和保管印章。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3