档案管理实施方案与制度

PAGE档案管理实施方案与制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本实施方案与制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各个业务活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行销毁处理。5.负责档案的查阅、借阅、复印等利用工作，为公司各部门及员工提供档案信息服务。6.组织开展档案管理培训工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作的规范和有序进行。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和归档工作，并定期向综合管理部移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部做好档案的查阅、借阅、复印等利用工作，按照规定办理相关手续。4.接受综合管理部对本部门档案管理工作的指导、监督和检查，及时整改存在的问题。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.熟悉档案管理业务，掌握档案信息化管理技能，能够熟练运用档案管理信息系统进行档案的管理和利用。4.负责档案的查阅、借阅、复印等利用工作，按照规定办理相关手续，及时登记和归还档案。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。6.积极参加档案管理培训和学习，不断提高自身的业务素质和工作能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案：主要包括公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的各类文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术标准、工艺文件等。3.会计档案：主要包括公司在财务管理活动中形成的各类文件材料，如会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案：主要包括公司员工的个人基本信息、工作经历、学历学位、职称评定、考核奖惩等文件材料。5.业务档案：主要包括公司在市场营销、客户服务、项目管理等业务活动中形成的各类文件材料，如合同协议、订单、客户资料、项目文档等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方法。1.全宗号：由综合管理部根据公司实际情况统一编制，代表公司档案的整体编号。2.目录号：根据档案分类，对每一类档案编制目录号，用于区分不同类别的档案目录。3.案卷号：在每一类档案目录下，对整理好的案卷进行编号，用于区分同一类档案中的不同案卷。4.件号：在每一案卷内，对每份文件材料进行编号，用于区分同一案卷内的不同文件。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并进行分类整理。2.对于重要的文件材料，应在形成后及时归档，确保档案的时效性。3.综合管理部应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，督促各部门按时完成档案收集工作。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，科技档案应按照项目专业阶段进行分类整理，会计档案应按照会计年度保管期限进行分类整理，人事档案应按照员工类别档案内容进行分类整理，业务档案应按照业务类型时间顺序进行分类整理。3.档案整理应包括文件材料的装订、编目、装盒等工作，确保档案的整齐、规范和美观。五、档案的保管与保护（一）档案保管1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点和架位号。（二）档案保护1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.加强对档案库房的安全管理，严格执行档案库房管理制度，防止档案被盗、被抢、被篡改等情况的发生。4.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁处理。销毁档案时，应严格履行审批手续，确保档案销毁的合法性和规范性。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.公司外部人员因特殊原因需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。查阅档案时，应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅的相关规定。（二）查阅程序1.查阅人应持有效证件到综合管理部档案查阅室查阅档案，档案管理人员应根据查阅人填写的《档案查阅申请表》，提供相应的档案。2.查阅人应在档案查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。3.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案的查阅、借阅、复印等利用情况进行详细登记，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、利用方式等。2.定期对档案利用登记情况进行统计和分析，及时发现档案利用中存在的问题，并采取相应的措施加以改进。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平，为公司的决策和发展提供有力的支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线录入、分类编目、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.网络安全建设：加强档案管理信息系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求及时录入和更新档案信息。2.严格遵守档案管理信息系统的使用规定，确保系统的正常运行和数据的安全。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和兼容性。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、利用等环节。2.档案管理人员的工作情况，包括工作态度、业务能力、工作质量等。3.档案库房的安全管理情况，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施的落实情况。4.档案管理信息系统的运行情况，包括数据的准确性、完整性、安全性等。（二）监督检查方式1.定期检查：综合管理部每年定期对公司各部门的档案管理工作进行全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查：综合管理部不定期对各部门的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案管理工作的规范和有序进行。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，综合管理部应及时下达《