幼儿园档案工作保密制度

PAGE幼儿园档案工作保密制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案工作的保密管理，确保档案信息的安全与完整，维护幼儿园的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本园实际情况，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园全体教职工、幼儿家长以及与幼儿园档案工作相关的所有人员。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规中关于保密工作的规定，确保档案信息的保密措施合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效的预防措施，防止档案信息泄露事件的发生。3.最小化原则：严格限定知悉档案信息的人员范围，确保信息仅在必要的范围内流转和使用。4.全程管理原则：对档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等全过程实施保密管理。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立以园长为组长，各部门负责人为成员的档案保密工作领导小组。其职责如下：1.全面领导幼儿园档案保密工作，制定保密工作方针和政策。2.审批档案保密制度及相关工作方案。3.定期研究解决档案保密工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密制度及具体操作规程。2.组织开展档案保密宣传教育和培训工作。3.对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行保密监督和检查。4.负责档案信息系统的安全管理，确保档案数据的保密性。5.对涉及保密的档案设施设备进行维护和管理。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保密管理工作，确保档案资料的完整性和保密性。2.严格按照档案管理部门的要求，规范使用和流转档案，不得擅自扩大知悉范围。3.配合档案管理部门做好档案保密工作的各项检查和整改工作。（四）人员职责1.档案管理人员严格遵守档案保密制度，认真履行档案管理职责。负责档案的日常管理工作，确保档案的安全存放和有序整理。对查阅、借阅档案的人员进行登记和监督，严格控制档案的流向。不得擅自复制、传播、销毁档案信息。2.查阅、借阅档案人员遵守档案保密制度，不得擅自将档案带出规定场所。不得擅自复制、摘抄档案内容，确需复制的，须经档案管理部门负责人批准。妥善保管所查阅、借阅的档案，按时归还，不得转借他人。对在查阅、借阅过程中知悉的档案信息予以保密。三、档案的形成与收集保密（一）文件起草与形成1.在文件起草过程中，涉及幼儿园重要信息、敏感数据等应严格保密，起草人员不得向无关人员透露相关内容。2.文稿完成后，起草人员应及时将草稿交本部门负责人审核，审核过程中如发现涉及保密内容的问题，应及时修改完善。（二）档案收集各部门在收集档案时，应确保档案内容的保密性，对涉及个人隐私、幼儿园机密等信息的档案，应采取必要的保护措施，防止信息泄露。1.收集的档案应齐全、完整，不得遗漏重要信息。2.对于电子档案，应确保存储介质的安全，设置必要的访问权限和密码保护。四、档案的整理与保管保密（一）档案整理1.档案管理人员在整理档案时，应严格遵守保密规定，对档案内容进行分类、编号、编目等操作，不得擅自公开档案中的敏感信息。2.在整理过程中，如发现档案存在破损、缺失等情况，应及时采取措施进行修复和补充，并做好记录，确保档案的完整性。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存放环境安全可靠。2.档案库房应实行专人管理，无关人员未经许可不得进入。如有特殊情况需要进入，须经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.对档案进行分类存放，不同密级的档案应分开保管，并有明显的标识。4.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整，发现问题及时处理。5.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，建立备份机制，防止数据丢失。同时，对电子档案的访问进行严格权限控制，并做好日志记录。五、档案的利用保密（一）查阅与借阅1.严格执行档案查阅、借阅审批制度。因工作需要查阅或借阅档案的人员，须填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅或借阅的目的、内容、期限等，经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准后方可查阅或借阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出指定场所。如需带出，须经档案管理部门负责人特别批准，并办理相关手续。3.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，须提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（二）档案利用登记1.建立档案利用登记台账，详细记录查阅、借阅档案的人员姓名、部门、时间、内容、归还时间等信息。2.档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪检查，确保档案按时归还，并对利用后的档案进行认真核对，如发现问题及时报告处理。（三）档案复制1.确需复制档案时，须经档案管理部门负责人批准。复制的档案应与原件内容一致，并注明复制日期、复制人等信息。2.复制后的档案应按照原件的保密要求进行管理，不得随意传播和使用。六、档案的传输与共享保密（一）档案传输1.通过网络传输档案时，应采用加密技术，确保传输过程中档案信息的保密性。2.禁止通过不安全的网络渠道传输涉及幼儿园机密的档案信息，如公共邮箱、未加密的即时通讯工具等。（二）档案共享1.严格控制档案共享范围，仅限经过授权的人员在规定的工作范围内共享档案信息。2.在档案共享过程中，应明确共享人员的职责和权限，确保档案信息不被非法获取或滥用。3.如需将档案共享给外部单位或个人，须经幼儿园保密工作领导小组批准，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。七、档案的销毁保密（一）销毁范围1.对已超过保管期限、失去保存价值或其他需要销毁的档案，应及时进行销毁处理。2.销毁档案前，应进行严格的鉴定，确保销毁的档案确实符合销毁条件，避免误销重要档案。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁清单，报档案保密工作领导小组审核批准。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁完成后，应填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、时间、方式等信息，并由监督人员签字确认。八、保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关保密法律法规和政策。2.幼儿园档案工作保密制度及操作规程。3.保密意识和职业道德教育，提高教职工对档案保密工作重要性的认识。（二）培训方式1.定期组织保密知识培训，可邀请专业人员进行授课，也可通过内部培训、在线学习等方式进行。2.结合实际案例，开展保密警示教育活动，增强教职工的保密意识和防范能力。（三）培训要求1.全体教职工应积极参加保密教育与培训，认真学习保密知识，掌握保密技能。2.新入职教职工应在入职后及时参加保密培训，经考试合格后方可上岗。九、保密监督与检查（一）监督检查机制1.档案管理部门定期对档案保密工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.幼儿园保密工作领导小组不定期对档案保密工作进行抽查，对发现的问题责令限期整改。（二）违规处理1.对于违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚