校外俱乐部档案管理制度

PAGE校外俱乐部档案管理制度一、总则（一）目的为加强校外俱乐部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在俱乐部运营、教学、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校外俱乐部各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案是指校外俱乐部在开展教学活动、组织各类赛事、进行行政管理等工作过程中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：俱乐部档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映俱乐部的工作实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理俱乐部工作中产生的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及俱乐部机密、学员隐私等内容的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置俱乐部设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善俱乐部档案管理制度。2.负责俱乐部各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。6.积极开展档案的开发利用工作，为俱乐部的教学、管理、决策等提供档案信息支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。三、档案分类及编号（一）档案分类1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、学员成绩单、教学评估资料等。2.赛事档案：涵盖赛事策划方案、参赛人员名单、赛事成绩记录、赛事总结等。3.行政管理档案：有俱乐部组织架构文件、人员招聘与培训资料、会议纪要、工作计划与总结、财务报表等。4.学员档案：包含学员基本信息、报名资料、学习记录、奖惩情况等。5.活动档案：涉及俱乐部组织的各类文化活动、社会实践活动等的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。6.师资档案：包括教师个人简历、教学资质证明、教学成果、培训记录等。7.设备档案：关于俱乐部教学设备、办公设备等的购置合同、使用说明书、维修记录等。8.合作档案：与其他机构、学校等合作项目的合作协议、合作成果等。（二）档案编号档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式。例如：JX2023001，表示教学档案类别中2023年度的第1份档案。具体编号规则如下：1.教学档案（JX）：以两位数字表示年份，后接三位流水号。2.赛事档案（SS）：年份两位数字+流水号三位。3.行政管理档案（XZ）：年份+流水号，年份四位数字，流水号三位。4.学员档案（XY）：年份+流水号，年份四位数字，流水号三位。5.活动档案（HD）：年份+流水号，年份四位数字，流水号三位。6.师资档案（SZ）：年份+流水号，年份四位数字，流水号三位。7.设备档案（SB）：年份+流水号，年份四位数字，流水号三位。8.合作档案（HZ）：年份+流水号，年份四位数字，流水号三位。四、档案收集（一）收集范围各部门应按照档案分类，及时收集本部门在工作中形成的各类档案。具体收集范围如下：1.教学部门：教学计划、教学大纲、教案、学员课堂表现记录、学员作业、教学评估资料等。2.赛事组织部门：赛事策划方案、报名通知、参赛人员名单、赛事规则、比赛成绩、赛事总结等。3.行政管理部门：俱乐部组织架构文件、人员招聘与培训资料、会议纪要、工作计划与总结、财务报表、各类行政文件等。4.学员管理部门：学员基本信息登记表、报名资料、缴费记录、学习记录、奖惩情况等。5.活动策划部门：活动策划方案、活动通知、活动现场照片、视频、活动总结等。6.师资管理部门：教师个人简历、教学资质证明、教学成果、培训记录、教师考核资料等。7.设备管理部门：设备购置合同、设备清单、使用说明书、维修记录、设备报废申请等。8.合作部门：合作协议、合作项目方案、合作成果报告、合作交流记录等。（二）收集时间1.日常工作中形成的档案，各部门应在工作完成后一周内收集整理并移交档案管理部门。2.年度结束后，各部门应在次年1月31日前将上一年度形成的各类档案全部收集整理并移交档案管理部门。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁、抽取。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。五、档案整理（一）整理原则遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应清晰、准确、规范。3.编目：编制档案目录，填写档案盒封面、盒脊和备考表中的相关内容。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，一个档案盒内的档案应属于同一类别且保管期限相同。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案后，首先对档案的完整性和准确性进行初步检查。2.按照档案分类进行分类，将同一类别的档案集中在一起。3.对每份档案进行编号，并在档案右上角加盖编号章。4.编制档案目录，录入档案管理系统。5.对纸质档案进行装订和装盒，在档案盒上标明档案类别、编号范围、保管期限等信息。六、档案保管（一）保管场所档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案盒存放，按照档案类别和编号顺序排列上架。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案类别和年度建立文件夹进行分类存储。同时，定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.声像档案：如照片、视频等，应进行分类整理，标注相关信息，存储在光盘或硬盘等存储介质上，并建立相应的目录索引。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映俱乐部主要职能活动和基本历史面貌的，对俱乐部有长远利用价值的档案，列为永久保管。如俱乐部组织架构文件、重要会议纪要、重大赛事资料、财务审计报告等。2.长期保管：在较长时间内对俱乐部工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如教学计划、学员档案、师资档案等。3.短期保管：在较短时间内对俱乐部工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性的行政文件、临时性活动资料等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查工作应包括档案的数量、质量、保管状况等方面的检查。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，说明清查情况、存在的问题及处理结果等。七、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和俱乐部相关规定。2.审批原则：凡利用档案者，必须填写档案利用申请表，经相关部门负责人审批后方可查阅、借阅或复制档案。3.保护原则：在利用档案过程中，应注意保护档案的安全和完整，不得损坏、涂改、丢失档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，可到档案管理室查阅。档案管理人员应提供必要的协助，并做好查阅登记。2.借阅：如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于确需复制的档案，申请人应填写档案复制申请表，经部门负责人审批后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的（查阅、借阅、复制）、档案名称及编号、审批人、归还日期等信息。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.综合分析法：结合俱乐部的工作实际和发展需求，综合考虑档案的历史、现实和未来利用价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、鉴定意见等信息。2.将档案销毁清册报