综合执法队档案管理制度

PAGE综合执法队档案管理制度一、总则（一）目的为加强综合执法队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在综合执法工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于综合执法队全体工作人员在执法活动中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：综合执法队档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映综合执法工作的实际情况，保证档案的完整性。3.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门综合执法队设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责综合执法队档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善综合执法队档案管理制度。2.负责综合执法队各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.做好档案的安全保密工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。7.积极开发利用档案信息资源，为综合执法工作提供参考依据和服务。（三）各业务部门职责1.指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。3.对本部门形成的档案进行定期自查，发现问题及时整改。三、档案的收集与整理（一）收集范围综合执法队档案的收集范围包括：1.综合执法队在执法活动中形成的各类文件、文书、记录、报表、证据等。2.综合执法队与上级部门、其他单位及个人之间的往来文件、信函、合同等。3.综合执法队在执法检查、调查取证、行政处罚等工作中形成的照片、录音、录像等视听资料。4.综合执法队工作人员的人事档案、培训档案、考核档案等。5.其他与综合执法工作有关的档案资料。（二）收集要求1.各业务部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，不得涂改、伪造或擅自销毁。3.对重要的档案资料，应采取备份等措施，防止丢失。（三）整理原则档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，建立科学合理的分类体系。综合执法队档案可分为文书档案、业务档案、人事档案、会计档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。4.编目：编制档案目录，包括案卷号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便于查阅和统计。四、档案的归档与保管（一）归档时间各业务部门应在每年年底前，将本部门当年形成的档案资料整理归档，并移交档案管理部门。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、装订整齐、编目规范。2.档案管理部门应对归档的档案进行认真核对，发现问题及时通知相关部门进行整改。3.对归档的档案，应编制移交清单，双方签字确认。（三）保管期限综合执法队档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映综合执法队主要职能活动和历史面貌的，对综合执法工作有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对综合执法工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对综合执法工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.综合执法队工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅综合执法队档案的，应持单位介绍信，经综合执法队负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经档案管理部门负责人同意。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽换或损坏。3.需要复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并登记复印或摘录的内容、份数等。（三）利用反馈查阅人员查阅档案后，应及时将查阅情况反馈给档案管理部门。档案管理部门应对查阅利用情况进行登记和统计，定期分析档案利用效果，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织综合执法队成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和相关专家组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据国家有关规定和综合执法队档案管理的实际情况，按照档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见，填写《档案鉴定申请表》，报档案鉴定工作小组审核。2.档案鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁，并签署鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经综合执法队负责人批准后，进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息的彻底销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，向上级主管部门报送。（二）移交工作1