审批局档案管理制度细则

PAGE审批局档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强审批局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在审批工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于审批局各部门在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于行政审批文件、业务流程记录、会议纪要、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案管理工作由审批局综合档案室集中统一负责，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容应真实反映审批工作的实际情况，数据准确无误，不得弄虚作假。3.安全保密原则：档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.便于利用原则：档案整理应科学合理，分类清晰，编号规范，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定审批局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整和安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和价值。6.负责向有关部门提供档案查阅服务，按照规定办理档案借阅、复印等手续。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识和业务水平。8.完成领导交办的其他有关档案管理的工作任务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门兼职档案员进行业务指导和培训，提高兼职档案员的工作能力和水平。5.遵守档案管理的各项规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保档案的安全。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案业务知识，掌握档案管理的基本技能，能够熟练运用档案管理软件进行档案信息的录入、检索和利用。4.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案库房的设施设备，确保档案库房的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和价值。6.负责向有关部门提供档案查阅服务，按照规定办理档案借阅、复印等手续，做好档案查阅登记工作。7.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身的业务水平和综合素质。8.完成领导交办的其他有关档案管理的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政审批过程中形成的各类文件、资料，包括申请材料、审批意见、批复文件等。2.业务流程记录，如工作台账、办理进度跟踪表、统计报表等。3.会议纪要、决议、通知等文件。4.合同协议、招投标文件、项目申报材料等。5.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。6.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.其他与审批工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或进行备份，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政审批档案、业务档案、人事档案、财务档案等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.装订：对纸张较多的档案进行装订，装订应整齐、牢固，并在装订线处加盖骑缝章。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限一般为15年至50年。3.短期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。（二）保管要求1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。5.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.库房管理人员应严格遵守库房管理制度，做好库房的日常管理工作。3.在库房内不得存放易燃、易爆、易腐蚀性物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。4.库房管理人员应定期对库房的设施设备进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。5.做好库房的安全保卫工作，安装必要的安全监控设备，防止档案被盗、被破坏等情况发生。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经审批局分管领导签字同意后，到综合档案室查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照国家有关保密规定执行，未经批准不得查阅和复制。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.所在部门负责人或审批局分管领导对申请表进行审核签字。3.查阅人员持签字后的申请表到综合档案室办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上进行登记。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印或摘录手续。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行核对无误后，在《档案查阅登记簿》上注明归还时间。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害国家利益、集体利益和他人合法权益。2.利用档案时，应严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。3.如需对档案进行公开或发布的，应按照国家有关规定进行审批，确保档案信息的安全和保密。4.档案管理人员应积极为档案利用者提供优质服务，但对于利用档案过程中出现的问题，应及时进行处理和协调。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理规定为依据，结合审批局的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、价值等方面进行综合分析，准确判断档案的保存价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员代表等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况、保存现状等因素，对档案进行综合分析，判断其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清单》经审批局分管领导审核签字后，报上级主管部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清单》、《档案销毁清册》等相关资料归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，为审批工作提供有力的支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，建立档案信息检索体系。3.档案信息利用：通过档案信息化管理系统，实现档案信息的在线查阅、下载、打印等功能，提高档案利用效率。4.档案信息安全管理：采取数据备份、加密存储、用户认证等安全措施，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案信息化管理系统应具备良好的数据处理能力、检索功能和安全性能，满足档案管理