外贸部档案管理制度汇编

PAGE外贸部档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强外贸部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司业务活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于外贸部全体员工在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：外贸部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责外贸部档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行定期检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各业务岗位人员职责1.在业务活动中及时形成和积累各类文件材料，并按照档案管理要求进行整理和移交。2.配合档案管理人员做好档案的收集、整理、归档等工作，确保档案材料的齐全、完整。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业务合同、订单、协议等商务文件。2.客户资料，包括客户基本信息、联系方式、交易记录等。3.产品资料，如产品目录、规格说明、报价单等。4.市场调研资料，包括行业动态、竞争对手分析等。5.商务信函、邮件、传真等往来文件。6.报关单、提单、发票、装箱单等进出口业务单证。7.会议纪要、工作报告、项目文档等内部文件。8.其他与外贸业务相关的文件材料。（二）收集要求1.各业务岗位人员应在业务活动结束后及时将相关文件材料收集齐全，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交档案管理人员。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得随意裁剪、拼接或涂改。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，确保同一类档案具有内在的联系和系统性。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，体现档案的类别、年度、顺序等信息。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便快速检索和查找档案。4.装订：对纸张较多的文件材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.业务合同、订单等重要商务文件应在业务结束后[X]个工作日内归档。2.日常往来文件应每周定期归档。3.年度工作总结、报告等文件应在次年[X]月前归档。（二）归档流程1.档案管理人员对收集整理好的文件材料进行审核，检查文件的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，按照档案分类方案进行分类存放，并在档案目录中登记。3.将归档的档案装入档案盒或文件夹，并在盒（夹）面上标明档案类别、编号、名称等信息。（三）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份。同时，建立电子档案目录，便于检索和利用。3.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。（四）保管期限1.外贸业务合同、订单等重要文件的保管期限为[X]年。2.客户资料、产品资料等一般文件的保管期限为[X]年。3.市场调研资料、内部文件等保管期限为[X]年。4.进出口业务单证的保管期限按照国家相关法律法规执行。（五）档案的销毁1.档案保管期满后，由档案管理人员提出销毁意见，填写档案销毁清单，报部门负责人审核。2.经审核同意后，由档案管理人员会同相关人员对拟销毁的档案进行清点、核对，并在指定地点进行销毁。3.销毁过程中应安排专人监督，确保档案彻底销毁。销毁完毕后，在档案销毁清单上签字确认。4.对于涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，应按照保密规定进行处理，不得随意销毁。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本部门员工因工作需要可查阅本人经办业务相关的档案。2.部门负责人可查阅本部门所有档案。3.其他部门人员因工作需要查阅外贸部档案的，需经外贸部负责人批准。（二）查阅流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交给档案管理人员，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员为查阅人员提供档案查阅服务，并在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，并遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（三）借阅权限1.原则上不允许档案外借。如有特殊情况需要外借的，需经外贸部负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.将申请表提交给档案管理人员，档案管理人员根据借阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务，并收取一定的押金。4.档案管理人员为借阅人员提供档案借阅服务，并在档案借阅登记簿上登记借阅时间、借阅人员、借阅内容、预计归还时间等信息。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复印、摘抄档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如无问题，退还押金，并在档案借阅登记簿上注明归还时间。六、档案的信息化管理（一）建立档案管理信息系统1.利用信息技术建立外贸部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和在线查询、借阅等功能。2.档案管理信息系统应具备档案录入、分类、编号、编目、检索、统计等功能，方便档案管理人员进行日常管理工作。（二）档案数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案中的信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限和密码，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案管理信息系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.遵守国家有关信息安全的法律法规，对涉及公司商业秘密和敏感信息的电子档案进行加密处理。七、监督与考核（一）监督检查1.外贸部负责人定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理人员应定期对档案的收集、整理、归档、保管等情况进行自查，及时发现问题并加以整改。（二）考