山西电子公文档案数字化制度

PAGE山西电子公文档案数字化制度一、总则（一）目的为加强山西电子公文档案的管理，提高档案管理的效率和质量，确保档案的真实性、完整性和安全性，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省内各级党政机关、企事业单位、社会团体等组织的电子公文档案数字化管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：确保电子公文档案内容与原始纸质档案一致，不篡改、不伪造。2.完整性原则：保证电子公文档案的所有信息完整无缺，包括正文、附件、批示等。3.安全性原则：采取有效的安全防护措施，防止电子公文档案信息泄露、丢失或被非法篡改。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保电子公文档案数字化工作的标准化、规范化。二、电子公文档案数字化流程（一）档案收集与整理1.收集范围明确电子公文档案的收集范围，包括各类红头文件、会议纪要、请示报告、合同协议等具有保存价值的电子文档。2.整理要求对收集到的电子公文档案进行分类整理，按照年度、机构、保管期限等进行编号和编目，确保档案条理清晰，便于查找和利用。（二）数字化转换1.扫描设备选择选用符合档案数字化技术要求的扫描设备，确保扫描图像清晰、完整，分辨率不低于规定标准。2.扫描格式统一采用通用的图像格式进行扫描，如TIFF、JPEG等，并确保扫描图像的色彩模式、灰度值等符合要求。3.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，提高图像质量，确保图像内容完整、清晰可读。（三）数据挂接与存储1.数据挂接将数字化后的电子公文档案图像与对应的元数据进行挂接，建立准确的索引关系，便于快速检索和查询。2.存储方式采用安全可靠的存储设备和存储方式，如磁盘阵列、磁带库等，对电子公文档案数据进行备份存储，确保数据的安全性和可靠性。同时，建立异地容灾备份机制，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（四）质量检测1.检测内容对数字化后的电子公文档案进行质量检测，包括图像清晰度、完整性、准确性、元数据准确性等方面的检测。2.检测方法采用人工抽检和计算机自动检测相结合的方式进行质量检测，确保检测结果准确可靠。对检测不合格的档案及时进行整改，重新进行数字化处理。（五）验收与移交1.验收标准制定详细的电子公文档案数字化验收标准，明确验收内容、验收方法和验收指标。验收合格的档案方可进行移交。2.移交手续办理电子公文档案数字化成果的移交手续，明确移交双方的责任和义务，确保档案移交过程规范、有序。移交的电子公文档案数据应包括图像数据、元数据、存储介质等。三、电子公文档案数字化管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电子公文档案数字化管理制度和流程。2.组织实施电子公文档案的收集、整理、数字化转换、存储等工作。3.对电子公文档案数字化工作进行监督和检查，确保工作质量和进度。（二）信息技术部门职责1.提供电子公文档案数字化所需的技术支持和设备保障。2.负责数字化转换过程中的技术处理和数据安全防护。3.协助档案管理部门进行质量检测和验收工作。（三）业务部门职责1.负责本部门电子公文档案的收集、整理和移交工作。2.配合档案管理部门和信息技术部门开展电子公文档案数字化工作，提供必要的业务指导和信息支持。（四）人员职责1.档案管理人员负责电子公文档案的日常管理工作,包括收集、整理、编目、上架等，确保档案的完整和安全。2.数字化操作人员按照规定的流程和标准进行电子公文档案的数字化转换工作，保证数字化质量。3.审核人员对数字化后的电子公文档案进行审核，确保图像清晰、元数据准确、数据挂接无误。四、电子公文档案数字化安全管理（一）安全防护措施1.物理安全对数字化处理场所进行安全防护，设置门禁系统、监控系统等，防止无关人员进入。对存储设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行。2.网络安全建立防火墙、入侵检测系统等网络安全防护机制，防止外部网络攻击。对内部网络进行严格的权限管理，限制访问范围。3.数据安全采用数据加密技术对电子公文档案数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。定期对数据进行备份，并进行异地存储。（二）安全管理制度1.人员安全管理加强对参与电子公文档案数字化工作的人员的安全培训，提高安全意识。签订保密协议，明确人员的安全责任和义务。2.安全审计与监控建立安全审计机制，对电子公文档案数字化工作中的操作行为进行审计和监控。及时发现和处理安全隐患。3.应急处置预案制定电子公文档案数字化安全应急处置预案，明确应急处置流程和责任分工。定期进行应急演练，提高应急处置能力。五、电子公文档案数字化利用与服务（一）利用方式1.在线查询建立电子公文档案数字化查询系统，提供在线查询服务，方便用户快速查找所需档案信息。2.下载服务根据用户需求，提供电子公文档案的下载服务，但需严格控制下载范围和权限，确保档案信息安全。3.共享服务按照规定的共享范围和流程，实现电子公文档案的共享服务，促进信息资源的有效利用。（二）服务规范1.服务流程制定电子公文档案数字化利用服务流程，明确用户申请、审核、查询、下载等环节的操作规范。2.服务质量提高服务意识，优化服务流程，确保电子公文档案数字化利用服务的高效、准确、便捷。及时处理用户反馈的问题，不断改进服务质量。六、电子公文档案数字化监督与检查（一）监督机制建立健全电子公文档案数字化监督机制，明确监督主体、监督内容和监督方式。定期对电子公文档案数字化工作进行监督检查，确保工作符合相关法律法规和标准规范要求。（二）检查内容1.制度执行情况检查电子公文档案数字化管理制度的执行情况，是否严格按照制度流程开展工作。2.工作质量检查数字化转换、数据挂接、存储等环节的工作质量，是否符合质量标准要求。3.安全管理检查安全防护措施、安全管理制度的落实情况，是否存在安全隐患。（三）