档案保管及利用管理制度

PAGE档案保管及利用管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案的科学管理，确保档案的完整、安全，便于档案的有效利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理中心，负责公司档案的集中管理工作。档案管理中心可根据实际情况，设置档案收集整理岗、档案保管岗、档案利用岗等具体岗位，明确各岗位职责。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善档案保管及利用管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集公司各部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案分类标准进行科学整理，编制档案目录，建立档案检索体系，便于档案的查找和利用。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定评估，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.档案利用服务为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等利用服务，根据档案的密级和利用范围，严格履行审批手续，确保档案利用的合法性和安全性。同时，积极开发档案信息资源，为公司决策、业务开展等提供参考依据。6.档案统计与信息化建设建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态。推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务指导与培训对公司各部门的档案管理工作进行业务指导，协助各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。定期组织档案管理业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事任免、奖惩，行政公文、函件等。2.财务审计类涵盖财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告、审计工作底稿，税务申报资料，资金管理文件等。3.业务合同类包含各类业务合同、协议，招投标文件，项目合作文件，销售合同、采购合同等。4.工程建设类涉及工程规划、设计文件，施工图纸、施工组织设计，工程变更记录，工程验收报告，工程结算资料等。5.技术研发类包括研发项目立项报告、可行性研究报告，技术方案、技术文档，实验数据、测试报告，知识产权相关文件等。6.市场营销类有市场调研报告、营销策划方案，广告宣传资料（包括海报、宣传单页、视频等），客户信息资料，市场活动记录等。7.其他类除上述类别外的其他具有保存价值的文件材料，如企业文化建设资料、员工培训资料、外事活动文件等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号年度类别保管期限流水号”的结构。1.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗，用于区分不同公司的档案。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.类别：根据档案分类，用大写字母表示相应类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表财务审计类等。4.保管期限：用阿拉伯数字表示档案的保管期限，如“10”表示保管期限为10年，“永久”表示永久保存。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，保管期限为10年，其编号为：[全宗号]2023A100001。四、档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。具体收集范围如下：1.上级来文：包括上级机关下发的各类文件、通知、指示等。2.本部门发文：以公司名义制发的各类公文、函件、报告等。3.会议文件：会议通知、议程、纪要、决议、报告等。4.工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划、总结，专项工作方案、总结等。5.人事档案材料：员工入职、离职、调动、晋升、考核、奖惩等相关材料。6.财务文件：财务报表、凭证、账簿、审计报告等。7.业务合同文件：各类业务合同、协议、招投标文件等。8.工程建设文件：工程规划、设计、施工、验收等相关文件。9.技术研发文件：研发项目立项、研究、测试、成果等文件。10.市场营销文件：市场调研、营销策划、广告宣传、客户信息等文件。11.其他文件：与公司业务相关的其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时收集各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件的完整性和时效性。对于重要文件，应指定专人负责跟踪收集，防止文件丢失或延误。2.齐全完整收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，确保能够全面反映文件的形成过程和内容。3.真实准确文件材料的内容必须真实准确，严禁虚假、伪造文件。对于涉及公司机密的文件，应严格按照保密规定进行收集和保管。（三）整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。整理方法如下：1.分类按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类，同一类别的文件集中在一起。2.编号对每一份文件进行编号，编号应与档案编号一致，确保文件编号的唯一性和系统性。3.装订对于纸质文件，应去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐牢固，便于保管和查阅。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、文件题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索档案。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写档案编号、类别、保管期限等信息，便于档案的存放和查找。五、档案的保管（一）保管场所档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全存放。库房应配备温湿度控制设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。同时，应设置档案整理室、查阅室、借阅室等辅助用房，满足档案管理工作的需要。（二）保管设备1.档案柜根据档案的类别和数量，配备合适的档案柜，档案柜应坚固耐用，便于存放和查找档案。2.防火防盗设施安装火灾自动报警系统、灭火设备等防火设施，设置防盗门窗、监控设备等防盗设施，确保档案库房的安全。3.温湿度控制设备配备空调、除湿机、加湿器等温湿度控制设备，保证库房内温湿度符合要求。4.防虫防鼠设备放置防虫药品、防鼠器材等，防止档案受到虫蛀、鼠咬。5.其他设备根据需要配备档案装订机、复印机、扫描仪、计算机等设备，用于档案的整理、复制和信息化管理。（三）档案保管要求1.上架存放档案应按照类别、保管期限、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。发现问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全。3.安全防护加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房。做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。4.电子档案保管对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，并定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，准确判断档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的价值和保管期限标准，确定档案的去留。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，对档案的价值进行全面分析评估。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、制度、重要会议纪要、重大合同协议、财务审计报告等。2.长期对公司在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为10年5（含5）年。如年度工作计划与总结、一般性业务合同、人事档案等。3.短期对公司在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性文件、一般性通知等。（五）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定小组鉴定后，对已到保管期限且无保存价值的档案，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.审批销毁清册报公司主管领导审批，经批准后方可进行销毁处理。3.销毁实施由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。4.监销销毁档案时，应安排专人进行监销，监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作的合规性和彻底性。销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应严格按照规定的范围进行，不得擅自扩大利用范围。档案利用范围主要包括：1.公司决策为公司领导决策提供参考依据，查阅相关档案资料。2.业务开展在办理业务过程中，查阅与业务相关的档案文件，如合同协议、技术资料、财务数据等。3.工作查考员工在日常工作中，为了解公司历史情况、工作流程、规章制度等，查阅相关档案。4.其他合法用途根据国家法律法规和公司规定，用于其他合法的工作用途。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅人员查阅，并做好查阅记录。查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复印。2.借阅因工作需要借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。档案归还时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）利用审批1.查阅审批查阅档案的审批流程为：查阅人员填写《档案查阅申请表》→所在部门负责人签字→档案管理部门负责人审批。审批通过后，查阅人员方可到档案管理部门查阅档案。2.借阅审批借阅档案的审批流程为：借阅人员填写《档案借阅申请表》→所在部门负责人签字→档案管理部门负责人审批→公司主管领导审批。审批通过后，借阅人员方可办理借阅手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、审批情况、归还日期等。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。（五）保密规定1.查阅保密查阅人员应严格遵守保密规定，不得在查阅档案过程中泄露档案内容。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明出处。2.借阅保密借阅人员应对借阅的档案严格保密，不得向无关人员透露档案内容。在借阅