吉林实物档案数字化制度

PAGE吉林实物档案数字化制度一、总则（一）目的为加强吉林实物档案的管理，确保实物档案的真实性、完整性和安全性，提高实物档案的利用效率，实现实物档案的数字化管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织（以下简称“各单位”）的实物档案数字化工作。（三）定义1.实物档案：指各单位在各项工作活动中形成的，具有保存价值的，以实物形态存在的历史记录，包括但不限于奖章、证书、奖杯、牌匾、印章、票据、票证、字画、照片、录音录像等。2.数字化：指利用现代信息技术，将实物档案转换为电子数据，并进行存储、管理和利用的过程。（四）基本原则1.真实性原则：实物档案数字化应确保电子数据与实物档案原件内容一致，不得篡改、伪造电子数据。2.完整性原则：实物档案数字化应涵盖所有具有保存价值的实物档案，确保实物档案信息的全面性和系统性。3.安全性原则：实物档案数字化应采取必要的安全措施，保障电子数据的安全，防止数据泄露、丢失和损坏。4.规范性原则：实物档案数字化应遵循国家和地方有关档案管理的法律法规、行业标准和技术规范，确保数字化工作的标准化和规范化。5.便利性原则：实物档案数字化应便于实物档案的存储、管理和利用，提高工作效率，降低管理成本。二、实物档案的收集与整理（一）收集范围各单位应按照国家和地方有关档案管理的规定，确定实物档案的收集范围，及时收集具有保存价值的实物档案。收集范围应包括但不限于以下方面：1.反映本单位重大活动、重要事件、重要人物的实物档案；2.本单位获得的各类荣誉证书、奖章、奖杯、牌匾等；3.本单位使用的印章、票据、票证等；4.本单位收藏的字画、照片、录音录像等；5.其他具有保存价值的实物档案。（二）收集要求1.各单位应建立实物档案收集制度，明确收集责任人和收集流程，确保实物档案的及时收集。2.收集的实物档案应保持完好无损，如有损坏或缺失，应及时进行修复或补充。3.收集的实物档案应附有必要的文字说明，包括实物名称、来源、形成时间、保管期限等。（三）整理方法1.实物档案应按照分类标准进行分类整理，分类标准应科学合理，便于管理和利用。2.实物档案应按照编号规则进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和识别。3.实物档案应按照排列顺序进行排列，排列应整齐有序，便于存放和管理。4.实物档案应按照装订要求进行装订，装订应牢固整齐，便于保管和利用。三、实物档案的数字化处理（一）数字化设备与软件1.各单位应配备必要的数字化设备，包括扫描仪、数码相机、摄像机、录音设备等，确保数字化设备的性能和质量符合要求。2.各单位应选用符合国家和地方有关档案管理规定的数字化软件，确保数字化软件的功能和性能符合要求。（二）数字化流程1.扫描：对实物档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，扫描图像应清晰、完整，色彩还原准确。2.图像处理：对扫描图像进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等，确保图像质量符合要求。3.数据录入：对实物档案的文字说明进行数据录入，数据录入应准确、完整，不得漏录、错录。4.数据挂接：将数字化处理后的图像数据和文字说明数据进行挂接，确保数据的一致性和关联性。5.数据存储：将数字化处理后的电子数据存储在安全可靠的存储设备上，存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。（三）数字化质量控制1.各单位应建立数字化质量控制制度，明确质量控制责任人和质量控制流程，确保数字化工作的质量。2.数字化处理后的电子数据应进行质量抽检，抽检比例应不低于10%，抽检结果应符合质量要求。3.对抽检不合格的电子数据，应及时进行整改，直至符合质量要求。四、实物档案数字化成果的管理与利用（一）管理要求1.各单位应建立实物档案数字化成果管理制度，明确管理责任人和管理流程，确保数字化成果的安全和完整。2.实物档案数字化成果应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。3.实物档案数字化成果应建立索引目录，索引目录应包括实物档案编号、名称、来源、形成时间、保管期限、数字化时间、存储位置等信息，便于查找和利用。4.实物档案数字化成果应进行分类管理，分类应科学合理，便于管理和利用。（二）利用方式1.各单位应建立实物档案数字化成果利用制度，明确利用责任人和利用流程，确保数字化成果的有效利用。2.实物档案数字化成果可通过网络平台、档案管理系统等方式进行查询和利用，利用人员应按照规定的权限进行操作。3.实物档案数字化成果可用于档案编研、展览展示、文化宣传等方面，为单位的发展和社会的进步提供支持。（三）安全保密1.各单位应建立实物档案数字化成果安全保密制度，明确安全保密责任人和安全保密流程，确保数字化成果的安全保密。2.实物档案数字化成果的存储设备应设置密码保护，存储设备应专人管理，防止数据泄露。3.实物档案数字化成果的利用人员应严格遵守安全保密规定，不得擅自复制、传播、泄露数字化成果。五、监督与检查（一）监督检查主体吉林地区各级档案行政管理部门负责对本地区各单位的实物档案数字化工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.实物档案数字化制度的建立和执行情况；2.实物档案的收集、整理、数字化处理情况；3.实物档案数字化成果的管理和利用情况；4.实物档案数字化工作的安全保密情况。（三）监督检查方式1.定期检查：各级档案行政管理部门应定期对各单位的实物档案数字化工作进行检查，检查周期为每年一次。2.不定期抽查：各级档案行政管理部门可根据工作需要，对各单位的实物档案数字化工作进行不定期抽查。3.专项检查：各级档案行政管理部门可针对实物档案数字化工作中的突出问题，开展专项检查。（四）问题整改1.对监督检查中发现问题的单位，各级档案行政管理部门应下达整改通知书，责令其限期整改。2.被检查单位应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整