高校审计档案制度不建会

PAGE高校审计档案制度不建会高校审计档案制度建设规范一、总则（一）目的为加强高校审计档案管理，规范审计档案整理、保管和利用，保障审计工作的规范化、科学化，提高审计工作质量和效率，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》《审计机关审计档案管理规定》等法律法规及相关行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校审计机构在履行审计监督职责过程中形成的各类审计档案，包括审计计划、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定、审计移送处理书以及与审计项目相关的其他文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：审计档案由本校审计机构指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，规范审计档案管理工作，确保档案管理活动合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施保障审计档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，方便审计人员及其他相关人员查阅和利用审计档案。二、审计档案的整理（一）整理要求1.分类清晰：按照审计项目的性质、内容和时间顺序进行分类，确保同一类档案具有内在的关联性和逻辑性。2.编号规范：为每份审计档案编制唯一的标识符，编号应简洁明了、易于识别和管理。3.装订整齐：对零散的文件资料进行整理和装订，确保纸张整齐、牢固，便于查阅和保存。4.编目准确：编制详细的档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录与档案内容一致。（二）整理方法1.项目分类：根据审计项目的类型，如财务收支审计、经济责任审计、专项资金审计等进行分类。2.文件排序：按照审计工作流程，将审计过程中形成的各类文件资料进行排序，一般顺序为审计计划、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定、审计移送处理书等。3.编页编号：对每份文件资料进行编页编号，编号应连续、准确，不得遗漏或重复。4.编制目录：根据整理好的档案，编制审计档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。（三）特殊档案处理1.电子档案：对于电子形式的审计档案，应按照国家有关电子档案管理的规定进行整理和存储，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，应建立电子档案与纸质档案的对应关系，便于查阅和利用。2.声像档案：对于审计过程中形成的照片、录音、录像等声像档案，应进行整理和编号，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。声像档案应与纸质档案一同保管，确保档案信息的全面性。三、审计档案的保管（一）保管期限1.永久保管：对于涉及重大违法违纪问题、具有重要历史价值和查考利用价值的审计档案，应永久保管。2.定期保管：对于一般审计项目的档案，保管期限为[X]年。保管期限从审计项目结束后的次年起计算。（二）保管场所1.专用库房：应设立专用的审计档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.温湿度控制：库房内应配备温湿度调节设备，保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.安全防护：库房应安装防盗门窗、监控设备、消防器材等，确保档案的安全。同时，应建立库房管理制度，严格限制无关人员进入库房。（三）保管措施1.上架存放：将整理好的审计档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期检查：定期对审计档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.数字化存储：为提高档案利用效率，可对部分重要的审计档案进行数字化存储，建立电子档案数据库。同时，应做好电子档案的备份和维护工作，确保电子档案的安全。四、审计档案的利用（一）利用范围1.审计机构内部：本校审计机构工作人员因工作需要查阅审计档案，应按照规定办理查阅手续。2.学校内部其他部门：学校内部其他部门因工作需要查阅审计档案，应经审计机构负责人批准，并办理查阅手续。3.外部单位：因国家法律法规规定或工作需要，外部单位查阅本校审计档案，应持单位介绍信和相关证明文件，经学校主管领导批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：查阅审计档案应在指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.复制：因工作需要确需复制审计档案的，应经审计机构负责人批准，并按照规定办理复制手续。复制的档案应与原件核对无误，并加盖审计机构印章。3.借阅：借阅审计档案应填写借阅申请表，经审计机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应经审计机构负责人批准。借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。（三）利用登记1.建立利用登记簿：对审计档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用方式、利用档案名称及编号等。2.定期统计分析：定期对审计档案的利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。五、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立审计档案鉴定工作小组，由审计机构负责人担任组长，成员包括审计业务骨干和档案管理人员。鉴定工作小组负责对到期审计档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.保管期限已满：按照规定的保管期限，对到期的审计档案进行鉴定，确定是否仍需继续保管。2.失去保存价值：对保管期限未满但已失去保存价值的审计档案，如已过诉讼时效、已被新的审计资料替代等，进行鉴定。3.涉及法律法规问题：对涉及法律法规问题的审计档案，应按照法律法规的规定进行保管，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：鉴定工作小组对拟销毁的审计档案进行逐一核对，编制销毁清册，销毁清册应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。2.审批：销毁清册经审计机构负责人审核后，报学校主管领导批准。3.销毁实施：经批准后，由档案管理人员负责组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.监销：销毁过程中，应指定专人进行监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁工作结束后，监销人员应将销毁情况报告审计机构负责人。六、审计档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.提高档案管理效率：通过信息化手段，实现审计档案的快速检索、查阅和利用，提高档案管理工作效率。2.增强档案安全保障：利用信息技术手段，对审计档案进行加密存储、备份和访问控制管理，增强档案的安全保障能力。3.促进档案资源共享：建立审计档案信息共享平台，实现审计档案信息在学校内部各部门之间的共享，为学校管理决策提供支持。（二）信息化管理系统建设1.系统功能需求：审计档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计分析等功能，同时应满足档案安全管理、权限管理等要求。2.系统选型与开发：根据本校实际情况，选择合适的审计档案信息化管理系统软件，或委托专业软件开发公司进行定制开发。在系统选型和开发过程中，应充分考虑系统的稳定性、易用性、安全性等因素。3.系统实施与上线：在系统开发完成后，应进行系统测试、数据迁移和用户培训等工作，确保系统能够正常运行。系统上线后应及时对系统进行维护和优化，保证系统的持续稳定运行。（三）电子档案管理1.电子档案收集与整理：审计人员应及时将审计过程中形成的电子文件资料收集齐全，并按照规定的整理方法进行整理，确保电子档案的完整性和准确性。2.电子档案存储与备份：电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.电子档案安全管理：建立电子档案安全管理制度，对电子档案的访问、传输、存储等环节进行安全控制，防止电子档案被篡改、泄露或丢失。同时，应定期对电子档案进行病毒查杀和安全检查，确保电子档案的安全。七、审计档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.制定档案管理制度：负责制定本校审计档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.组织档案管理工作：组织实施审计档案的整理、保管、利用、鉴定与销毁等工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.监督检查档案管理工作：定期对审计档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改，确保档案管理工作质量。4.协调档案管理工作中的问题：协调解决审计档案管理工作中与其他部门或外部单位之间的问题，保障档案管理工作的正常进行。（二）档案管理人员职责1.档案整理与保管：负责审计档案资料的收集、整理、装订、编号、编目等工作，按照规定的保管期限和保管要求对档案进行妥善保管。2.档案利用服务：为审计人员及其他相关人员提供档案查阅、复制、借阅等服务，做好档案利用登记