山东档案保护费使用制度

PAGE山东档案保护费使用制度一、总则（一）目的为加强山东档案保护费的管理，规范资金使用行为，确保档案得到妥善保护，依据相关法律法规及行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东省内涉及档案保护费使用的各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织。（三）基本原则1.专款专用原则档案保护费应专门用于档案的保护工作，不得挪作他用。2.合规合法原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保资金使用合法合规。3.效益优先原则合理安排资金，提高资金使用效益，最大程度地保护档案资源。4.公开透明原则档案保护费的使用应公开透明，接受社会监督。二、档案保护费的来源及构成（一）来源1.财政拨款各级政府根据档案保护工作的实际需求，安排相应的财政资金用于档案保护费。2.单位自筹各单位根据自身档案保护工作的需要，自行筹集部分资金作为档案保护费的补充。3.社会捐赠鼓励社会各界对档案保护工作进行捐赠，捐赠资金纳入档案保护费管理。（二）构成1.档案保管设施建设费用包括档案库房的新建、改造、维修费用，以及档案保管设备的购置费用，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备等。2.档案整理与数字化费用用于档案的整理、编目、数字化处理等工作的费用，以提高档案的管理效率和利用价值。3.档案保护技术研究与应用费用支持开展档案保护技术研究，引进先进的档案保护技术和方法，以及相关设备的购置和维护费用。4.档案人员培训费用为提高档案工作人员的业务水平和专业技能，开展培训所需的费用，包括培训师资、教材、场地等费用。5.档案安全保障费用用于档案库房的安全监控、防盗报警、防虫防霉等安全保障措施的费用。6.其他与档案保护相关的费用如档案保护宣传费用、档案保护工作的调研费用等。三、档案保护费的预算管理（一）预算编制1.各单位应根据本单位档案保护工作的实际情况和发展规划，科学合理地编制档案保护费预算。2.预算编制应明确各项费用的具体用途、金额及计算依据，确保预算的准确性和完整性。3.档案保护费预算应与单位的年度财务预算同步编制，并报经单位领导审核批准。（二）预算执行1.各单位应严格按照批准的档案保护费预算执行，不得擅自调整预算。2.如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报经原审批部门批准。3.建立预算执行跟踪机制，定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可对档案保护费预算进行调整：国家政策法规发生重大变化，对档案保护工作提出新的要求；档案数量大幅增加或减少，导致档案保护工作的工作量和费用发生较大变化；因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，对档案造成损坏，需要增加档案保护费用；其他确需调整预算的情况。2.预算调整应按照以下程序进行：由档案管理部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容及金额；财务部门对调整申请进行审核，并提出审核意见；单位领导对预算调整申请进行审批；档案管理部门根据批准的调整申请，对预算进行调整，并及时通知相关部门。四、档案保护费的使用审批（一）审批流程1.档案保护费的使用实行审批制度，各项费用支出应按照规定的审批流程进行审批。2.一般费用支出由档案管理部门负责人审核签字后，报单位财务部门审核报销；较大金额的费用支出，需经单位分管领导审批后，再报财务部门审核报销；重大项目的费用支出，还需经单位领导班子集体研究决定。3.审批时，应严格审查费用支出的合理性、合规性及必要性，确保资金使用符合本制度的规定。（二）审批依据1.费用支出应符合本制度规定的档案保护费使用范围和标准。2.费用支出应提供合法有效的凭证，如发票、合同、协议等。3.费用支出应与档案保护工作的实际需求相符，有明确的用途和预算安排。五、档案保护费的支出管理（一）支出范围1.档案保管设施建设费用支出档案库房新建、改造、维修工程的设计、施工、监理费用；档案密集架、温湿度调控设备、消防设备等的购置费用；与档案保管设施建设相关的其他费用，如运输费、安装调试费等。2.档案整理与数字化费用支出档案整理人员的劳务费用；档案编目所需的办公用品、设备费用；档案数字化处理所需的软件、硬件设备购置费用，以及数据录入、扫描、存储等费用；与档案整理与数字化相关的其他费用，如场地租赁费用等。3.档案保护技术研究与应用费用支出档案保护技术研究项目的立项、研究、测试费用；引进先进档案保护技术和方法的技术转让费、咨询费；档案保护技术设备的购置、维护费用；与档案保护技术研究与应用相关的其他费用，如学术交流费用等。4.档案人员培训费用支出培训师资的讲课费、差旅费；培训教材、资料的编写、印刷费用；培训场地的租赁费用；培训期间学员的食宿、交通费用；与档案人员培训相关的其他费用，如培训证书制作费用等。5.档案安全保障费用支出档案库房安全监控设备的购置、安装、维护费用；防盗报警设备的购置、安装、维护费用；防虫防霉药品、器材的购置费用；与档案安全保障相关的其他费用，如安全检查费用等。6.其他与档案保护相关的费用支出档案保护宣传活动的策划、组织、实施费用；档案保护工作的调研费用，包括调研人员的差旅费、调研资料的收集整理费用等；与档案保护相关的其他合理费用支出。（二）支出标准1.档案保管设施建设费用应根据档案库房的建设规模、标准及设备购置的实际需求，按照市场价格合理确定费用支出标准。2.档案整理与数字化费用档案整理人员的劳务费用应参照当地同行业标准执行；档案编目费用应根据编目工作量和难度合理确定；档案数字化处理费用应按照国家相关标准和市场行情进行核算，确保数据质量和处理效率。3.档案保护技术研究与应用费用档案保护技术研究项目的费用应根据项目的研究内容、周期和难度进行预算；引进先进档案保护技术和方法的费用应按照合同约定支付；技术设备的购置和维护费用应按照市场价格和实际需求确定。4.档案人员培训费用培训师资的讲课费应根据师资的专业水平和知名度合理确定；培训教材、资料费用应根据实际编写、印刷成本核算；培训场地租赁费用、学员食宿交通费用等应按照实际发生额计算。5.档案安全保障费用应根据档案库房的安全风险评估情况和安全保障措施的实际需求，合理确定费用支出标准。6.其他与档案保护相关的费用应根据实际工作需要和市场行情，合理确定费用支出标准。（三）支出方式1.直接支付对于符合财政直接支付条件的费用支出，如档案保管设施建设工程的采购支出、较大金额的设备购置支出等，应按照财政直接支付的规定办理支付手续。2.授权支付对于不符合财政直接支付条件的费用支出，如日常办公费用、小额设备购置费用等，可通过单位零余额账户授权支付。3.转账支付对于与供应商签订合同的费用支出，应通过银行转账方式支付，确保资金支付的安全和规范。4.现金支付对于确实需要现金支付的费用支出，如小额劳务费用、零星办公用品购置费用等，应严格按照现金管理规定办理支付手续，并确保现金支付的安全性和合规性。六、档案保护费的核算与监督（一）核算管理1.各单位应按照国家财务会计制度的规定，对档案保护费进行单独核算，设置专门的会计科目，准确记录和反映档案保护费的收入、支出和结余情况。2.档案保护费的核算应做到账目清晰、凭证齐全、数据准确，定期编制财务报表，如实反映档案保护费的使用情况。3.年度终了，各单位应将档案保护费的收支情况纳入单位年度财务决算，进行统一核算和管理，并按照规定向财政部门和档案行政管理部门报送相关财务报表和资料。（二）监督检查1.建立档案保护费监督检查机制，定期对档案保护费的使用情况进行检查和评估，确保资金使用合法合规、安全有效。2.档案行政管理部门应会同财政部门等相关部门，对各单位档案保护费的使用情况进行监督检查，检查内容包括预算执行情况、资金使用合规性、项目实施效果等。3.各单位应加强对档案保护费使用的内部监督，建立健全内部审计制度，定期对档案保护费的使用情况进行内部审计，发现问题及时整改。4.接受社会监督，档案保护费的使用情况应向社会公开，接受社会公众的监督和质疑。对社会公众反映的问题，应及时进行调查核实，并将处理结果向社会公开。（三）违规处理1.对违反本制度规定，擅自挪用、截留、挤占档案保护费的单位和个人，按照国家法律法规的有关规定进行严肃处理