城建档案移交接收制度

PAGE城建档案移交接收制度一、总则（一）目的为加强城建档案的管理，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体形式的城建档案的移交与接收工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则城建档案由本公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.完整准确原则各部门和项目建设单位应按照规定及时收集、整理城建档案，保证档案内容真实、准确、完整。3.同步移交原则城建档案的形成、积累、整理与项目建设进度同步，在项目竣工验收前完成档案移交工作。4.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展城建档案的移交接收工作。二、档案移交主体与职责（一）建设单位1.负责组织、协调和监督本单位及参与项目建设的勘察、设计、施工、监理等单位的城建档案收集、整理和移交工作。2.按照合同约定，督促各参建单位及时向建设单位移交各自形成的工程档案，并对档案的完整性、准确性进行审核。3.在项目竣工验收前，将审核合格的城建档案汇总后向本公司/组织指定的档案管理部门移交。（二）勘察单位1.负责收集、整理本单位在工程勘察过程中形成的各类档案资料，包括工程地质勘察报告、测量成果等。2.按照档案管理要求，对勘察档案进行分类、编号、编目等整理工作，并确保档案内容真实、准确、完整。3.在规定时间内将整理好的勘察档案移交建设单位。（三）设计单位1.负责收集、整理本单位在工程设计过程中形成的各类档案资料，包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。2.对设计档案进行规范化整理，编制档案目录，注明档案的形成时间、内容摘要、保管期限等信息。3.按时将设计档案移交建设单位。（四）施工单位1.负责收集、整理本单位在工程施工过程中形成的各类档案资料，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、施工日志等。2.按照档案管理标准，对施工档案进行分类整理，确保档案资料的齐全、完整、准确，并进行妥善保管。3.在工程竣工后，将施工档案移交建设单位。（五）监理单位1.负责收集、整理本单位在工程监理过程中形成的各类档案资料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。2.对监理档案进行系统整理，建立档案台账，便于查询和管理。3.将监理档案及时移交建设单位。三、档案移交内容与要求（一）工程前期文件1.项目建议书、可行性研究报告及批复文件。2.环境影响评价报告及批复文件。3.建设用地规划许可证、建设工程规划许可证。4.土地使用证、拆迁许可证等相关文件。（二）勘察设计文件1.工程地质勘察报告、水文地质勘察报告。2.初步设计文件、施工图设计文件。3.设计变更通知、技术核定单等。（三）施工文件1.施工组织设计、施工方案。2.施工技术交底记录。3.工程质量检验记录，包括原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告，分项、分部工程质量验收记录等。4.隐蔽工程验收记录。5.施工日志。6.工程竣工报告。（四）监理文件1.监理规划、监理实施细则。2.监理月报、监理季报、监理总结。3.监理通知单、监理工作联系单。4.工程质量评估报告。（五）竣工验收文件1.工程竣工验收报告及备案表。2.工程质量保修书。3.竣工图，包括总平面图、建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业竣工图。（六）其他文件1.工程声像资料，如工程建设过程中的照片、录像等。2.电子档案，应与纸质档案内容一致，并按照规定格式和要求进行存储。（七）移交要求1.档案资料应齐全、完整、准确，签字盖章手续完备。2.档案应分类清晰，装订整齐，编目规范。3.电子档案应存储在耐久性好的载体上，并确保数据的可读性和完整性。4.移交档案时，应同时提交档案移交清单，清单内容包括档案名称、数量、移交时间等，并由双方签字确认。四、档案移交程序（一）档案整理1.各参建单位在项目建设过程中，应按照档案管理要求及时对各自形成的档案资料进行收集、整理。2.建设单位在收到各参建单位移交的档案后，进行汇总和审核，对不符合要求的档案，通知相关单位限期整改。（二）档案预验收1.在项目竣工验收前，本公司/组织指定的档案管理部门会同建设单位对城建档案进行预验收。2.预验收内容包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性等方面。预验收合格后，出具城建档案预验收意见。（三）档案移交1.建设单位在项目竣工验收合格后，按照预验收意见对档案进行补充完善，确保档案质量符合要求。2.在规定时间内，建设单位将整理好的城建档案向本公司/组织指定的档案管理部门移交。移交时，双方应办理移交手续，填写档案移交登记表。五、档案接收管理（一）接收登记1.本公司/组织指定的档案管理部门在收到建设单位移交的城建档案后，应进行详细登记，记录档案的名称、数量、移交时间、移交单位等信息。2.对接收的档案进行清点核对，确保档案数量与移交清单一致，档案内容完整、准确。（二）整理编目1.档案管理部门按照档案分类标准对接收的城建档案进行重新整理和编目，编制档案目录索引，便于查询和利用。2.对电子档案进行分类存储，并建立相应的数据库，实现档案信息的数字化管理。（三）保管利用1.档案管理部门应按照档案保管要求，为接收的城建档案提供适宜的保管环境，确保档案的安全。2.建立健全档案查阅利用制度，严格按照规定办理档案查阅手续，保证档案的合理利用。（四）鉴定销毁1.档案管理部门定期对城建档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。2.对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.本公司/组织定期对城建档案移交接收工作进行监督检查，确保制度的有效执行。2.对违反本制度的行为，责令限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）责任追究1.建设单位未按照规定组织、协调和监督城建档案移交工作，导致档案移交不及时、不完整的，对建设单位主要负责人和直接责任人给予批评教育，责令限期整改。2.勘察、设计、施工、监理等单位未按照要求及时收集整理和移交城建档案的，由建设单位责令限期改正；逾期不改的，按照合同约定追究相关单位