档案数字化工作纳入制度

PAGE档案数字化工作纳入制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，提高档案利用效率，确保档案信息的安全与完整，适应公司数字化发展需求，特制定本制度，将档案数字化工作纳入规范化、标准化轨道。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中涉及的数字化工作。（三）基本原则1.合法性原则：档案数字化工作应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保数字化档案的合法性、合规性。2.真实性原则：保证数字化档案与原始档案内容一致，真实反映公司各项业务活动。3.完整性原则：涵盖公司各类档案，确保档案信息的全面性和系统性，不遗漏重要内容。4.安全性原则：采取有效措施保障数字化档案的存储安全、传输安全和使用安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。5.便利性原则：以方便档案查询、利用为出发点，优化数字化流程，提高工作效率。二、档案数字化工作管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案数字化工作计划和方案，明确工作目标、任务、步骤和要求。2.组织开展档案数字化工作的培训与指导，提高相关人员的业务水平。3.对档案数字化工作进行全程监督，确保工作质量和进度。4.负责数字化档案的验收、存储和保管，建立健全数字化档案管理台账。5.定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交，确保档案的齐全、完整和规范。2.配合档案管理部门做好档案数字化工作，提供必要的支持和协助。3.按照档案管理部门的要求，对本部门已数字化档案进行日常维护和更新。（三）信息技术部门职责1.提供档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保数字化工作的顺利开展。2.负责数字化系统的建设、维护和升级，保障系统的稳定运行和数据安全。3.协助档案管理部门制定数字化工作的技术标准和规范，参与数字化工作的质量检查。三、档案数字化工作流程（一）档案收集与整理1.各部门按照档案管理规定，定期将本部门形成的档案收集齐全，进行初步整理，确保档案分类准确、编号清晰、装订规范。2.档案管理部门对收集上来的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（二）数字化前处理1.对需要数字化的档案进行去污、修复等处理，确保档案页面清晰、完整。2.按照数字化要求，对档案进行编号、编目等预处理，形成数字化档案的基础信息。（三）数字化加工1.采用专业的数字化设备和软件，对档案进行扫描、图像处理等操作，确保数字化图像清晰、准确、完整。2.对数字化图像进行分类、命名、存储，并建立相应的索引关系，方便查询和利用。（四）质量检查1.档案管理部门组织对数字化档案进行质量抽检，检查内容包括图像清晰度、完整性、准确性、索引关系等。2.对抽检不合格的数字化档案，及时通知加工部门进行整改，直至达到质量要求。（五）验收与移交1.数字化档案加工完成后，加工部门向档案管理部门提交验收申请。2.档案管理部门组织相关人员对数字化档案进行全面验收，验收合格后办理移交手续，将数字化档案正式纳入公司档案管理系统。（六）存储与保管1.将验收合格的数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并建立存储位置索引。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保数据安全。同时，按照规定进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。四、档案数字化工作质量标准（一）图像质量标准1.扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.图像应完整、无黑边、无白边、无变形，色彩还原准确。3.对于破损、褪色等档案，应进行适当修复后再进行数字化，修复后的图像应基本恢复原貌。（二）数据准确性标准1.数字化档案的目录信息、图像文件名等应与原始档案一致，准确无误。2.索引关系应建立正确，确保通过索引能够快速、准确地查询到相应的数字化档案。（三）存储安全性标准1.数字化档案应存储在专门的存储设备上，存储设备应具备数据备份、冗余存储等功能，防止数据丢失。2.存储设备应放置在安全的环境中，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施。3.对数字化档案的访问应进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问和使用。五、档案数字化工作安全管理（一）人员安全管理1.对参与档案数字化工作的人员进行安全培训，提高安全意识，明确安全责任。2.要求工作人员严格遵守操作规程，不得擅自更改系统设置和数据信息。3.对涉及档案数字化工作的人员进行背景审查，确保人员可靠。（二）数据安全管理1.建立数字化档案数据备份制度，定期对数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。2.采用数据加密技术，对传输和存储过程中的数字化档案数据进行加密，防止数据泄露。3.加强对数字化系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行安全检测和漏洞修复。（三）环境安全管理1.数字化工作场所应保持清洁、整齐，具备良好的通风、照明条件。并配备必要的消防设备，确保消防安全。2.对存储数字化档案的设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致数据丢失。六、档案数字化工作监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门定期对档案数字化工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.建立档案数字化工作投诉举报机制接受公司员工和相关部门的监督，对投诉举报的问题及时进行调查处理。（二）考核办法1.制定档案数字化工作考核指标体系，对各部门档案数字化工作的完成情况、工作质量、安全管理等进行量化考核。2.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对在档案数字化工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励，对工作不力的进行通报批评，并责令限期整改。七、档案数字化工作培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门制定档案数字化工作培训计划，定期组织相关人员参加培训。2.培训内容包括档案管理知识、数字化技术操作、安全保密规定等，提高人员的业务能力和综合素质。（二）宣传推广1.通过公司内部网站、宣传栏等渠道，宣传档案数字化工作的重要意义和工作进展情况，提高员工对档案数字化工作的认识和支持。2.鼓励员工积极参与档案数字化工作