工程资料与档案管理制度

PAGE工程资料与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程资料与档案的管理，确保工程资料的完整性、准确性、系统性和规范性，充分发挥工程资料与档案在工程建设、维护、管理及后期查阅等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项开始至项目竣工验收合格后档案归档全过程中涉及的工程资料与档案管理工作。包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工图及竣工验收文件等各类资料的收集、整理、归档、保管和利用。（三）依据1.国家及地方有关工程建设、档案管理的法律法规，如《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等。2.相关行业标准和规范，如《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司设立专门的工程资料与档案管理部门，负责全公司工程资料与档案管理工作的统一领导和协调；各工程项目部负责本项目工程资料与档案的具体收集、整理和初步归档工作，并接受公司工程资料与档案管理部门的指导和监督。2.全过程管理原则。工程资料与档案管理贯穿于工程项目建设的全过程，从项目策划、可行性研究、设计、施工到竣工验收等各个环节，都应同步做好资料的形成、积累、整理和归档工作。3.真实性、完整性、准确性原则。工程资料应如实反映工程建设的实际情况，内容完整、数据准确，不得伪造、篡改或事后补制。4.便于查阅和利用原则。工程资料与档案的整理应科学合理，分类清晰，标识明确，便于快速查找和调阅，以满足工程建设、维护、管理及后期查阅等工作的需要。二、管理职责（一）公司工程资料与档案管理部门职责1.贯彻执行国家及地方有关工程资料与档案管理的法律法规、标准规范，制定和完善公司工程资料与档案管理制度，并组织实施。2.负责全公司工程资料与档案管理工作的统筹规划、指导协调和监督检查，定期对各工程项目部的工程资料与档案管理工作进行考核评价。3.负责组织工程资料与档案管理人员的业务培训，提高其专业素质和业务能力。4.负责接收、保管和利用公司重要工程项目的档案资料，建立健全档案资料的借阅、查阅登记制度，确保档案资料的安全和完整。5.参与重大工程项目的竣工验收，对工程资料的完整性、准确性、规范性进行审查，提出整改意见，并督促整改落实。6.负责向城市建设档案馆等相关部门报送工程竣工档案资料，办理档案移交手续。（二）工程项目部职责1.负责本项目工程资料与档案管理工作的具体组织实施，配备专（兼）职工程资料与档案管理人员，明确其岗位职责。2.按照公司工程资料与档案管理制度及相关标准规范的要求，负责收集、整理、编制本项目从工程前期准备到竣工验收全过程中形成的各类工程资料，确保资料的真实、完整、准确、及时。3.负责对本项目工程资料进行分类、组卷、编目、装订等整理工作，建立工程资料台账，做好资料的日常保管和移交工作。4.负责组织本项目工程资料的自查自纠工作，及时发现和整改存在的问题，确保工程资料符合归档要求。5.配合公司工程资料与档案管理部门做好工程档案的验收、移交等工作，提供相关资料和信息。（三）工程资料与档案管理人员职责1.熟悉国家及地方有关工程资料与档案管理的法律法规、标准规范，掌握公司工程资料与档案管理制度和工作流程。2.负责工程项目资料的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作，确保资料的质量和安全。3.对工程资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立资料台账，及时更新资料信息，保证资料的完整性和准确性。4.协助工程项目部做好工程资料的自查自纠工作，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。5.严格遵守档案资料的保密制度，不得擅自泄露工程资料与档案的内容。6.积极参加公司组织的业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、工程资料的分类与归档范围（一）工程前期文件1.项目立项批复文件，包括项目建议书、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。2.建设用地批准文件，如土地出让合同、建设用地规划许可证、国有土地使用证等。3.工程勘察、设计文件，包括勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件及审查意见等。4.工程招投标文件，包括招标公告、投标文件、中标通知书等。5.工程合同文件，如建设工程施工合同、监理合同、专业分包合同等。（二）施工过程文件1.施工管理文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程开工报审表、工程复工报审表等。2.施工技术文件，如图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、技术核定单等。3.施工物资资料，包括原材料、构配件、设备等的质量证明文件、检验报告、进场验收记录等。4.施工测量记录，如工程定位测量记录、基槽验线记录、楼层放线记录、沉降观测记录等。5.施工记录，如地基与基础施工记录、混凝土施工记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。6.施工试验记录，如原材料试验报告、混凝土试块抗压强度试验报告、砂浆试块抗压强度试验报告等。7.施工质量验收文件，包括检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等。8.施工安全与功能检验资料，如建筑物垂直度、标高、全高测量记录、建筑物沉降观测测量记录、屋面淋水试验记录、地下室防水效果检查记录等。（三）竣工图及竣工验收文件1.竣工图，包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的竣工图，应与工程实际相符，并加盖竣工图章。2.竣工验收文件，包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、工程竣工结算文件、工程竣工决算审计报告等。四、工程资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位人员应按照职责分工，及时收集各自工作中形成的工程资料，并移交至工程项目部资料管理人员。2.工程资料应随工程进度同步收集，确保资料的及时性和完整性。对于重要资料和关键环节的资料，应重点跟踪收集。3.收集的工程资料应真实有效，内容完整，签字盖章齐全，不得使用复印件代替原件（特殊情况需经批准）。（二）整理要求1.工程项目部资料管理人员应按照档案管理的要求，对收集到的工程资料进行分类整理。整理过程中应遵循文件形成规律和有机联系，保持资料的系统性和完整性。2.工程资料应采用纸质和电子两种载体保存。纸质资料应使用A4幅面纸张打印或书写，字迹清晰，图样准确，签字盖章齐全；电子资料应采用通用格式存储，并按照分类目录进行命名和存储，确保电子资料与纸质资料内容一致。3.工程资料应进行编号和编目。编号应具有唯一性，便于查找和管理；编目应包括资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，编目应清晰、准确。4.工程资料应按照卷、册、盒等进行装订和装盒。装订应牢固整齐，采用三孔一线装订法；装盒应规范，盒内资料应排列有序，盒面应标明工程名称、资料类别、起止日期等信息。五、工程资料的归档与保管（一）归档要求1.工程项目部应在工程竣工验收合格后[X]个工作日内，将整理好的工程资料移交至公司工程资料与档案管理部门。2.移交的工程资料应编制移交清单，双方签字确认。移交清单应包括工程名称、资料类别、数量、移交日期等信息。3.公司工程资料与档案管理部门应对移交的工程资料进行审核，对不符合要求的资料应退回工程项目部进行整改，直至符合要求为止。4.工程资料归档应按照国家及地方有关档案管理的规定和公司的要求进行分类存放，建立档案目录索引，便于查找和利用。（二）保管要求1.公司应设立专门的工程资料与档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.工程资料与档案管理人员应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案资料应及时进行修复或复制。4.严格遵守档案资料的保密制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案保管场所。查阅和借阅档案资料应办理相应手续，不得擅自复制、转借或泄露档案资料的内容。六、工程资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅工程资料的，应填写《工程资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司工程资料与档案管理部门办理查阅手续。2.外单位人员因特殊原因需要查阅公司工程资料的，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《工程资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息，经公司分管领导签字同意后，到公司工程资料与档案管理部门办理查阅手续。查阅过程中应有专人陪同，不得擅自摘抄、复制或拍照档案资料。（二）利用规定1.查阅工程资料应在公司工程资料与档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应爱护档案资料，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁。2.如需复制工程资料，应经公司工程资料与档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的资料应加盖公司工程资料与档案管理部门的印章，注明复制日期和用途。3.查阅和利用工程资料应严格遵守保密制度，不得将涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息泄露给无关人员。七、工程资料的销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且确无保存价值的工程资料。2.因工程变更、撤销等原因导致原工程资料不再适用且无保存必要的。（二）销毁程序1.工程项目部或相关部门应填写《工程资料销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经部门负责人签字后，报公司工程资料与档案管理部门审核。2.