公益救援队档案管理制度

PAGE公益救援队档案管理制度一、总则（一）目的为加强公益救援队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在救援工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公益救援队全体成员及与救援工作相关的各类档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公益救援队在开展救援活动、组织建设、培训演练、物资管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公益救援队档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映救援工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密，对涉及国家机密、救援行动秘密等重要档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定档案管理工作的各项规章制度和业务流程。2.负责公益救援队各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案收集、整理工作，确保档案资料的及时、完整和规范。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，确保档案安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平，逐步实现档案信息资源的共享。（二）各部门职责1.负责本部门在救援工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理部门的沟通协调。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案利用的需求信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.积极开展档案信息开发利用工作，为救援工作提供及时、有效的档案服务。4.保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密事件的发生。5.定期参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.救援行动类包括救援任务下达文件、救援方案、现场记录、救援报告、伤亡情况统计、救援总结等。2.组织建设类如救援队章程、组织机构设置文件、队员名单、队员培训记录、表彰奖励文件等。3.培训演练类培训计划、培训教材、培训记录、演练方案、演练总结等。4.物资管理类物资采购计划、采购合同、物资入库单、物资发放记录、物资盘点表等。5.财务管理类财务预算、财务报表、经费收支凭证、捐赠资金管理文件等。6.对外合作类合作协议、合作项目文件、交流活动记录等。7.其他类与公益救援队工作相关的重要会议记录、来信来访记录、媒体报道等。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续完备。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容特点，将档案分为救援行动、组织建设、培训演练、物资管理、财务管理、对外合作、其他等七大类。每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号为便于管理和查找，对每一份档案进行编号。编号采用“年度类别流水号”的形式，如：2023救援行动001，表示2023年形成的救援行动类第1份档案。3.编目编制档案目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和使用。4.装订与装盒对纸质档案进行整理装订，采用A4纸规格，左侧装订。装订后将档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕后移交档案管理部门归档。对于重大救援行动、重要文件等应及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单一式两份，详细注明档案的类别、数量、起止编号等信息，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后办理归档手续，并将档案移交清单一份退还移交部门留存。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及救援队重大决策、重要历史事件、长期保存有重要价值的文件材料等。2.长期保管的档案保存期限为10年至50年的档案，如一般救援行动记录、组织建设文件等。3.短期保管的档案保存期限为1年至10年的档案，如临时性文件、一般性物资管理记录等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有一定利用价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，清册内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。4.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报救援队负责人批准后实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围1.为公益救援队内部工作提供参考，如制定救援计划、总结经验教训、查询队员信息等。2.为对外宣传、交流合作提供资料支持，展示救援队的工作成果和形象。3.为法律纠纷、事故调查等提供证据材料。（二）利用方式1.查阅档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供查阅。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制对于需要复制的档案，利用者应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用限制1.涉及国家机密、救援行动秘密等重要档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.对可能影响救援队形象、声誉或涉及知识产权等问题的档案，利用时应严格遵守相关规定。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立公益救援队档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.建立电子档案数据库，将扫描后的电子档案按照档案分类和编号规则进行存储，并录入相关元数据信息。3.对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（三）信息系统功能1.档案录入与管理实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案数据的准确性和及时性。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便利用者查找所需档案。3.借阅管理在线办理档案借阅手续，记录借阅时间、借阅人、归还时间等信息，实现对档案借阅情况的实时监控。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）安全管理1.建立档案信息