档案双人管理制度及细则

PAGE档案双人管理制度及细则一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性、安全性和保密性，提高档案利用效率，特制定本档案双人管理制度及细则。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.双人负责原则：档案管理工作实行双人负责制，由两名档案管理人员共同承担档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的准确性和可靠性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况的发生。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.负责制定和完善公司档案管理制度及细则，并组织实施。2.指导和监督各部门档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研等工作，确保档案的质量和安全。4.负责档案信息系统的建设和维护，提高档案管理的信息化水平。5.组织开展档案培训工作，提高员工的档案意识和业务水平。6.负责与上级档案管理部门及相关单位的沟通协调，及时报送档案工作情况。（二）档案管理员职责1.协助档案主管做好档案管理制度的贯彻执行工作。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整。3.负责档案库房的管理，做好档案的存储、保管、防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案的安全。4.负责档案信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。5.按照规定的程序和要求，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。6.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司各类文件、通知、报告、决议、纪要等。2.公司各类合同、协议、章程、制度等。3.公司各类会议记录、纪要、简报等。4.公司各类业务报表、统计数据、财务账目等。5.公司各类人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。6.公司各类工程建设项目档案、设备采购档案、技术研发档案等。7.公司各类对外宣传资料、广告策划方案、公关活动记录等。8.其他与公司业务相关的具有保存价值的文件资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.档案收集人员应按照档案收集范围，认真收集各类档案资料，不得遗漏。3.档案收集人员应及时对收集到的档案资料进行整理和分类，确保档案资料的规范性。4.对于重要档案资料，应实行双人收集制度，由两名档案管理人员共同负责收集，并做好记录。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和利用。四、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫等条件良好的地方。库房面积应根据公司档案数量和发展规划合理确定。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、消防器材、防虫药品等，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置专门的档案整理区、查阅区、借阅区等功能区域，便于档案管理工作。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在档案密集架上，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储的方式，确保数据的安全性。3.对于重要的档案资料，应实行双套制保管，即同时保存纸质档案和电子档案。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为1年至5年。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案的合理保管和利用。（四）档案清查与盘点1.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和安全。清查和盘点应每年至少进行一次。2.清查和盘点内容包括档案的数量、编号、名称、日期、保管期限等信息，以及档案的存储状况、保管环境等情况。3.对于清查和盘点中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案主管，并采取相应的补救措施。五、档案利用（一）档案查阅1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、用途等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理人员应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅用途等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。4.对于涉及公司机密的档案资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人和档案主管签字批准。2.档案管理人员应根据《档案借阅申请表》，为借阅人员提供相应的档案资料，并办理借阅手续。借阅手续应包括借阅登记、借阅期限、归还日期等信息。3.借阅档案时，借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人或擅自涂改、撕毁、丢失档案。如需延期归还档案，应提前向档案管理人员申请，并办理延期手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录。档案利用登记应包括利用时间、利用人员、利用档案名称、利用用途等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。档案管理人员应定期对档案利用登记记录进行统计分析，了解档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。六、档案保密管理（一）保密制度1.公司应建立健全档案保密制度，明确档案保密工作的职责和要求，加强对档案保密工作的管理。2.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。对于涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息的安全。3.公司员工应增强保密意识，严格遵守档案保密制度，不得私自查阅、借阅、复印、传播涉及公司机密的档案资料。（二）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管门禁卡，不得随意转借他人。2.档案管理人员在整理、查阅、借阅档案时，应注意保密，不得在无关人员面前谈论档案内容。3.对于电子档案，应采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，确保档案信息的安全。4.档案管理人员应定期对档案保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。对于违反档案保密制度的行为，应依法依规追究责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、自动化和规范化。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息资源的开发利用，提高档案信息的共享程度，为公司决策提供有力支持。（二）信息化系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括档案编号、名称、日期、保管期限、内容摘要等信息。2.档案查询：提供多种查询方式，如按档案编号、名称、日期、保管期限等条件进行查询，方便用户快速查找所需档案资料。3.档案借阅：实现档案借阅流程的电子化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅效率和管理水平。4.档案统计：对档案数量、类别、保管期限等信息进行统计分析，为档案管理工作提供数据支持。5.档案安全管理：采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化系统维护1.档案管理人员应定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。2.及时处理系统故