小区业委会档案管理制度

PAGE小区业委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强小区业主委员会（以下简称“业委会”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在业委会工作中的作用，依据国家有关法律法规及相关行业标准，结合本小区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于小区业委会在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：业委会档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映业委会工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及业主隐私等敏感信息严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于业委会成员及相关人员查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）业委会主任职责1.领导和监督业委会档案管理工作，确保档案管理工作符合本制度要求。2.审批重要档案的保管、销毁等事项。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计等具体工作。2.建立档案管理台账，记录档案的收进、移出、保管等情况。3.定期对档案进行检查和盘点，确保档案安全。4.根据档案管理规定，对到期档案提出鉴定和销毁意见。（三）业委会成员职责1.及时将工作中形成的文件、资料等移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、查阅等工作，不得擅自销毁、涂改档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业委会会议文件，包括会议通知、议程、决议、纪要等。2.业委会与业主大会、业主代表大会相关的文件，如会议记录、决议、公告等。3.业委会与物业服务企业签订的合同、协议、文件往来等。4.业委会对小区公共事务管理的文件，如维修资金使用记录、公共设施设备管理文件等。5.业委会成员的工作记录、述职报告等。6.业主意见和建议的收集、处理记录。7.小区重大事件的记录，如突发事件处理、社区活动组织等相关文件。8.财务档案，包括预算、决算、收支凭证、审计报告等。9.其他与业委会工作相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门和业委会成员应在工作完成后及时将相关文件、资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.移交的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案进行编号，编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。4.电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，便于查找和管理。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.业委会会议文件、决议等应在会议结束后[X]个工作日内归档。2.与物业服务企业签订的合同、协议等应在签订后[X]个工作日内归档。3.其他文件、资料应在工作完成后[X]个工作日内归档。（二）保管期限1.永久保管：涉及小区重大权益、历史沿革、重要合同协议以及具有长期查考利用价值的档案。2.定期保管：[X]年保管期限：一般性的工作文件、会议记录等，保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的可进行销毁。[X]年保管期限：财务档案等重要资料，保管期限届满后，需按照规定程序进行鉴定和销毁。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，保持档案柜的清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案：应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。同时，建立电子档案索引目录，便于快速检索和查询。3.档案存放地点应具备防火设备，配备灭火器等消防器材，并定期进行检查和维护。同时，要做好防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.业委会成员因工作需要可查阅相关档案。2.业主如需查阅涉及自身权益的档案，应提交书面申请，经业委会批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。3.因特殊情况需要查阅档案的其他人员，应经业委会主任批准，并办理相关查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》（见附件），注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.申请表经相关负责人批准后，档案管理人员根据申请表提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案存放地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案仅供查阅人员在规定范围内使用，不得擅自传播、公布档案内容。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案损坏，应及时向档案管理人员报告。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由业委会主任担任组长，并吸收部分业委会成员和档案管理人员参加。2.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。3.鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》（见附件），详细说明档案的鉴定情况和存毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理人员编制《档案销毁清单》（见附件），注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.《档案销毁清单》经业委会主任批准后，在档案鉴定小组的监督下进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁人员、监督人员等信息。销毁记录应与《档案销毁清单》一同保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现业委会档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理措施1.建立档案管理信息系统，将档案的基本信息、目录、全文等录入系统，实现档案信息的数字化存储和检索。