档案管理制度及流程社区

PAGE档案管理制度及流程社区一、总则（一）目的为加强社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区各类档案的管理，包括但不限于社区建设、社区服务、社区文化、社区党建、社区治安等方面形成的文件、资料、图表、声像等不同载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案由社区档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映社区工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集和整理社区工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及社区机密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设立社区档案管理室，负责社区档案的日常管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善社区档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和利用社区各类档案，确保档案的安全和完整。3.对社区各部门形成的档案进行指导、监督和检查，确保档案的质量。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区党组织工作中形成的文件、资料、记录等。2.社区居委会工作中形成的各类文件、报表、会议记录、工作计划与总结等。3.社区服务活动记录，包括志愿者服务、社区救助、社区养老等方面的资料。4.社区文化活动资料，如图书借阅记录、文艺演出照片、活动方案等。5.社区治安工作记录，如巡逻记录、纠纷调解记录、安全检查报告等。6.社区建设项目资料，包括项目规划、施工图纸、验收报告等。7.社区居民信息档案，如居民基本情况登记表、家庭关系图等。8.其他与社区工作相关的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对重要文件和资料，应进行备份或复制，以防丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，可分为党群工作类、社区建设类、社区服务类、社区文化类、社区治安类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，防止数据丢失。（三）保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：反映社区主要职能活动和历史面貌的，对社区工作有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对社区工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对社区工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。五、档案的利用（一）利用范围1.社区工作人员因工作需要查阅档案。2.社区居民因个人事务需要查阅与其相关的档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅社区档案，须经社区档案管理部门批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：对确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并确保档案的安全。3.出具证明：根据利用者的需求，为其出具档案证明材料。（三）利用手续1.社区工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.社区居民查阅与其相关的档案，应携带有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。3.其他单位或个人查阅社区档案，应出具单位介绍信或个人身份证明，填写《档案查阅申请表》，经社区负责人批准后，到档案管理部门查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报社区负责人批准后，予以销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，由档案管理人员和监销人员共同签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立社区档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件，建立档案数据库。2.对纸质档案进行数字化扫描，确保档案信息的完整和准确。3.建立档案信息安全管理制度，防止档案信息泄露和被篡改。4.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.政治素质高，责任心强，具备保密意识。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。3.具备一定的计算机操作能力，能够熟练运用档案管理软件。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、统计和利用等工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案业务研究，提高档案管理水平。4.完成领导交办的其他档案管理工作任务。九、监督与检查（一）监督检查部门社区档案管理部门负责对本社区档案管理工作进行监督检查，定期对各部门档案管理情况进行抽查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的