云南文书档案数字化制度

PAGE云南文书档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强云南文书档案的管理，提高档案利用效率，确保档案信息的安全与完整，规范文书档案数字化工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南地区各机关、企事业单位、社会团体等组织的文书档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：数字化后的档案应与原始档案内容一致，确保档案信息的真实性。2.完整性原则：全面、完整地对文书档案进行数字化处理，不得遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障数字化档案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保数字化工作的标准化、规范化。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定文书档案数字化工作计划和方案。2.组织实施文书档案数字化工作，协调各部门之间的工作关系。3.对数字化档案进行质量检查和验收。4.负责数字化档案的存储、保管和利用。（二）信息技术部门1.提供数字化工作所需的技术支持和设备保障。2.负责数字化系统的建设、维护和管理。3.协助档案管理部门进行数字化数据的录入、图像处理等工作。（三）业务部门1.负责整理、核对本部门的文书档案，确保档案的准确性和完整性。2.配合档案管理部门和信息技术部门开展数字化工作，提供必要的档案资料和信息。三、档案数字化流程（一）档案整理1.对文书档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.检查档案的完整性，对破损、缺失的档案进行修复和补充。（二）数字化采集1.根据档案的类型和特点，选择合适的数字化采集设备和方法，如扫描仪、数码相机等。2.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合国家和行业标准要求，一般不低于200dpi。3.对于图像质量不符合要求的扫描件，应进行重新扫描或图像处理。（三）图像处理1.对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像的清晰度和可读性。2.对图像进行格式转换，统一存储格式，如TIFF、PDF等。（四）数据录入1.按照档案编目信息，将档案的标题、日期、文号、责任者等内容录入数字化系统。2.对录入的数据进行核对，确保数据的准确性。（五）数据挂接1.将数字化后的图像与录入的数据进行挂接，建立一一对应的关系。2.对挂接后的档案数据进行审核，确保数据的完整性和准确性。（六）存储与备份1.将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.定期对数字化档案进行备份，备份数据应异地存储，以防止数据丢失。四、质量控制（一）质量标准1.扫描图像应清晰可读，图像完整，无黑边、白边、模糊不清等现象。2.数据录入应准确无误，与原始档案内容一致。3.图像与数据挂接应准确无误，关联关系清晰。（二）质量检查1.档案管理部门应定期对数字化档案进行质量检查，检查比例不低于10%。2.信息技术部门应配合档案管理部门进行质量检查，对发现的问题及时进行整改。（三）验收1.数字化工作完成后，应组织相关部门进行验收。2.验收内容包括档案数字化的质量、数量、存储等方面，验收合格后方可正式投入使用。五、安全管理（一）安全制度1.建立健全数字化档案安全管理制度，明确安全责任。2.加强对数字化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。（二）人员管理1.对参与数字化工作的人员进行安全培训，提高安全意识。2.严格限制人员对数字化档案的访问权限，实行专人专管。（三）数据安全1.对数字化档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全。2.定期对数字化档案数据进行安全检查和备份，防止数据丢失和损坏。六、知识产权保护（一）遵循法律法规严格遵守国家有关知识产权保护的法律法规，尊重他人的知识产权。（二）内部规定1.制定本单位的知识产权保护制度，明确数字化档案知识产权归属。2.在数字化工作中，不得侵犯他人的著作权、商标权等知识产权。七、培训与宣传（一）培训计划1.制定文书档案数字化培训计划，定期组织相关人员进行培训。2.培训内容包括数字化工作流程、技术操作规范、安全保密知识等。（二）宣传推广1.加强对文书档案数字化工作的宣传，提高员工对数字化工作的认识和重视程度。2.宣传数字化档案的优势和利用方法，促进档案信息资源的共享和利用。八、附则（一）解释