档案室管理操作规程制度

PAGE档案室管理操作规程制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本操作规程制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司/组织档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和操作规程。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本公司/组织的各类档案。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.按照规定的时间和要求，将应归档的文件材料移交档案室。3.配合档案室做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。4.对本部门档案的安全和保密负责，不得擅自销毁、涂改或转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。4.负责档案的查询、借阅、归还等服务工作，按照规定办理相关手续。5.积极参与档案信息化建设，录入档案数据，建立档案信息数据库。6.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关发来的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织内部的工作计划、总结报告、统计报表、会议记录、简报等。5.本公司/组织的产品样本、技术资料、科研成果报告等。6.本公司/组织员工的人事档案、工资档案、奖惩档案等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.对于重要的文件材料，应收集其原件；如原件已不存在，应收集其复印件，并注明原件的去向。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类和整理。3.便于保管和利用，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案的类别、编号、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案室应设置专门存放电子档案的存储设备，确保电子档案的安全存储。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。6.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（三）档案的鉴定与销毁1.鉴定原则：根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定方法：成立档案鉴定小组，由档案室人员、各部门负责人和相关业务人员组成，对档案进行逐卷鉴定。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、价值等因素，综合考虑档案的保管期限。3.保管期限划分：档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对本公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指对本公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指对本公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。4.销毁程序：对已到保管期限且无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，经档案鉴定小组审核、公司/组织领导批准后，予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应确保销毁的档案确无保存价值，防止档案的流失。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，须经本公司/组织领导批准。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案室工作人员应根据查阅人的需求提供相应的档案，并做好查阅记录。2.借阅：员工因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，交档案室审批。档案室工作人员应根据借阅人的申请，确定借阅期限和借阅范围，并办理借阅手续。借阅人应在规定的期限内归还档案，如因特殊情况需要延期，应办理续借手续。3.复制：员工如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意后，交档案室审批。档案室工作人员应根据复制申请，确定复制内容和复制方式，并办理复制手续。复制档案应注明复制日期、复制人姓名、复制内容等信息。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需带出档案室，须经档案室负责人批准，并办理登记手续。3.外单位查阅、借阅本公司/组织档案，应遵守本公司/组织的有关规定，不得擅自复制、传播档案内容。4.利用档案后，应及时归还档案，并办理归还手续。档案室工作人员应认真核对归还的档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为公司/组织的决策和发展提供及时、准确的档案信息支持。3.加强档案信息的安全保密管理，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：选用适合本公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。4.网络建设：建立档案信息管理网络，实现档案信息的远程查询和利用。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对档案信息管理系统的安全维护，防止病毒、黑客等攻击，确保系统的安全稳定运行。4.严格控制档案信息的访问权限，根据用户的工作需要设置不同的访问级别，防止档案信息的泄露。七、监督与检查（一）监督检查机构成立档案管理监督检查小组，由公司/组织领导、档案室负责人和各部门负责人组成，负责对档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对档案管理工作进行全面检查，检查结果形成报告，向公司/组织领导汇报。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对档案管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项检查：