甘肃省工程档案管理制度

PAGE甘肃省工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强甘肃省工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、管理及竣工验收等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甘肃省行政区域内各类新建、改建、扩建工程项目档案的管理，包括房屋建筑、市政基础设施、交通、水利、能源等工程项目。（三）基本原则1.统一管理原则：工程档案由建设单位负责统一收集、整理、归档和保管，确保档案管理的规范性和一致性。2.同步归档原则：工程档案的形成应与工程建设进度同步，做到各项文件材料随工程进度及时整理归档。3.真实准确原则：工程档案应如实反映工程建设全过程的实际情况，数据准确、内容完整。4.安全保密原则：加强工程档案的安全保护，防止档案损坏、丢失和泄密，确保档案信息安全。二、管理职责（一）建设单位职责1.建立健全工程档案管理体系，明确档案管理机构和人员职责，配备必要的档案管理人员和设施设备。2.负责组织、协调和监督工程各参建单位的档案管理工作，制定档案管理工作计划和措施。3.按照档案管理要求，及时收集、整理、归档本单位形成的工程文件材料，并对各参建单位移交的档案进行审核和验收。4.负责工程档案的保管和利用，确保档案的安全和完整，为工程建设和相关部门提供档案查阅服务。5.组织工程档案的移交工作，在工程竣工验收合格后，按照规定向有关部门移交工程档案。（二）勘察、设计单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在工程勘察、设计过程中形成的文件材料，包括勘察报告、设计图纸、设计变更等，并在工程竣工验收前向建设单位移交。2.对工程档案的形成、整理和归档工作进行指导和监督，确保档案符合档案管理要求。3.配合建设单位做好工程档案的审核和验收工作，提供相关技术资料和说明。（三）施工单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在工程施工过程中形成的文件材料，包括施工技术文件、施工记录、质量检验报告、安全资料等，并在工程竣工验收前向建设单位移交。2.按照档案管理要求，对施工过程中形成的文件材料进行分类整理、编目装订，确保档案的完整性和规范性。3.设立兼职档案员，负责本单位工程档案的日常管理工作，配合建设单位做好档案的审核和验收工作。（四）监理单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在工程监理过程中形成的文件材料，并在工程竣工验收前向建设单位移交。2.对工程各参建单位的档案管理工作进行监督检查，审核施工单位移交的档案，确保档案质量符合要求。3.协助建设单位做好工程档案的审核和验收工作，提供监理过程中的相关资料和意见。三、工程文件材料的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.勘察设计文件：勘察报告、设计图纸、设计变更、技术交底等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、施工技术交底、施工记录、质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他文件：工程建设过程中的会议纪要、来往函件、工程照片、录像等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责工程文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、有效，签字盖章手续齐全，字迹清晰，图表整洁。3.对工程建设过程中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致，存储格式符合要求。（三）整理要求1.工程文件材料应按照分类标准进行分类整理，并编制目录。分类标准可参照《甘肃省建设工程文件归档整理规程》等相关标准执行。2.归档文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。3.归档文件应按照顺序排列，编写页码，并装订成册。装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。4.竣工图应加盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。竣工图应与工程实际相符，如有变更，应在竣工图上注明变更依据和变更内容。四、工程档案的归档与保管（一）归档要求1.工程档案应在工程竣工验收前完成归档工作，建设单位应组织各参建单位对档案进行审核和验收，确保档案符合要求后进行归档。2.归档的工程档案应一式多份，分别报送建设单位、相关部门和档案管理机构等。3.工程档案应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和管理。（二）保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案：凡是反映工程建设全过程的重要文件材料，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等，应永久保存。2.长期保存的档案：凡是在工程建设过程中形成的具有重要价值的文件材料，如施工技术文件、质量检验报告、监理文件等，应长期保存，保管期限一般为30年。3.短期保存的档案：凡是在工程建设过程中形成的一般性文件材料，如工程建设过程中的会议纪要、来往函件等，应短期保存，保管期限一般为10年。（三）保管要求1.建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。4.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好档案的统计工作。五、工程档案的利用与借阅（一）利用范围工程档案的利用范围主要包括工程建设、维护、管理、竣工验收、质量监督、审计、司法等方面。（二）利用要求1.查阅工程档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经档案管理部门负责人批准。2.查阅档案时，档案管理人员应在场提供服务，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。3.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和出处。（三）借阅要求1.因工作需要借阅工程档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。2.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，如有损坏或丢失，应按照规定赔偿。六、工程档案的移交（一）移交范围1.列入城市建设档案馆接收范围的工程项目，建设单位应在工程竣工验收合格后3个月内，向城市建设档案馆移交一套符合规定的工程档案。2.其他工程项目，建设单位应按照相关规定，向有关部门或单位移交工程档案。（二）移交要求1.建设单位应按照档案管理要求，对工程档案进行整理、编目、装订，并编制档案移交清单。2.移交的工程档案应齐全、完整、准确，符合档案管理要求，档案移交清单应与档案内容一致。3.建设单位应在规定的时间内，将工程档案移交清单及档案一并报送接收单位，并办理移交手续。七、监督与检查（一）监督检查部门甘肃省建设行政主管部门负责对全省工程档案管理工作进行监督检查，各地建设行政主管部门负责对本行政区域内的工程档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.工程档案管理制度的建立和执行情况。2.工程文件材料的收集、整理、归档情况。3.工程档案的保管和利用情况。4.工程档案的移交情况。（三）监督检查方式1.定期检查：建设行政主管部门定期组织对工程档案管理工作进行检查，检查结果予以通报。2.专项检查：对重点工程项目或档案管理存在问题的项目进行专项检查，督促整改。3.随机抽查：建设行政主管部门随机