2017年档案工作制度

PAGE2017年档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得擅自篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、归档、保管和统计工作，定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时催还借出的档案。5.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查阅。6.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，指定专人负责档案管理，并接受综合管理部的指导和监督。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交综合管理部归档。3.在工作中需要查阅档案时，应按照规定办理查阅手续，在综合管理部指定的地点查阅，不得擅自将档案带出或转借他人。4.对本部门档案的安全和保密负责，发现档案丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告综合管理部，并采取相应的措施。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各类会议形成的文件，包括会议通知、会议记录、会议纪要、决议等。3.公司各项业务活动中形成的文件，包括合同、协议、订单、发票、报表等。4.公司行政管理工作中形成的文件，包括人事档案、财务档案、行政公文、印章使用记录等。5.公司技术研发工作中形成的文件，包括研发项目立项报告、研发方案、实验数据、技术文档等。6.公司市场营销工作中形成的文件，包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。7.公司对外宣传工作中形成的文件，包括新闻稿件、宣传册、宣传片等。8.公司员工个人形成的与工作相关的文件，如工作总结、工作汇报、培训记录等。9.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在各项活动中形成的文件，确保文件的完整性和准确性。2.收集的文件应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，并确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档时间1.各部门应在每年的[具体日期]前，将上一年度形成的档案移交综合管理部归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[具体日期]内及时归档。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集的文件进行初步整理，按照档案分类方案进行分类，编制档案目录。2.将整理好的档案移交综合管理部，综合管理部档案管理人员对档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核通过的档案，综合管理部档案管理人员进行编号、装订、上架，并录入档案管理信息系统。四、档案的分类与编号（一）分类方案公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等文件，各类会议文件，行政公文，印章使用记录，人事档案，财务档案等。2.业务合同类：包括公司各类业务活动中签订的合同、协议、订单等。3.市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。4.技术研发类：包括研发项目立项报告、研发方案、实验数据、技术文档等。5.质量管理类：包括质量管理体系文件、质量检验报告、质量认证文件等。6.生产管理类：包括生产计划、生产工艺文件、生产记录、设备管理文件等。7.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收记录等。8.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务文件等。9.人力资源管理类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利等文件。10.其他类：包括公司对外宣传文件、员工个人与工作相关的文件、其他具有保存价值的文件等。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度类别号顺序号”的结构。2.全宗号：为公司代码，由综合管理部统一编制。3.年度：为档案形成的年度，采用公元纪年，如“2017”。4.类别号：根据档案分类方案，用两位数字表示，如“01”表示行政管理类。5.顺序号：为每一类档案中的顺序编号，用四位数字表示，从“0001”开始编号。例如：“012017010001”表示2017年度行政管理类第1份档案。五、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查、核对，发现档案丢失、损坏或霉变等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。（三）档案的鉴定与销毁1.综合管理部应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.对已到保管期限的档案，由综合管理部提出鉴定意见，报公司领导审批。3.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，由综合管理部和相关部门共同派人监销，并在销毁清册上签字确认。4.严禁擅自销毁档案，销毁档案的相关记录应长期保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.查阅涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。3.外部单位或个人查阅公司档案，应持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由综合管理部指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等信息。2.所在部门负责人或公司分管领导签字批准。3.查阅人员持批准后的《档案查阅申请表》到综合管理部办理查阅手续，综合管理部档案管理人员根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场监督查阅。4.查阅人员应在规定的时间内查阅完毕，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还综合管理部档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅申请表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.借阅涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。3.外部单位或个人借阅公司档案，应持单位介绍信或有效证件，填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，由综合管理部与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、文号、日期、借阅期限等信息。2.所在部门负责人或公司分管领导签字批准。3.借阅人员持批准后的《档案借阅申请表》到综合管理部办理借阅手续，综合管理部档案管理人员根据借阅申请表提供档案，并与借阅人员签订《档案借阅协议》。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告综合管理部，并承担相应的责任。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确反映档案管理的实际情况，统计数据应及时、准确、完整。3.档案统计工作应纳入公司年度工作计划，统计结果应作为公司档案管理工作考核的重要依据。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务划转等原因，需要将档案移交给其他单位的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应包括档案的名称、文号、日期、数量、保管期限等信息。3.接收单位应按照档案管理的有关规定，对接收的档案进行妥善保管和利用。八、档案管理人员职责（一）综合管理部档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，负责公司档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管、统计、查阅、借阅等工作，确保档案的安全和完整。3.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，提高档案管理的效率和水平。4.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。5.保守公司档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整、准确和安全。2.按照