档案人工作日常管理制度

PAGE档案人工作日常管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合档案室负责档案的集中收集、整理、保管和提供利用。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和合法权益。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案的安全保管。配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索和共享利用。6.定期对档案进行鉴定，按照规定的程序和标准，确定档案的存毁，并做好销毁登记工作。7.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。根据工作需要，及时、准确地提供档案资料，办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用效果的跟踪和反馈。8.组织档案人员的业务培训和考核，提高档案人员的业务素质和工作能力。9.负责对公司各部门档案工作进行监督、指导和检查，定期开展档案工作评估，促进公司档案管理水平的整体提升。（二）各部门档案管理员职责1.负责本部门档案工作的日常管理，贯彻执行公司档案管理制度，确保本部门档案工作的规范化、标准化。2.组织本部门员工及时收集、整理本部门在工作中形成的各种文件材料，按照档案分类方案进行分类、整理，并定期移交公司综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定办理相关手续，确保档案的安全和完整。4.负责本部门档案保管设备的日常维护和管理，保证档案存放环境符合要求。5.对本部门档案工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，并向综合档案室报告本部门档案工作情况。（三）公司员工职责1.自觉遵守公司档案管理制度，在工作中形成的文件材料应及时整理、归档，不得据为己有或擅自销毁。2.积极配合档案管理人员做好档案的收集、整理和归档工作，提供真实、完整的档案资料。3.严格按照规定程序查阅、借阅档案，不得私自复制、传播档案内容，确保档案信息安全。4.对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、变更登记申请书等。2.公司内部管理文件，包括行政文件、财务文件、人事文件、业务文件等。行政文件如工作计划、总结、通知、报告等；财务文件如会计凭证、账簿、报表、审计报告等；人事文件如员工档案、劳动合同、薪酬福利文件等；业务文件如项目合同、业务报表、市场调研报告等。3.公司生产经营活动中形成的文件，如产品研发资料、生产记录、质量检验报告、销售合同等。4.公司对外交往中形成的文件，如合作协议、往来信函、招投标文件等。5.公司会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。6.公司荣誉证书、资质证书、获奖文件等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时收集和完整归档。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和信息检索。（四）整理方法1.分类：按照公司档案分类方案，将档案分为行政管理类、财务管理类、人力资源管理类、业务管理类、项目管理类等类别，每类再根据具体情况进一步细分二级类目。2.编号：对每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录准确、清晰。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）档案库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的房间，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案类别、保管期限等进行有序排列，确保档案存放整齐、有序。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。每天定时记录温湿度情况，发现异常及时采取措施进行调整。（二）档案载体管理1.纸质档案应使用符合国家标准的档案盒、档案袋进行装具，确保档案的安全存放。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.对重要的档案资料，如原件或珍贵文件，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等，确保档案的安全和完整。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、营业执照、重大项目合同、公司发展规划等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是公司在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如一般性业务文件、年度工作计划和总结等。保管期限为10年的档案：是公司在较短时间内需要查考利用的文件材料，如临时性的通知、一般性的报表等。（四）档案鉴定与销毁1.综合档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经公司领导审批后，由档案管理人员会同有关人员进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。4.严禁擅自销毁档案，对已销毁的档案应及时在档案目录中注明，并永久保存销毁清册。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因法定事由查阅公司档案，如司法机关、行政机关依法查阅相关档案等。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.公司外部单位查阅公司档案，应出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，经公司领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅、借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理人员同意，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。如需复制档案，应填写档案复制申请表，经公司领导批准后，由档案管理人员按照规定办理复制手续。3.涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，查阅、借阅人员应严格保密，不得泄露给无关人员。六、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.建立公司电子档案管理系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、利用等功能。2.电子档案管理系统应具备完善的权限管理功能，根据不同人员的职责和权限，设置相应的操作权限，确保档案信息的安全。3.对电子档案进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案数据库，实现电子档案的规范化管理。（二）电子档案收集与整理1.各部门应按照公司电子档案管理要求，及时将电子文件收集整理后移交综合档案室。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可识别性。3.对电子文件的元数据信息应进行准确收集和整理，元数据应包括文件的题名、日期、责任者、格式、大小等信息。（三）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，确保存储环境安全可靠。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，备份周期可根据实际情况确定，一般为每周或每月备份一次。3.对备份数据应进行定期检查和维护，确保备份数据的完整性和可用性。（四）电子档案利用1.公司内部人员可通过电子档案管理系统查阅、借阅电子档案，查阅、借阅流程与纸质档案相同。2.利用电子档案管理系统进行档案检索时，应按照系统提供的检索方式进行操作，确保检索结果准确、全面。3.对电子档案的利用情况应进行记录，包括查阅、借阅时间、人员、内容等信息，以便进行统计和分析。七、监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。2.档案管理人员的工作情况，如岗位职责履行情况、业务操作规范情况等。3.档案保管环境和设备的运行情况，如温湿度控制、消防设施、防虫措施等。（二）监督检查方式1.定期检查：综合档案室每年至少组织一次全面的档案工作检查，对各部门档案工作进行实地检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案工作进行不定期抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，如档案数字化工作专项检查、档案安全专项检查等。（三）检查结果处理