市政府采购档案管理制度

PAGE市政府采购档案管理制度一、总则（一）目的为加强市政府采购档案管理，规范采购档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保采购档案的完整、准确、系统和安全，提高采购工作的透明度和公信力，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市政府各部门、各单位（以下统称采购人）在政府采购活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政府采购档案由采购人负责收集、整理，并按照规定移交同级档案管理部门集中保管。2.真实完整原则：采购档案应如实反映采购活动的全过程，确保档案内容真实、准确、完整。3.安全保密原则：加强采购档案的安全防护措施，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和统计分析。二、采购档案的内容与分类（一）采购预算与计划档案1.采购预算编制文件：包括采购项目预算申请表、预算编制说明、资金来源证明等。2.采购计划文件：采购计划申报表、采购计划调整文件等。（二）采购项目申报与审批档案1.采购项目申报材料：采购项目申报书、项目可行性研究报告、采购需求论证报告等。2.采购项目审批文件：采购项目审批表、领导批示、相关部门审批意见等。（三）采购文件档案1.招标文件：招标公告、招标文件、资格预审文件、答疑文件等。2.投标文件：投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.评标文件：评标报告、评标标准、评标委员会成员名单及评标意见等。4.谈判文件：谈判公告、谈判文件、谈判记录、成交供应商确定文件等。5.询价文件：询价通知书、报价文件、询价小组评审意见等。（四）采购合同档案1.采购合同文本：政府采购合同、补充合同、变更合同等。2.合同签订过程文件：合同签订审批表、授权委托书、合同谈判记录等。（五）采购验收档案1.验收方案：验收方案制定文件、验收人员名单等。2.验收报告：验收报告、验收记录、验收证明文件等。（六）采购资金支付档案1.资金支付申请文件：资金支付申请表、发票、验收单等。2.资金支付审批文件：资金支付审批表、领导批示、财务部门审核意见等。（七）质疑与投诉档案1.质疑函及回复文件：供应商质疑函、采购人或采购代理机构的质疑回复文件等。2.投诉书及处理文件：供应商投诉书、财政部门或其他相关部门的投诉处理决定书等。（八）其他相关档案1.采购活动记录：开标记录、谈判记录、询价记录、评标现场录音录像等。2.采购项目绩效评价文件：绩效评价报告、评价指标体系、评价结果应用文件等。3.与采购项目有关的其他文件资料：如会议纪要、往来函件、调研报告等。三、采购档案的收集与整理（一）收集要求1.采购人应指定专人负责采购档案的收集工作，确保采购活动中产生的各类文件资料及时、完整地收集齐全。2.对于从外部获取的文件资料，如招标文件、投标文件等，应在规定时间内进行签收、登记，并妥善保管。3.采购活动结束后，采购人应及时对采购过程中形成的文件资料进行分类整理，确保档案资料的准确性和完整性。（二）整理方法1.分类：按照本制度规定的采购档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照采购项目编号、文件类别、年份等进行编制。3.编目：编制档案目录，注明档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、采购档案的保管（一）保管期限1.政府采购档案的保管期限分为永久、定期两种。2.具有重要历史价值、涉及国家机密、长期保存以备查考的档案，应列为永久保管。3.其他采购档案的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般为[X]年。（二）保管场所1.采购人应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对采购档案进行检查和清点，确保档案资料的安全和完整。2.对于破损、褪色、变质的档案资料，应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案资料丢失、损坏或泄露。五、采购档案的利用（一）利用范围1.本制度规定的采购档案利用范围包括：采购人内部查阅、审计部门审计、纪检监察部门监督检查、司法机关调查取证等。2.其他单位或个人因工作需要查阅采购档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.内部查阅：采购人内部工作人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案保管场所查阅。2.外部查阅：审计部门审计、纪检监察部门监督检查、司法机关调查取证等需要查阅采购档案的，应出具相关单位的正式介绍信，并填写《采购档案查阅申请表》，经采购人档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，并做好查阅记录。3.借阅：因工作需要借阅采购档案的，应填写《采购档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、伪造、损毁档案资料。六、采购档案的销毁（一）销毁条件1.采购档案保管期满，且已无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.采购档案在保管期限内，因特殊原因需要提前销毁的，应经采购人档案管理部门负责人和同级档案管理部门批准。（二）销毁程序1.采购人档案管理部门应定期对保管期满的采购档案进行清理，编制《采购档案销毁清册》，注明档案资料的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《采购档案销毁清册》经采购人档案管理部门负责人审核签字后，报同级档案管理部门审批。3.经批准销毁的采购档案，应在档案管理部门指定的地点，由专人负责监督销毁。销毁过程中，应确保档案资料彻底销毁，无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在《采购档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告采购人档案管理部门。七、监督与检查（一）监督检查主体1.采购人应建立健全采购档案管理制度，加强对采购档案管理工作的监督检查，确保制度的有效执行。2.同级档案管理部门应定期对采购人采购档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。3.财政部门应将采购档案管理工作纳入政府采购监督检查范围，对违反本制度规定的行为依法进行处理。（二）监督检查内容1.采购档案管理制度的建立和执行情况。2.采购档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作是否符合本制度规定。3.采购档案管理人员的配备和业务培训情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，采购人应及时