中层干部档案室管理制度

PAGE中层干部档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司中层干部档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司中层干部档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司中层干部档案室对中层干部档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映中层干部的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.服务性原则：充分发挥档案的作用，为公司的干部选拔任用、考核评价、培训发展等工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善中层干部档案室管理制度，并组织实施。2.集中管理中层干部档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作。3.建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行安全检查，确保档案的安全与完整。5.积极开展档案编研工作，为公司提供有价值的参考资料。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订等。3.做好档案的保管工作，确保档案存放有序、安全无损。4.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，及时登记和催还档案。5.对档案管理工作中发现的问题及时报告，并提出改进建议。（三）中层干部所在部门职责1.负责本部门中层干部档案材料的收集、整理和移交工作。2.督促本部门中层干部及时更新档案材料，确保档案内容的时效性和准确性。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等相关工作。三、档案收集（一）收集范围1.履历材料：包括干部任免审批表、履历表、简历等。2.自传材料：个人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：年度考核登记表、任职期满考核材料、考察材料等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表等。5.政审材料：政治历史情况审查表、入党入团志愿书等。6.党团材料：入党申请书、转正申请书、思想汇报等。7.奖励材料：各类奖励证书、表彰决定等。8.处分材料：处分决定、违纪情况说明等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免通知、出国（境）审批表等。10.其他可供组织参考的材料：个人工作总结、述职报告、调研报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保材料的及时、完整。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范。3.对不符合要求的档案材料，应及时退回原部门或个人进行补充、修正。（三）收集时间1.在中层干部职务变动、年度考核结束、奖惩决定下达等重要事项发生后，相关部门应及时将档案材料移交档案室。2.每年[具体时间]，各部门应对本部门中层干部档案材料进行全面清查，将新增材料及时移交档案室。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.区分不同类别和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的基本要求。（二）整理方法1.分类：按照档案内容的性质和特点，将中层干部档案分为履历类、自传类、鉴定考核考察类、学历学位培训类、政审类、党团类、奖励类、处分类、工资任免出国（境）类等十大类。2.编号：对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订：将每份档案材料按照一定顺序排列，采用线装或胶装的方式进行装订，确保材料牢固、整齐。4.编目：编制档案目录，包括档案号、姓名、类别、题名、日期、页数等信息，便于查阅和检索。（三）整理流程1.接收档案材料后，档案管理人员对材料进行初步审核，检查材料的完整性和准确性。2.按照分类标准对档案材料进行分类，确定每份材料的类别和编号。3.对档案材料进行排序、装订，确保材料的顺序和排列符合要求。4.编制档案目录，将目录录入档案管理系统。5.将整理好的档案存入档案柜，并建立档案存放索引。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、空调、除湿机、防虫药等。2.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、整齐，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。（二）保管方式1.档案应按照类别和保管期限进行分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量与档案目录一致。（三）保管期限中层干部档案的保管期限分为永久、长期和短期。具体划分如下：1.永久保管的档案：反映中层干部基本情况、政治历史、重大业绩、重要奖惩等具有长远查考利用价值的档案材料。2.长期保管的档案：保管期限为[具体年限]，主要是中层干部在一定时期内具有查考利用价值的档案材料。3.短期保管的档案：保管期限为[具体年限]，主要是中层干部在短期内具有查考利用价值的档案材料。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关部门负责人等组成。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行综合评估，提出鉴定意见。4.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定后，按照规定进行销毁或继续保存。（五）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁清册应经档案鉴定小组审核签字，并报公司领导批准。4.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。六、档案查阅（一）查阅范围1.公司内部因干部选拔任用、考核评价、培训发展等工作需要查阅中层干部档案的。2.根据国家法律法规和有关规定，需要查阅中层干部档案的其他单位或个人。（二）查阅手续1.查阅中层干部档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。3.档案室对查阅申请进行审核，批准后开具《档案查阅介绍信》。4.查阅人员凭《档案查阅介绍信》到档案室查阅档案，查阅时应在档案管理人员的监督下进行。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.查阅人员不得擅自将档案带出档案室，如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量。七、档案借阅（一）借阅范围1.公司内部因特殊工作需要借阅中层干部档案的。2.外单位因工作需要，经公司领导批准借阅中层干部档案的。（二）借阅手续1.借阅中层干部档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅时间、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。3.档案室对借阅申请进行审核，批准后开具《档案借阅证》。4.借阅人员凭《档案借阅证》到档案室借阅档案，借阅时应在档案管理人员的监督下办理借阅手续。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。2.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时报告并追究借阅人员的责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立中层干部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将整理好的档案信息录入档案管理信息系统，确保信息的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。3.对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护措施，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期对档案管理信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.对涉及档案管理信息系统的操作人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。九、监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立中层干部档案室监督检查机制，定期对档案室的管理工作进行检查和评估。2.档案室应定期对自身工作进行自查，及时发现问题并加以整改。（二）违规处