局机关财务档案管理制度

PAGE局机关财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强局机关财务档案管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于局机关各部门以及所属单位的财务档案管理工作。（三）定义本制度所称财务档案，是指局机关在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务工作相关的其他文件、资料、图表等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。财务档案管理工作在局领导的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督指导。2.完整准确原则。财务档案应全面、系统地反映局机关财务活动的全过程，确保档案内容真实、准确、完整。3.安全保密原则。采取有效措施，确保财务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于财务档案的查阅、检索和利用。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等各种外来和自制的原始凭证。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的记账凭证，应注明附件张数、会计分录、摘要等内容。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目设置的总分类账，记录各项经济业务的总括情况。2.明细账：按照明细科目设置的分类账，详细记录各项经济业务的明细情况。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.辅助账：如固定资产明细账、往来账款明细账等，用于对特定经济业务进行详细核算。（三）财务报告1.月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映月度财务状况和经营成果。2.年度财务报告：除包含月度财务报告的内容外，还应包括财务情况说明书、审计报告等，全面反映年度财务状况和经营成果。（四）其他财务资料1.财务预算、决算资料：包括年度财务预算编制报告、预算执行情况分析报告、年度决算报告等。2.财务审计资料：包括内部审计报告、外部审计报告、审计决定书等。3.财务制度、办法：包括财务管理制度、会计核算办法、财务审批制度等。4.财务工作文件：如财务工作计划、总结、请示、批复等。5.其他与财务工作相关的资料：如经济合同、协议、财务报表附注等。（五）归档要求1.财务档案应按照分类标准进行整理，确保档案的系统性和完整性。2.会计凭证应按月装订成册，每册厚度应适中，一般不超过2厘米。装订时应加具封面、封底，注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.会计账簿应在年度终了后，按照规定的格式和要求进行整理、装订，并加具封面、封底，注明账簿名称、年度、账簿页数等内容。4.财务报告应按照年度进行整理，装订成册，并加具封面、封底，注明报告名称、年度、报告期等内容。5.其他财务资料应按照类别进行整理，分别装订成册或装盒，并注明资料名称、年度、保管期限等内容。6.归档的财务档案应编制目录，以便于查阅和检索。目录应包括档案名称、年度、保管期限、存放位置等内容。三、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年；年度财务报告永久保管。4.其他财务资料：财务预算、决算资料保管期限为10年；财务审计资料、财务制度、办法等保管期限为30年；财务工作文件等根据实际情况确定保管期限。（二）保管地点1.财务档案应存放在专门的档案室或档案柜中，确保存放地点安全、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。（三）保管要求1.财务档案应按照保管期限分类存放，并建立档案索引，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，确保档案的完整、准确和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。3.财务档案的保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。未经鉴定和批准，不得擅自销毁财务档案。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本局内部人员查阅财务档案，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.外单位人员查阅财务档案，应持有单位介绍信，并经局领导批准。查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行查阅，查阅内容仅限于与本单位相关的财务档案，不得查阅涉及本局机密的财务档案。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等内容，并经批准后交档案管理人员。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的财务档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.本局内部人员借阅财务档案，应经财务部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过10个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。2.外单位人员借阅财务档案，应持有单位介绍信，并经局领导批准。借阅期限一般不得超过7个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。借阅人员应出具借条，并注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等内容，并经批准后交档案管理人员。2.档案管理人员根据借阅申请表，提供相应的财务档案，并与借阅人员办理交接手续。借阅人员应在借条上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案，并在《财务档案借阅登记表》上签字确认。档案管理人员应检查归还的档案是否完整、无损，如有问题应及时处理。五、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满且确无保存价值的财务档案。2.因自然灾害、意外事故等原因导致损坏无法修复且无保存价值的财务档案。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期限届满的财务档案进行清理，提出销毁意见，并编制《财务档案销毁清册》。《财务档案销毁清册》应包括档案名称、年度、保管期限、档案编号、应销毁数量等内容。2.《财务档案销毁清册》经财务部门负责人审核后，报局领导批准。3.销毁财务档案时，应指定专人负责监销。监销人员应认真核对《财务档案销毁清册》与实际销毁的档案是否一致，确保销毁工作的真实性和准确性。4.销毁完毕后，表示销毁的财务档案应在《财务档案销毁清册》上签字确认，并将《财务档案销毁清册》永久保存。（三）特殊情况处理对于涉及未了事项或法律纠纷的财务档案，不得销毁，应单独抽出立卷，直至事项完结或法律纠纷解决后，再按照规定的程序进行销毁。六、财务档案管理的监督与检查（一）监督检查部门局机关档案管理部门负责对财务档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对财务档案的保管、查阅、借阅、销毁等情况进行检查。（二）监督检查内容1.财务档案管理制度的执行情况。2.财务档案的整理、归档、保管情况。3.财务档案的查阅、借阅、销毁手续是否齐全。4.财务档案管理人员的职责履行情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时提出整改意