城建档案审核制度细则全文

PAGE城建档案审核制度细则全文一、总则（一）目的为加强城建档案管理，确保城建档案的真实性、完整性、准确性和系统性，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本审核制度细则。（二）适用范围本细则适用于本公司/组织负责收集、整理、保管、利用的各类城建档案的审核工作。包括城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的文件材料。（三）基本原则1.依法审核原则：严格按照国家法律法规和行业标准进行审核，确保审核工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，不受任何单位和个人的干扰，客观公正地对城建档案进行审核。3.全面审核原则：对城建档案的内容、形式、载体等进行全面审核，确保档案质量。4.及时审核原则：在规定时间内完成审核工作，不拖延，保证城建档案工作的顺利进行。二、审核机构与人员（一）审核机构设立专门的城建档案审核小组，负责对本公司/组织的城建档案进行审核。审核小组由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门专业人员等。（二）审核人员职责1.组长职责全面负责审核小组的工作，制定审核计划和方案。组织协调审核工作，对审核过程中出现的问题及时进行决策。审核审核报告，对审核结果负责。2.档案管理人员职责负责收集、整理待审核的城建档案，确保档案齐全、完整。协助审核小组开展审核工作，提供相关档案资料和信息。对审核意见进行记录和整理，跟踪整改情况。3.相关业务部门专业人员职责根据本部门业务特点和专业知识，对城建档案中涉及的专业内容进行审核。提供专业技术支持和咨询，确保审核工作的专业性和准确性。配合审核小组完成审核任务，对审核意见提出反馈和建议。三、审核内容（一）文件材料的完整性1.检查城建档案是否涵盖城市规划、建设、管理活动的各个环节，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。2.核对每份文件材料的完整性，是否有缺页、漏项、破损等情况。3.审查文件材料之间的关联性，确保档案能够全面反映项目的建设过程和实际情况。（二）文件材料的准确性1.核实文件材料中的数据、文字表述是否准确无误，与实际情况相符。2.检查图纸、图表等的比例尺、坐标系统、标注等是否准确，与设计文件和实际施工情况一致。3.审查文件材料的签字、盖章等手续是否齐全、规范，签字人是否具备相应的资格和权限。（三）文件材料的规范性1.检查文件材料的格式是否符合国家和行业标准，如纸张大小、字体、排版等。2.审查文件材料的编号、分类、装订等是否规范，便于查阅和管理。3.核对文件材料的载体是否符合要求，如纸质档案是否清晰、耐久性好，电子档案是否格式正确、存储安全等。（四）文件材料的真实性1.通过查阅原始资料、实地核实、与相关人员核对等方式，验证文件材料的真实性。2.审查文件材料是否存在伪造、篡改等情况，确保档案内容真实可靠。3.对重要文件材料，必要时可进行司法鉴定，以确定其真实性。四、审核流程（一）档案整理与提交1.项目完成后，相关业务部门负责将本部门在项目过程中形成的文件材料进行收集、整理，并移交至档案管理部门。2.档案管理部门按照城建档案分类标准对接收的文件材料进行分类、编号、装订，形成待审核的城建档案卷宗。3.档案管理部门填写《城建档案审核申请表》，详细说明档案的项目名称、形成时间、内容简介等信息，提交至审核小组。（二）审核准备1.审核小组组长根据提交的审核申请表，制定审核计划，明确审核人员分工、审核时间安排等。2.审核人员根据审核计划，熟悉待审核档案的相关业务知识和背景资料，准备审核所需的工具和材料。（三）初步审核1.审核人员按照审核内容要求，对城建档案进行初步审核，填写《城建档案初步审核记录》。2.初步审核主要采用查阅档案、核对清单等方式，重点检查档案的完整性和规范性。3.对于初步审核中发现的问题，审核人员及时记录，并与档案管理部门沟通，要求其补充或完善相关文件材料。（四）详细审核1.在初步审核的基础上，审核人员对档案中的关键内容和重要文件进行详细审核，深入检查档案的准确性和真实性。2.详细审核可采用实地考察、数据比对、专家咨询等方式，确保审核结果的可靠性。3.审核人员根据详细审核情况，填写《城建档案详细审核记录》，对发现的问题进行详细描述，并提出审核意见。（五）审核报告1.审核小组组长根据审核人员的审核记录，汇总审核情况，撰写《城建档案审核报告》。2.《城建档案审核报告》应包括审核基本情况、审核发现的问题、审核意见和建议等内容。3.审核报告经审核小组组长签字后，提交至档案管理部门和相关业务部门。（六）整改反馈1.档案管理部门根据审核报告，组织相关业务部门对审核意见进行整改。2.整改完成后，相关业务部门将整改情况书面反馈至档案管理部门，档案管理部门核实后提交至审核小组进行复查。3.审核小组对整改情况进行复查，如整改符合要求，则审核通过；如仍存在问题，则继续整改，直至审核通过。五、审核标准与依据（一）国家法律法规1.《中华人民共和国档案法》2.《中华人民共和国城乡规划法》3.《建设工程质量管理条例》4.《城市建设档案管理规定》（二）行业标准规范1.《城建档案著录规范》（GB/T50323）2.《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）3.《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）4.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）（三）本公司/组织内部规定1.《城建档案管理制度》2.《项目文件材料归档要求》六、审核记录与档案管理（一）审核记录1.审核人员应认真填写《城建档案初步审核记录》和《城建档案详细审核记录》，记录审核过程中发现的问题、审核意见和建议等。2.审核记录应字迹清晰、内容完整、准确无误，并存档保管，以备查阅。3.审核记录作为城建档案审核工作的重要资料，应按照档案管理规定进行整理和归档，保存期限与城建档案相同。（二）档案管理1.经审核通过的城建档案，档案管理部门应按照规定进行整理、编目、上架，妥善保管。2.建立城建档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续，确保档案的安全和完整。3.定期对城建档案进行检查和维护，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，保证档案的可读性和耐久性。七、监督与考核（一）监督机制1.建立内部监督机制，定期对城建档案审核工作进行检查，确保审核工作严格按照制度细则执行。2.接受上级主管部门和相关部门的监督检查，并积极配合，及时整改存在的问题。3.设立举报电话和邮箱，接受社会公众对城建档案审核工作的监督和举报，对举报内容及时进行调查处理。（二）考核办法1.制定城建档案审核工作考核办法，对审核小组和审核人员的工作进行考核评价。2.考核内容包括审核工作质量、审核效