县档案馆办公室制度规范

PAGE县档案馆办公室制度规范一、总则（一）目的为加强县档案馆办公室的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作有序、高效运行，依据国家相关法律法规以及档案管理行业标准，结合本馆实际情况，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于县档案馆办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规以及档案管理的相关行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则优化工作流程，提高工作效率，注重工作实效，以满足档案管理和服务的实际需求。3.分工协作原则明确各岗位职责，加强分工协作，形成工作合力，共同推进办公室各项工作顺利开展。4.服务至上原则以服务档案利用者和馆内其他部门为宗旨，不断提升服务质量和水平。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与馆内其他部门之间的工作关系，确保各项工作衔接顺畅。3.负责办公室人员的工作安排、考核评价以及培训发展等工作。4.审核重要文件、报告等材料，对办公室工作中的重大事项进行决策。5.代表办公室与外部相关单位进行沟通协调，维护良好的外部工作环境。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的完整与安全。2.按照档案管理的相关标准和规范，对档案进行分类、编号、编目等操作，建立科学合理的档案检索体系。3.负责档案库房的日常管理，做好温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮等工作。4.为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理相关手续，并做好记录。5.参与档案信息化建设，协助进行档案数据的录入、存储和维护等工作。（三）文件收发员职责1.负责各类文件、信件、资料等的收发、登记、传递和保管工作。2.对收到的文件进行初步审核，及时分送相关领导和部门，并跟踪文件办理情况。3.做好文件的传阅记录，确保文件传阅的及时性和准确性。4.负责文件的清退、销毁等工作，按照规定程序进行操作，并做好相关记录。（四）信息资料员职责1.收集、整理、分析与档案工作相关的各类信息资料，为档案管理和决策提供参考依据。2.负责办公室信息系统的维护和管理，及时更新和发布档案工作动态、政策法规等信息。3.协助撰写办公室的工作总结、汇报材料等文字材料，提高文字表达水平。4.参与档案编研工作，挖掘档案价值，编写各类档案编研资料。（五）后勤保障员职责1.负责办公室办公用品、设备的采购、保管和发放工作，确保办公物资的充足供应。2.做好办公室的环境卫生维护工作，定期进行清洁消毒，营造良好的办公环境。3.负责办公室设备的日常维护和保养，及时报修故障设备，保障设备正常运行。4.协助安排办公室的会议、活动等后勤保障工作，确保活动顺利进行。三、工作流程（一）档案收集流程1.馆内各部门形成的文件材料，由部门兼职档案员负责收集整理，定期移交至办公室档案管理人员。2.对于接收的外部文件、资料等，文件收发员应及时登记，并根据内容分送相关人员或部门，同时告知档案管理人员进行收集归档。3.档案管理人员对收集到的档案材料进行初步审核，检查其完整性和准确性，对于不符合要求的材料，及时与相关部门或人员沟通补充完善。（二）档案整理流程1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的题名、日期、编号等信息，方便检索利用。4.将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标注相关信息，然后上架存放。（三）档案借阅流程1.档案利用者填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至办公室档案管理人员。3.档案管理人员对申请表进行审核，符合借阅规定的，办理借阅手续，向利用者发放档案，并登记借阅时间、归还时间等信息。4.利用者应在规定期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如无损坏、遗失等情况，办理归还手续。（四）文件收发流程1.收到文件后，文件收发员首先进行登记，记录文件的名称、文号、来文单位、日期等信息。2.对文件进行初步审核，判断文件的性质和处理要求，对于重要文件及时送办公室主任阅批。3.根据领导批示或文件内容，将文件分送相关部门或人员，并跟踪文件办理情况，做好文件传阅记录。4.文件办理完毕后，按照规定进行归档或清退、销毁等处理，并做好相应记录。（五）会议组织流程1.确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前发布会议通知。2.后勤保障员负责会议场地的布置，包括桌椅摆放、音响设备调试、资料准备等工作。3.会议期间，做好会议记录，记录会议讨论内容、决议等信息。4.会议结束后，及时整理会议资料，归档保存，并根据会议决议跟进相关工作落实情况。四、档案管理规范（一）档案分类标准依据档案的形成来源、内容、时间等因素，采用年度机构保管期限分类法进行分类。即先按年度将档案分为若干类别，再在每个年度内按机构分类，最后按保管期限分为永久、长期、短期三类。（二）档案编号规则档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+案卷顺序号”的格式。例如，2023年某部门形成的永久档案，编号为202301Y001，其中“2023”为年度，“01”为机构代码，“Y”为永久保管期限代码，“001”为案卷顺序号。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案凡是反映本馆主要职能活动和历史面貌的，对本馆、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案保管期限为16年至50年的档案，主要是在一定时期内对本馆工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案保管期限为短期保管的档案，主要是在较短时间内对本馆工作有查考利用价值的档案。（四）档案库房管理要求1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案架排列应整齐有序，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不得混放。3.库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防有害气体等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。4.严格限制非库房管理人员进入库房，确需进入的，应办理相关手续，并在库房管理人员的陪同下进行。（五）档案信息化管理1.建立档案信息化管理系统，将档案目录和全文数据录入系统，实现档案信息的数字化存储和检索。2.加强档案信息化安全管理，设置用户权限，对档案数据进行加密处理，防止数据泄露和丢失。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和兼容性，提高档案信息化管理水平。五、文件管理规范（一）文件起草与审核1.以办公室名义起草的文件，由相关岗位人员负责起草，起草过程中应确保内容准确、表述清晰、格式规范。2.文件起草完成后，先由起草人进行自我审核，然后提交办公室主任审核。办公室主任对文件的内容、政策依据、文字表述等进行全面审核，提出修改意见。3.涉及重要事项、政策法规等的文件，需经馆领导审核把关后，方可印发。（二）文件印发与存档1.文件审核通过后，按照规定的格式进行排版，交由文件收发员进行编号、登记。2.根据文件的印发范围，通过机要交换、电子邮件、专人送达等方式进行印发，并做好文件发放记录。3.文件印发后，文件收发员负责将文件的纸质版和电子版进行存档，确保文件的完整保存。（三）文件保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件进行保密管理。2.确定文件的密级，按照密级要求进行保管和传递，限制知悉范围。3.对文件的起草、审核、印发、存档等环节，采取相应的保密措施，防止文件泄露。六、信息管理规范（一）信息收集与整理1.信息资料员应广泛收集与档案工作相关的各类信息，包括政策法规、行业动态、学术研究成果、馆内工作进展等。2.对收集到的数据进行整理，筛选出有价值的信息，进行分类、归纳和分析，形成条理清晰的信息资料。（二）信息发布与共享1.利用办公室信息系统、馆内公告栏等渠道，及时发布档案工作动态、政策法规解读、业务知识培训等信息，方便全体工作人员查阅和学习。2.建立信息共享机制，对于涉及多个部门的信息，及时进行沟通和共享，确保信息的一致性和准确性。（三）信息安全管理1.加强信息安全意识教育，提高全体工作人员的信息安全防范能力。2.对办公室信息系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵。3.定期对信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复发现的安全问题，确保信息系统的安全稳定运行。七、后勤管理规范（一）办公用品管理1.制定办公用品采购计划，根据实际需求合理采购办公用品，避免浪费。2.建立办公用品领用制度，工作人员领用办公用品时，应填写领用申请表，经批准后到指定地点领取。3.定期对办公用品进行盘点，核对库存数量，确保账实相符。对于损坏、过期等不再使用的办公用品，及时进行清理和报废处理。（二）设备管理1.建立办公室设备台账，详细记录设备的名称、型号、购置时间、使用部门、维护情况等信息。2.制定设备维护保养计划，定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行。对于设备故障，及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。3.设备更新或报废时，按照规定程序进行审批，办理相关手续，并及时调整设备台账。（三）环境卫生管理1.明确办公室环境卫生责任区域，各岗位人员负责本区域的环境卫生维护工作。2.定期进行办公室环境卫生大扫除，保持桌面、地面、门窗等清洁卫生。3.做好垃圾分类处理工作，保持办公环境整洁有序。八、人员培训与考核（一）人员培训1.制定年度培训计划，根据办公室人员的岗位需求和业务发展情况，确定培训内容和方式。2.培训内容包括档案管理业务知识、法律法规、办公软件操作、沟通技巧等方面。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、实地考察等多种形式，提高培训效果。4.鼓励工作人员积极参加各类培训活动，对培训表现优秀的人员给予表彰和奖励。（二）人员考核1.建立科学合理的人员考核评价体系，对办公室工作人员的德、能、勤、绩、廉等方面进行全面考核。2.考核方式包括日常考核、年度考核等，日常考核主要记录工作人员的日常工作表现，年度考核在日常考核的基础上，结合个人工作总结、民主