厚德路社区档案管理制度

PAGE厚德路社区档案管理制度一、总则（一）目的为加强厚德路社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厚德路社区居委会及所属各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案是指厚德路社区在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：社区档案由社区综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映社区各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理社区工作中形成的各类档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家有关档案管理的规范和标准，确保档案管理工作的规范化和科学化。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及社区机密、个人隐私等档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善社区档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理社区各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收和征集工作，确保档案的齐全完整。4.建立档案检索系统，编制各类档案目录和检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案统计工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高社区工作人员的档案意识和业务水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的及时归档。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏或泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括社区党组织建设、党员管理、思想政治工作、精神文明建设等方面的文件材料。2.社区建设类：涉及社区规划、基础设施建设、环境卫生、社区服务等工作的文件资料。3.民政工作类：如低保、特困人员供养、优抚安置、婚姻登记、老龄工作等方面的档案。4.劳动保障类：就业创业、社会保险、劳动维权等相关文件材料。5.人口与计划生育类：人口信息统计、计划生育政策落实、服务管理等方面的档案。6.社会治安综合治理类：治安防范、矛盾纠纷调解、社区矫正、禁毒防艾等工作的文件资料。7.其他工作类：包括社区开展的各类活动、会议记录、工作计划与总结、上级部门下发的与社区工作相关的文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.在工作活动中形成的各类文件材料，应及时整理归档，不得积压或散失。3.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得擅自涂改、销毁或伪造。4.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为党群工作、社区建设、民政工作、劳动保障、人口与计划生育、社会治安综合治理等类别，并在各大类下进一步细分小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。编号可采用年度类别顺序号的方式，如“2023民政001”表示2023年民政工作类的第1份档案。3.装订：对纸张较多、较厚或零散的文件材料进行装订，使其整齐美观，便于保管。装订时应注意保持文件的原有顺序，不得遗漏或颠倒。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索档案信息。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，确保档案的安全保管。2.库房应具备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、档案密集架等，以满足档案保管的要求。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保工作流程顺畅，互不干扰。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案密集架上，便于查找和管理。2.对于特殊载体的档案，如照片、录音带、录像带、光盘等，应单独存放，并采取相应的保护措施，防止损坏。3.建立档案存放位置索引，标明每类档案在库房中的具体存放位置，方便快速查找档案。（三）库房管理1.严格控制库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.定期对库房进行清洁和消毒，清除灰尘、杂物和害虫，防止档案受到污染和损坏。3.加强库房的安全保卫工作，配备必要的防盗、防火、防潮等设施设备，并定期进行检查和维护，确保库房安全。4.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映社区重大历史事件、重要工作成果、具有长远利用价值的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要是社区一般性工作中形成的重要文件材料。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要是社区日常工作中形成的一般性文件材料。5.各部门应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限，并在档案整理时予以注明。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本社区工作人员因工作需要查阅档案的，可在综合档案室进行查阅。2.外单位因工作需要查阅本社区档案的，须持单位介绍信，经社区领导批准后，方可查阅。3.涉及个人隐私或机密的档案，查阅时应严格按照保密规定进行，未经授权不得擅自查阅或泄露档案内容。（二）查阅程序1.查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途等信息。2.档案管理人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、页数等信息。4.查阅完毕后，查阅人员应将档案及时归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）利用服务1.综合档案室应积极为社区工作人员和外单位提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供档案信息。2.对于涉及社区重要工作决策、历史研究、解决纠纷等方面的档案利用需求较高的情况，档案管理人员应主动协助查阅人员进行档案检索和整理，提供必要的参考资料和咨询服务。3.鼓励社区工作人员和居民通过档案了解社区的发展历程和工作成果，增强对社区的认同感和归属感。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.依据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行科学合理的鉴定。3.鉴定工作应遵循严格的程序和标准，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由社区领导、综合档案室负责人和相关部门的档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的价值和保管期限是否合理。2.结合社区工作实际，判断档案是否仍具有现实利用价值。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经社区领导批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应确保档案信息彻底销毁，防止档案流失或泄露。4.销毁完毕后，档案管理人员和监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况记录在案。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，如《档案收进登记表》《档案移出登记表》《档案利用情况统计表》等，并及时上报社区领导和上级档案管理部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报瞒报。通过档案统计工作，及时掌握档案管理工作的动态，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.按照国家有关档案移交的规定，定期将社区档案