教师周转房档案管理制度

PAGE教师周转房档案管理制度一、总则（一）目的为加强教师周转房档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为教师周转房的规划、建设、分配、使用、管理等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位教师周转房档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、统计、鉴定和销毁等工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：教师周转房档案由本单位档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映教师周转房的实际情况，不得弄虚作假。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为相关工作提供便捷的服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定教师周转房档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.集中统一管理教师周转房档案，对档案进行收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.定期对档案进行统计、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.对本单位各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）档案形成部门职责1.负责本部门教师周转房相关文件材料的收集、整理和归档工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门形成的档案真实、准确、完整。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，及时为利用者提供档案服务。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参加档案业务培训，提高自身业务素质和管理水平。三、档案收集（一）收集范围1.教师周转房规划、建设相关文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、规划设计方案、施工图纸、工程预算等。2.教师周转房分配方案、分配名单、入住协议等。3.教师周转房使用过程中的相关文件，如维修记录、水电费缴纳记录、房屋检查记录等。4.教师周转房管理工作中形成的各类文件，如管理制度、工作通知、会议纪要等。5.与教师周转房相关的其他文件材料，如教师反馈意见、投诉处理记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门教师周转房文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的可读性和完整性。4.各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的教师周转房文件材料整理后移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准教师周转房档案按照以下类别进行分类：1.规划建设类：包括项目规划、设计、施工等方面的文件。2.分配管理类：包括分配方案、入住协议、管理规定等文件。3.使用维护类：包括房屋维修、水电管理、安全检查等文件。4.其他类：包括教师反馈、投诉处理等文件。（二）整理方法1.按照分类标准对收集到的文件材料进行分类。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对文件材料进行装订、编目，编制档案目录。4.将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。2.将审核通过的档案按照类别和年度顺序排列，装入档案柜。3.在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录。4.编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。（二）归档要求1.归档的档案应齐全、完整，分类准确，编号规范。2.档案应按照规定的保管期限进行归档，不得随意延长或缩短保管期限。3.归档的档案应妥善保管，防止档案损坏、丢失。六、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限教师周转房档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：包括教师周转房规划、建设的重要文件，如项目立项批复、可行性研究报告等。2.长期保管的档案：保管期限为[具体年限]，包括教师周转房分配方案部分、入住协议、房屋维修记录等。3.短期保管的档案：保管期限为[具体年限]，包括教师周转房水电费缴纳记录、房屋检查记录等。（三）保管措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。七、档案查阅（一）查阅范围本单位内部人员因工作需要可查阅教师周转房档案。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，审核通过后安排查阅。4.查阅人员在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。5.查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅要求1.查阅人员应严格遵守档案查阅制度，爱护档案，不得损坏、涂改、丢失档案。2.查阅涉及机密的档案，应按照国家有关保密规定办理审批手续。八、档案借阅（一）借阅范围因特殊情况需要借阅教师周转房档案的，经档案管理部门负责人批准后可办理借阅手续。（二）借阅流程1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。3.档案管理人员对借阅的档案进行清点、登记，并向借阅人员发放档案。4.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅人员应严格遵守档案借阅期限，逾期未还的，档案管理部门应及时催还。3.借阅涉及机密的档案，应按照国家有关保密规定办理审批手续，并采取必要的保密措施。九、档案统计（一）统计内容1.教师周转房档案的数量、种类、保管期限等情况。2.档案的查阅、借阅情况，包括查阅、借阅的时间、人员、内容等。3.档案的利用效果，如为工作提供的支持和帮助等。（二）统计方法1.档案管理人员定期对档案进行统计，填写《档案统计报表》。2.《档案统计报表》应准确、及时地反映档案管理工作的实际情况。3.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。十、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对保管期限已满的档案，经鉴定小组审核后，确定是否需要继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审核，提出鉴定意见。3.根据鉴定意见，对档案进行相应的处理，如销毁、延长保管期限等。十一、档案销毁（一）销毁范围经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。