工程档案管理制度及职责

PAGE工程档案管理制度及职责一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）定义1.工程档案：指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理后交档案部门保存的过程。3.保管期限：根据工程档案的重要性和保存价值确定的档案保存时间，分为永久、长期（30年）、短期（10年）。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，并监督执行。2.指定专人负责工程档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、借阅、利用等。3.定期对工程档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。4.组织开展工程档案业务培训，提高相关人员的档案管理意识和技能。5.参与工程项目的竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审核。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.督促项目各参建单位及时整理各自形成的工程档案，并按要求移交。3.配合档案管理部门做好工程档案的归档、保管和利用工作。4.在项目建设过程中，负责对工程档案的形成、积累和整理情况进行监督检查。（三）项目参建单位职责1.各参建单位应建立健全本单位的工程档案管理体系，明确专人负责档案管理工作。2.按照合同要求和相关标准规范，负责收集、整理、归档本单位在工程建设过程中形成的各类档案资料，并确保档案的质量。3.在工程竣工验收前，将整理好的工程档案向项目建设部门移交，同时协助做好档案的审核工作。4.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，积极配合做好工程档案的各项管理工作。三、工程档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.规划设计文件，如规划许可证、设计图纸、设计变更通知等。3.施工过程文件，涵盖施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.其他与工程建设相关的文件，如会议纪要、来往函件、声像资料等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确档案收集责任人，及时收集各自工作范围内产生的工程档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案资料应真实反映工程建设实际情况，内容准确、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于重要的文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.分类整理：按照工程建设程序和档案内容的性质，将工程档案分为工程前期文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行整理。2.组卷要求：同一类别的文件应按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行排列，组成案卷。案卷内文件应保持有机联系，厚度一般不超过40mm，特殊情况除外。3.编号标识：对每卷档案进行编号，并编制卷内文件目录，注明文件题名、日期、页号等信息，便于查找和管理。（四）整理方法1.文字材料：应逐页编号，页号编写在有书写内容的页面右下角，背面页号编写在左下角。2.图纸：应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。图纸应折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。3.声像资料：应注明拍摄或录制的时间、地点、内容等信息，并进行分类整理。四、工程档案的归档与保管（一）归档程序1.项目参建单位在工程档案整理完毕后向项目建设部门移交，项目建设部门对接收的档案进行审核，审核合格后向档案管理部门移交。2.档案管理部门对移交的工程档案进行再次审核，审核通过后办理归档手续。归档时，应填写《工程档案归档登记表》，注明档案名称、数量、保管期限等信息。（二）保管期限划分1.永久保存：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的工程档案，如重大工程项目的立项文件、竣工验收文件等，应永久保存。2.长期保存：对公司工程建设、运营管理有重要参考价值，保存期限在30年左右的档案，如重要工程的施工文件、监理文件等，应长期保存。3.短期保存：对公司工程建设、运营管理有一定参考价值，保存期限为10年左右的档案，如一般性工程的相关文件等，应短期保存。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保电子档案的可读性和完整性。五、工程档案的借阅与利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅工程档案的，应填写《工程档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，办理借阅手续。借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并告知借阅人应遵守的保密规定和爱护档案的要求。4.借阅人不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容，如需摘录或复印档案，应经档案管理部门同意，并注明出处。（二）利用方式1.档案管理部门应积极为公司各部门提供工程档案的查阅服务，根据利用需求，及时准确地提供相关档案资料。2.对于重要的工程档案利用需求，档案管理部门应组织相关人员进行研究分析，提供针对性的咨询和建议，为公司决策提供支持。3.鼓励公司员工通过档案管理系统查询工程档案信息，提高档案利用效率。档案管理部门应定期对档案管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。六、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的工程档案进行鉴定，确保档案的保存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，既要保证档案的完整性，又要避免不必要的保存。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、项目建设部门及相关专业技术人员组成的工程档案鉴定小组，负责对工程档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否反映工程建设的真实情况，是否具有查考利用价值。2.根据档案的重要性、完整性、准确性等因素，判断档案的保管期限是否合理。3.检查档案是否存在重复、无效或已无保存必要的情况。（四）销毁程序1.鉴定小组对工程档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《工程档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.经批准销毁的工程档案，档案管理部门应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。3.销毁档案时，应在《工程档案销毁清册》上详细记录档案名称、数量、销毁时