人社局会计档案管理制度

PAGE人社局会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强人社局会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人社局机关及所属各事业单位的会计档案管理。（三）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案管理工作规范、有序进行。二、会计档案的定义与分类（一）定义会计档案是指人社局在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（二）分类1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的归档（一）归档要求1.各部门应按照规定定期将会计资料整理归档，确保资料的完整性和准确性。2.会计凭证应按编号顺序装订成册，加具封面、封底，注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。3.会计账簿应在年度终了后按时整理立卷，活页账应抽出空白页并撤掉账夹，按顺序编号装订成册。4.财务报告应按时间顺序整理，装订成册，并加盖单位公章。（二）归档时间1.会计凭证应在每月终了后[X]日内装订完毕，并在年度终了后[X]个月内归档。2.会计账簿应在年度终了后[X]日内整理立卷，并在年度终了后[X]个月内归档。3.财务报告应在年度终了后[X]日内编制完成，并在年度终了后[X]个月内归档。（三）归档流程1.会计人员对各类会计资料进行分类整理，编制目录清单。2.将整理好的会计资料移交至档案管理部门，双方办理交接手续。3.档案管理部门对接收的会计资料进行核对、登记，并按照规定进行存放保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为[X]年。2.会计账簿类保管期限为[X]年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管[X]年。3.财务报告类月度、季度财务报告保管期限为[X]年，年度财务报告永久保管。4.其他类银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为[X]年，纳税申报表保管期限为[X]年，会计档案移交清册保管期限为[X]年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管。（二）保管地点会计档案应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护措施。（三）保管要求1.档案管理部门应建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息。2.定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.严格限制非档案管理人员进入档案室，查阅会计档案应办理相关手续，并在档案管理人员的监督下进行。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本局内部人员因工作需要查阅会计档案的，应经本部门负责人批准，并填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等信息。2.外单位因工作需要查阅本局会计档案的，应持有单位介绍信，并经本局分管领导批准。查阅申请表应注明查阅单位、查阅人员、查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表后，交档案管理部门审核。2.档案管理部门根据审核意见，安排专人陪同查阅人员查阅会计档案，并提供必要的查阅设备和环境。3.查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换，如需复印或复制会计档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（三）借阅权限1.本局内部人员因工作需要借阅会计档案的，应经本部门负责人批准，并填写借阅申请表，注明借阅目的、内容、期限等信息。2.外单位因工作需要借阅本局会计档案的，应持有单位介绍信，并经本局分管领导批准。借阅申请表应注明借阅单位、借阅人员、借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。（四）借阅程序1.借阅人员填写借阅申请表后，交档案管理部门审核。2.档案管理部门根据审核意见，办理借阅手续，向借阅人员出具借条，并登记借阅档案的名称、数量、期限等信息。3.借阅人员应在规定期限内归还借阅的会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.档案管理部门应对归还的会计档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。（二）销毁程序1.会计档案销毁清册应包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.经本局负责人批准后，由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本局负责人。3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。4.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的收集与整理1.各部门应按照规定及时将电子会计资料移交至档案管理部门，确保电子会计档案的完整性和准确性。2.档案管理部门应对接收的电子会计档案进行分类整理，建立电子会计档案目录数据库，以便于查询和管理。（二）电子会计档案的存储与保管1.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份，确保数据的安全性和可靠性。2.存储电子会计档案的介质应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护措施。3.定期对电子会计档案进行检查和维护，确保存储介质的正常使用和数据的完整性。（三）电子会计档案的查阅与利用1.查阅电子会计档案应经档案管理部门批准，并在档案管理人员的监督下进行。查阅人员应使用专门的查阅设备，不得对电子会计档案进行修改、删除等操作。2.利用电子会计档案应遵守国家有关法律法规和本局的相关规定，确保电子会计档案的合法使用。八、会计档案管理的监督与检查（一）监督检查部门本局内部审计部门负责对会计档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案管理制度的执行情况。2.会计档案的归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节的工作情况。3.电子会计档案的信息化管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的会计档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对