档案馆图书资料保管制度

PAGE档案馆图书资料保管制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆图书资料的保管工作，确保图书资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥图书资料在公司/组织发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆内所有图书资料的保管管理工作，包括但不限于各类书籍、期刊、报纸、档案文件、电子资料等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保图书资料不受损坏、丢失、泄露，保障其物理安全和信息安全。2.科学管理原则：采用科学的保管方法和技术，提高保管效率和质量。3.方便利用原则：在确保安全的前提下，便于公司/组织内部人员查阅和使用图书资料。二、图书资料的收集与整理（一）收集渠道1.内部征集：各部门定期向档案馆提交本部门产生的具有保存价值的文件、资料、图书等。2.购买：根据公司/组织发展需要，有计划地采购各类相关图书资料。3.捐赠与交换：接收外部单位或个人的捐赠，并与相关机构进行资料交换。（二）整理要求1.分类标准：按照图书资料的学科、主题、年代、来源等进行分类，建立科学合理的分类体系。例如，可分为行政管理类、业务技术类、财务审计类、文化教育类等大类，大类下再细分若干小类。2.编号标识：为每一类图书资料赋予唯一的编号，并制作相应的标识牌，便于查找和管理。3.编目建册：对每一份图书资料进行详细编目，记录其名称、作者、出版信息、来源、入库时间等，并建立相应的目录册和电子数据库。三、图书资料的保管环境（一）库房选址与布局1.选址要求：选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为图书资料库房，避免靠近水源、火源和污染源。2.布局规划：库房内应合理划分存储区、整理区、查阅区等功能区域，确保各类区域之间互不干扰，便于图书资料的存放、整理和查阅。（二）温湿度控制1.温度范围：库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.监测设备：安装温湿度监测设备，实时监控库房温湿度变化情况，并定期记录。如温湿度超出规定范围，应及时采取相应的调节措施。（三）防火防盗1.消防设施：库房内应配备足够数量且有效的消防器材，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.防盗措施：安装防盗门窗、监控摄像头、门禁系统等安全防范设备，限制无关人员进入库房。加强对库房钥匙的管理，实行双人保管制度。（四）防虫防潮1.防虫措施：定期对库房进行全面检查，发现虫害及时采取物理或化学方法进行防治。可在库房内放置驱虫物品，如樟脑丸、薰衣草等。2.防潮措施：对易受潮的图书资料，应采取防潮包装，如使用密封袋、防潮纸等。库房地面可铺设防潮材料，防止地下水渗透。四、图书资料的存放与保管（一）存放方式1.上架存放：按照分类编号顺序，将图书资料整齐摆放在书架上，确保排列有序，便于查找。2.特殊存放：对于珍贵、易碎、易损的图书资料，应采取特殊的存放方式，如专柜存放、使用专门的保护设备等。（二）保管期限1.永久保管：对于涉及公司/组织核心机密、重要历史事件、长期有效的规章制度等图书资料，实行永久保管。2.定期保管：其他图书资料根据其重要程度和使用频率，确定不同的保管期限，一般可分为3年、5年、10年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可进行销毁处理。（三）盘点清查1.定期盘点：每年定期对图书资料进行全面盘点，核对实际数量与编目记录是否一致，检查图书资料的保管状况，如是否有损坏、丢失等情况。2.不定期抽查：除定期盘点外，还应不定期对部分图书资料进行抽查，确保保管工作的质量。对盘点清查中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。五、图书资料的查阅与借阅（一）查阅流程1.申请登记：公司/组织内部人员如需查阅图书资料，应填写查阅申请表，注明查阅目的、所需资料名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交至档案馆。2.查阅服务：档案馆工作人员根据申请表提供的信息，协助查阅人员查找所需图书资料，并在指定的查阅区内提供查阅服务。查阅人员应在规定时间内归还图书资料，不得擅自将其带出查阅区。3.查阅记录：查阅过程中，档案馆工作人员应做好查阅记录，包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅资料名称等信息，以备日后查询。（二）借阅流程1.借阅申请：因工作需要借阅图书资料的，借阅人应填写借阅申请表，详细说明借阅用途、借阅期限、归还时间等内容，经所在部门负责人和档案馆负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅登记：档案馆工作人员对借阅申请表进行审核后，为借阅人办理借阅登记手续，记录借阅图书资料的名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息，并向借阅人发放借阅凭证。3.借阅归还：借阅人应按照约定的时间归还图书资料。如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案馆提出申请，经批准后方可延期。借阅归还时，档案馆工作人员应对图书资料进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）限制规定1.保密资料限制：涉及公司/组织机密的图书资料，仅限经授权的人员查阅和借阅，并严格遵守保密规定。2.特殊资料限制：对于珍贵、稀缺的图书资料，应严格限制查阅和借阅范围，确需查阅或借阅的，应经公司/组织高层领导批准。六、图书资料的数字化管理（一）数字化目的为了提高图书资料的利用效率，方便远程查阅和共享，同时保护原始资料，对重要的图书资料进行数字化处理。（二）数字化范围根据公司/组织实际情况，确定需要进行数字化的图书资料范围，优先考虑具有较高利用价值、保存难度较大或经常被查阅的资料。（三）数字化流程1.扫描录入：使用专业的扫描设备对图书资料进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描后的图像应进行格式转换和质量优化，然后录入电子数据库。2.数据校对：对录入的电子数据进行校对，确保数据的准确性和完整性。校对过程中发现的错误或缺失信息，应及时进行修正和补充。3.存储管理：将数字化后的图书资料存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并建立相应的索引和目录，便于快速检索和查询。（四）数字化资料利用公司/组织内部人员可通过授权的网络终端设备，按照规定的权限查阅和使用数字化图书资料。同时，应加强对数字化资料的安全管理，防止数据泄露和非法访问。七、图书资料的维护与修复（一）日常维护1.定期清洁：定期对图书资料进行清洁，去除灰尘、污渍等，保持其外观整洁。2.检查修复：在日常盘点清查过程中，发现图书资料有损坏、破损等情况，应及时进行记录，并根据损坏程度采取相应的修复措施。（二）专业修复对于损坏较为严重的图书资料，应委托专业的图书修复机构进行修复。修复过程中，应遵循相关的修复标准和规范，确保图书资料的原有价值不受损害。（三）修复记录对每一次图书资料的维护与修复情况进行详细记录，包括维护修复时间、维护修复内容、维护修复人员等信息，以便跟踪图书资料的维护历史和状态。八、图书资料的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：对于已到保管期限且经鉴定确无保存价值的图书资料，可进行销毁处理。2.失去使用价值：因公司/组织业务调整、技术更新等原因，导致部分图书资料失去使用价值的，经审批后可予以销毁。3.重复或多余：对于重复或多余的图书资料，在确保不影响其他资料完整性的前提下，可进行销毁。（二）销毁程序1.鉴定审批：由档案馆会同相关部门对拟销毁的图书资料进行鉴定，填写销毁申请表，详细说明销毁原因、销毁范围等内容，经公司/组织领导审批后，方可实施销毁。2.销毁实施：选择安全、环保的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底、无残留。3.销毁记录：对销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁数量等信息，并将销毁申请表、销毁记录等相关资料存档保存。九、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司/组织内部设立专门的监督小组，定期对档案馆图书资料保管工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.外部监督：邀请外部专业机构或专家对档案馆图书资料保管工作进行评估和指导，不断完善保管制度和工作流程。（二）考核办法1.考核指标：制定明确的考核指标，包括图书资料的完整率、准确率、安全事故发生率、查阅借阅服务满意度等。2.考核周期：定期对档案馆工作人员的图书资料保管工作进行考核，考核周期为一