银行反洗钱档案管理制度

PAGE银行反洗钱档案管理制度一、总则（一）目的为规范银行反洗钱档案管理工作，确保反洗钱工作相关文件资料的完整、准确、安全和有效利用，防范洗钱风险，依据国家相关法律法规以及金融行业反洗钱标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各部门在反洗钱工作中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于客户身份识别、客户身份资料和交易记录保存、大额交易和可疑交易报告等工作环节产生的文件、记录、报表等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵循国家反洗钱法律法规以及监管部门的要求，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映反洗钱工作实际情况，全面涵盖各项工作记录，不得遗漏、篡改。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。4.便于利用原则：科学分类、合理归档，便于档案的查询、调阅和使用，提高反洗钱工作效率。二、档案管理职责分工（一）反洗钱工作领导小组负责统筹领导银行反洗钱档案管理工作，审议档案管理制度、工作规划和重大事项，监督档案管理工作的执行情况。（二）反洗钱管理部门1.制定和完善反洗钱档案管理制度，并组织实施。2.负责指导、监督各部门反洗钱档案的收集、整理、归档和保管工作。3.定期对反洗钱档案进行检查、评估和总结，确保档案管理工作质量。4.负责反洗钱档案的集中保管和调阅审批，按照规定向监管部门报送相关档案资料。（三）各业务部门1.负责本部门反洗钱工作中形成档案资料的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、准确和完整。2.按照反洗钱管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交至指定地点，并配合做好档案的后续管理工作。3.在业务操作过程中，严格执行反洗钱档案管理规定，妥善保管业务相关档案，不得擅自销毁或丢失。（四）档案管理部门1.负责反洗钱档案的统一存储、保管和维护，确保档案的安全存放和有效利用。2.建立健全档案管理系统，对反洗钱档案进行电子化管理，实现档案信息的快速检索和调阅。3.配合反洗钱管理部门做好档案的整理、分类、编号等工作，协助开展档案检查和评估工作。三、档案的分类与编号（一）客户身份识别档案1.客户基本信息档案包含客户的身份证明文件复印件（如身份证、护照等）、营业执照副本、税务登记证等资料。按照客户类型（个人客户、企业客户等）进行分类，以客户名称或客户编号为标识进行编号。2.客户身份识别及风险评估记录记录客户身份识别过程中采取的措施、核实情况、风险评估结果等。按照客户编号顺序进行编号，与客户基本信息档案相对应。（二）客户身份资料和交易记录保存档案1.客户身份资料补充档案包括客户身份重新识别、客户身份资料更新等过程中产生的文件资料。按照客户编号分类，在客户基本信息档案编号基础上，以补充资料的顺序号进行编号。2.交易记录档案涵盖客户的各类交易明细，如账户收支记录、转账汇款记录、存取款记录等。按照交易时间顺序，以账户为单位进行分类编号，同一账户的交易记录连续编号。（三）大额交易和可疑交易报告档案1.大额交易报告档案记录大额交易的详细信息，包括交易金额、交易时间、交易对手、交易类型等。按照报告日期顺序进行编号，每一份报告单独编号。2.可疑交易报告档案包含可疑交易的分析过程、报告内容、核实情况等资料。按照报告日期和可疑交易的性质进行分类编号，同一性质的可疑交易报告连续编号。（四）反洗钱培训与宣传档案1.培训档案包括培训计划、培训教材（含电子文档）、培训记录、培训效果评估等资料。按照培训年度和培训主题进行分类编号，不同年度的培训分别编号，同一主题的培训记录连续编号。2.宣传档案涵盖宣传活动方案、宣传资料（海报、折页、宣传单页等）、宣传活动照片及总结等。按照宣传活动的时间顺序进行编号，每次宣传活动单独编号。（五）反洗钱内部审计与监督检查档案1.内部审计档案包含反洗钱内部审计计划、审计报告、审计工作底稿、整改记录等。按照审计年度和审计项目进行分类编号，不同年度的审计项目分别编号，同一项目的审计资料连续编号。2.监督检查档案记录监管部门检查通知、检查报告、整改报告、与监管部门沟通记录等。按照检查时间顺序进行编号，每次检查单独编号。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照反洗钱工作流程和档案管理规定，及时收集本部门在反洗钱工作中产生的各类文件资料，确保档案资料的完整性和及时性。2.对于纸质档案，应收集原件；如无法收集原件，需收集清晰、完整的复印件，并注明原件存放地点和出处。3.对于电子档案，应确保文件格式规范、内容完整，定期进行备份，并按照规定的存储路径进行保存。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，同一类别的档案集中存放。2.编号标注：对每份档案资料进行编号，并在档案封面、首页或显著位置标注编号，确保编号清晰、准确。3.资料排序：按照档案内容的逻辑关系和时间顺序进行排序，如交易记录按照交易时间先后排列，客户身份资料按照补充时间顺序排列等。4.装订成册：对于纸质档案资料较多的情况，应进行装订成册，并在装订处加盖骑缝章，确保档案的完整性和牢固性。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.各业务部门在完成档案资料的收集和整理后，填写档案移交清单，注明档案名称、编号、数量、整理日期等信息，将档案资料移交至反洗钱管理部门。2.反洗钱管理部门对移交的档案资料进行核对，确认无误后，在档案移交清单上签字，并将档案资料移交至档案管理部门进行归档。3.档案管理部门按照档案分类和编号规则，将档案资料归入相应的档案柜或电子存储系统中，并建立档案目录索引，便于查询和管理。（二）保管期限1.客户身份识别档案、客户身份资料和交易记录保存档案的保管期限为自业务关系结束当年或者一次性交易记账当年计起至少保存五年。2.大额交易和可疑交易报告档案的保管期限为自报告之日起至少保存十年。3.反洗钱培训与宣传档案、反洗钱内部审计与监督检查档案的保管期限根据实际工作需要确定，但一般不少于三年。（三）保管方式1.纸质档案保管档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全存放。档案应存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和调阅。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取补救措施。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，并配备相应的存储设备，确保电子档案的安全存储。对电子档案进行加密处理，设置不同级别的访问权限，防止电子档案信息泄露。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。根据电子档案的存储格式和技术发展情况，定期对电子档案进行迁移和转换，确保电子档案的可读性和可用性。六、档案的调阅与使用（一）调阅申请1.本行内部人员因工作需要调阅反洗钱档案的，应填写《反洗钱档案调阅申请表》，注明调阅档案的名称、编号、调阅目的、调阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部监管机构、司法机关等因工作需要调阅反洗钱档案的，应出具正式的调阅函，注明调阅档案的范围、目的、调阅时间等要求，并按照本行相关规定办理调阅手续。（二）调阅审批1.反洗钱管理部门收到调阅申请后，对调阅申请进行审核，重点审查调阅目的是否合理、调阅范围是否准确、调阅时间是否符合规定等。2.对于本行内部人员的调阅申请，经审核同意后报反洗钱工作领导小组负责人审批；对于外部机构的调阅申请，经审核同意后报本行分管领导审批。3.审批通过后，反洗钱管理部门向档案管理部门出具《反洗钱档案调阅通知单》，档案管理部门凭通知单办理档案调阅手续。（三）调阅方式1.对于纸质档案，调阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出指定地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.对于电子档案，调阅人员应在档案管理部门的监督下进行查阅，并严格遵守电子档案管理系统的操作规定。如需拷贝电子档案，应经档案管理部门批准，并按照规定进行加密处理和登记。（四）归还与注销1.调阅人员应在规定的调阅时间内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，确保档案完整无损、未被篡改。2.调阅结束后，档案管理部门应及时在档案管理系统中注销调阅记录，并将调阅申请表、调阅通知单等相关资料进行归档保存。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且经反洗钱管理部门和档案管理部门共同审核确认不再具有保存价值的，可以进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续保存的，经相关部门核实后，可以进行销毁。3.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，在解密或保密期限届满后，按照规定程序进行销毁。（二）销毁审批1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《反洗钱档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上档案清单。2.反洗钱管理部门对销毁申请进行审核，重点审查销毁档案的范围是否准确、销毁原因是否合理等，并签署审核意见。3.审核通过后，报反洗钱工作领导小组负责人审批；对于涉及重要业务或敏感信息的档案销毁，还需报本行分管领导审批。（三）销毁方式1.对于纸质档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员和销毁人员共同签字确认。2.对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，并对存储介质进行物理破坏，确保电子档案信息彻底清除。销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。（四）销毁记录档案管理部门应建立档案销毁记录台账，详细记录档