水利档案管理制度汇编

PAGE水利档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司水利档案管理，确保水利档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥水利档案在公司水利工程建设、管理、运行等方面的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在水利项目规划、设计、施工、运行维护等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司水利档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映水利项目的实际情况。3.完整性原则：全面收集与水利项目相关的各类文件资料，保证档案的齐全。4.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善水利档案管理制度，并监督执行。指导和协调各部门水利档案的收集、整理、归档工作。负责水利档案的集中保管和提供利用服务。定期对水利档案进行鉴定、销毁等工作。2.各部门负责本部门水利项目文件资料的收集、整理、立卷，并按规定向公司档案管理部门移交。明确专人负责水利档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。配合公司档案管理部门做好档案的各项管理工作。二、档案收集（一）收集范围1.水利项目前期文件项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目规划、设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件等。2.水利工程建设过程文件工程招投标文件、合同协议、监理文件、施工文件等。工程变更文件、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。3.水利工程运行维护文件运行管理制度、操作规程、维护记录、设备台账等。工程安全监测资料、水质监测报告、调度运行记录等。4.与水利项目相关的其他文件上级主管部门的批复文件、会议纪要等。项目建设过程中的照片、录像、声像资料等。（二）收集要求1.及时性：各部门应及时收集本部门产生的水利项目文件资料，确保档案的时效性。2.完整性：按照收集范围，全面收集各类文件资料，不得遗漏。3.准确性：文件资料内容准确，签字盖章齐全，手续完备。（三）收集流程1.项目承办部门在项目开展过程中，指定专人负责文件资料的收集工作。2.收集人员按照收集要求，及时将收集到的文件资料进行整理、分类，并定期移交本部门档案管理人员。3.各部门档案管理人员对收集到的文件资料进行进一步审核、整理，确保符合归档要求后，填写档案移交清单，向公司档案管理部门移交。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按项目分类：以水利项目为单位，将该项目形成的所有文件资料作为一个整体进行分类整理。2.按文件类型分类：分为前期文件、建设过程文件、运行维护文件等。3.按保管期限分类：分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不统一、破损的文件进行修整、裱糊、折叠，使其符合A4纸规格，并进行装订。2.分类：按照分类方法，对文件资料进行分类。3.编号：为每份文件编制唯一的档号，档号应反映文件的分类、年度、保管期限等信息。4.编目：编制卷内文件目录，内容包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。5.装盒：将整理好的文件资料装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息。四、档案归档（一）归档要求1.归档的文件资料应齐全完整、整理规范、编目准确。2.归档时间：项目竣工验收后[X]个月内，各部门应将该项目的档案资料整理归档完毕，并移交公司档案管理部门。（二）归档流程1.各部门档案管理人员按照归档要求，将整理好的档案资料编制档案移交清册。2.档案移交清册一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案资料一并移交公司档案管理部门。3.公司档案管理部门对移交的档案资料进行审核，审核合格后办理签收手续。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的水利档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管措施1.档案上架存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节温湿度。（三）电子档案保管1.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放。3.采用安全可靠的存储设备和软件，确保电子档案的安全。六、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅水利档案。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅水利档案的，须经公司主管领导批准。（二）利用方式1.查阅：查阅人员可在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。2.借阅：借阅档案须填写借阅申请表，经部门负责人签字、档案管理部门审核、公司主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.查阅、借阅人员如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其保存价值。2.参考档案保管期限表：根据档案的形成时间、内容等，对照档案保管期限表确定其保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，内容包括档号、文号、责任者、题名、日期、保管期限等。3.档案销毁清册经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅、借阅档案的人次、卷次等。（二）统计方法1.定期统计：每月、每季度、每年对档案数量和利用情况进行统计。2.统计报表：编制档案统