执法全过程档案管理制度

PAGE执法全过程档案管理制度一、总则（一）目的为规范执法全过程记录行为，加强执法全过程档案管理，促进严格、规范、公正、文明执法，保障公民、法人和其他组织的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内具有执法职能的部门及其执法人员在执法活动中形成的全过程档案管理。（三）基本原则1.合法原则：执法全过程档案管理应严格遵守法律法规的规定，确保档案内容真实、合法、有效。2.全面客观原则：对执法全过程进行全面、客观记录，不得遗漏重要环节和关键信息。3.规范统一原则：档案管理应遵循统一的标准和规范，确保档案格式、内容、存储等方面的一致性。4.安全保密原则：加强档案的安全管理，防止档案信息泄露、丢失或损坏，依法保护涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的信息。（四）管理职责1.公司/组织执法部门负责组织实施执法全过程记录工作，明确具体记录人员和职责分工。对执法全过程记录设备进行管理和维护，确保设备正常运行。按照本制度要求，及时整理、归档执法全过程档案。2.档案管理部门负责指导、监督执法全过程档案的管理工作。提供档案存储场所和设施，确保档案安全存储。按照档案管理规定，对执法全过程档案进行分类、编号、装订等整理工作，建立档案目录和索引。3.法制审核部门负责对执法全过程档案进行合法性审查，确保执法行为符合法律法规要求。对档案中存在的问题提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。4.公司/组织负责人负责对执法全过程档案管理制度的建立和实施进行领导和决策。对执法全过程档案管理工作进行监督检查，确保制度有效执行。二、执法全过程记录内容及要求（一）执法准备阶段1.执法人员信息：记录执法人员的姓名、职务、执法证件编号等基本信息。2.执法任务安排：记录执法任务的来源、内容、要求以及下达任务的部门和人员。3.执法装备准备：记录执法人员配备的执法记录仪、摄像机、录音笔、交通工具等执法装备的型号、数量及检查情况。（二）现场执法阶段1.现场检查采用文字、图片、音频、视频等方式记录现场检查的时间、地点、检查对象、检查内容、检查过程等情况。对现场发现的问题进行详细记录，包括问题的描述、位置、状态等，并拍摄相关照片或视频。记录执法人员与当事人的沟通交流情况，包括当事人的陈述、申辩等内容。2.调查取证依法收集、固定证据，记录证据的名称、来源、形式、内容等信息。对证人证言、当事人陈述等调查笔录，应记录询问的时间、地点、询问人、被询问人、询问内容等，并由被询问人签字确认。对物证的提取、扣押等情况，应记录物品的名称、数量、特征、存放地点等信息，并制作相关清单，由当事人签字确认。3.行政强制措施实施行政强制措施时，应记录实施措施有关的时间、地点、事由、依据、实施人员、当事人等信息。对查封、扣押的场所、设施或财物，应拍摄现场照片，制作查封、扣押清单，详细记录被查封、扣押物品的名称、规格、数量、特征等，并由当事人签字确认。记录行政强制措施的解除情况，包括解除的时间、原因、当事人等信息。（三）案件审查阶段1.案件承办人员汇报：记录案件承办人员对案件事实、证据、法律适用等情况的汇报内容。2.法制审核意见：记录法制审核部门对案件进行合法性审查后提出的意见和建议，包括审核的时间、审核人员、审核内容、审核结论等。3.集体讨论记录：对案件进行集体讨论的，应记录讨论时间、地点、参与人员、讨论内容、讨论结果等信息。（四）决定送达阶段1.执法决定：记录执法部门作出的执法决定的内容，包括决定的种类、事实依据、法律依据、决定内容等。2.送达过程：采用直接送达、留置送达、邮寄送达、公告送达等方式送达执法决定的，应记录送达的时间、地点、送达人、受送达人、送达方式、送达文书名称及文号等信息，并由受送达人签字确认或注明拒收理由。（五）执行阶段1.执行情况：记录执法决定的执行情况，包括执行的时间、地点、执行人员、执行内容、当事人履行情况等。2.强制执行：对当事人不履行执法决定，依法采取强制执行措施的，应记录强制执行的时间、地点、执行人员、执行依据、执行过程、执行结果等信息。（六）其他执法活动对其他执法活动，如听证、行政复议、行政诉讼等，应按照相关规定进行记录，确保执法全过程可追溯。（七）记录要求1.真实性：记录应真实反映执法活动的实际情况，不得伪造、篡改记录内容。2.完整性：全面记录执法活动的各个环节，不得遗漏重要信息。3.准确性：记录内容应准确无误，语言表达清晰，数据准确可靠。4.即时性：执法人员应在执法活动发生时及时进行记录，不得事后补记或拖延记录。5.保密性：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的信息，应严格按照保密规定进行记录和管理。三、执法全过程记录设备使用与管理（一）设备配备根据执法工作需要，为执法人员配备必要的执法全过程记录设备，包括执法记录仪、摄像机、录音笔、平板电脑等，并确保设备性能良好、功能齐全。（二）设备使用1.执法人员应熟练掌握执法全过程记录设备的使用方法，按照规定进行操作。2.在执法活动开始前，应检查设备的电量、存储空间、运行状态等，确保设备正常工作。3.执法过程中，应及时开启设备进行记录，记录过程中不得中断、停止记录，不得擅自删除、修改记录内容。4.记录结束后，应及时关闭设备，并妥善保管设备及存储的记录信息。（三）设备维护1.定期对执法全过程记录设备进行检查、维护和保养，确保设备性能良好。2.对设备出现的故障或损坏，应及时进行维修或更换，确保设备正常使用。3.建立设备使用台账，记录设备的型号、编号、使用时间、维护保养情况等信息。（四）数据存储1.执法全过程记录设备记录的数据应及时传输至专用存储设备或服务器进行存储。2.存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。3.对存储的数据应进行分类、编号、标注，建立清晰的索引目录，便于查询和管理。四、执法全过程档案整理与归档（一）整理要求1.执法全过程档案应按照执法活动的时间顺序进行整理，做到资料齐全、分类清晰、排列有序。2.对同一执法活动中形成的不同形式的记录材料，应进行统一整理，确保相互印证、完整连贯。3.对记录材料中的文字材料，应进行排版、校对，确保文字清晰、内容准确。（二）归档范围执法全过程档案包括执法准备阶段、现场执法阶段、案件审查阶段、决定送达阶段、执行阶段以及其他执法活动中形成的各类记录材料，如执法文书、照片、音频、视频等。（三）归档流程1.执法人员在执法活动结束后，应及时将记录材料整理成册，交本部门负责人审核。2.部门负责人审核无误后，将档案材料移交档案管理部门。3.档案管理部门按照档案管理规定，对档案材料进行分类、编号、装订等整理工作，建立档案目录和索引，并将档案存入专用档案柜或档案库。（四）档案保管期限执法全过程档案的保管期限根据执法活动的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限按照相关法律法规和行业标准执行。（五）档案查阅与借阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅执法全过程档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点。查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.因工作需要借阅执法全过程档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。五、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织定期对执法全过程档案管理制度的执行情况进行监督检查，重点检查执法全过程记录的真实性、完整性、规范性以及档案管理的安全性、保密性等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门和人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将执法全过程档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对执法部门和执法人员的档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括执法全过程记录的质量、档案整理归档的及时性和规范性、档案