单位人事档案室规章制度

PAGE单位人事档案室规章制度总则目的为加强单位人事档案室的规范化管理，确保人事档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章制度。适用范围本规章制度适用于单位全体员工的人事档案管理。基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集员工的各类人事信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保人事档案信息不被泄露。4.规范化原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，提高管理效率和质量。档案管理职责人事档案室职责1.负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。2.集中管理单位全体员工的人事档案，确保档案的安全和完整。3.负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、借阅等工作。4.定期对档案进行清查和核对，及时发现和解决问题。5.为单位各项工作提供档案信息支持和服务。档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、鉴别、归档、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，严格按照规定办理手续。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。档案收集与整理档案收集1.员工入职时，应及时提交个人档案材料，包括但不限于身份证、学历证书、学位证书、职称证书、工作经历证明、劳动合同等。2.员工在工作期间，如有职务变动、奖惩情况、培训经历等信息变更，应及时将相关材料提交至人事档案室。3.人事档案室定期向各部门收集员工的考核材料、工资调整材料、社保缴纳记录等与人事相关的资料。档案整理1.档案管理人员按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号，编制档案目录，便于查找和管理。3.剔除重复、无效的档案材料，确保档案内容的精炼和准确。4.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标注档案编号、姓名、部门等信息。档案鉴别与归档档案鉴别1.档案管理人员对收集到的档案材料进行严格鉴别。2.审核档案材料是否真实、完整、有效，是否符合归档要求。3.对不符合要求的档案材料，及时与相关部门或人员沟通，要求补充或更正。档案归档1.将经过鉴别合格的档案材料按照类别和编号顺序归入相应的档案卷。2.在档案卷内，按照材料的重要程度和时间顺序排列，确保档案的系统性和逻辑性。3.建立档案索引，方便快速查找和调阅档案。档案保管保管场所1.设立专门的人事档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量和内容准确无误。3.对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制，保证档案的完整性。4.严格遵守档案安全保密制度，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。档案查阅与借阅查阅规定1.因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报人事档案室审批。3.档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并在查阅过程中进行监督。4.查阅人员只能在人事档案室内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。5.查阅人员不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换，不得擅自复制档案内容。借阅规定1.因特殊原因需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等。2.申请表经所在部门负责人、分管领导签字同意后，报人事档案室审批。3.档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，填写《人事档案借阅登记表》，注明借阅档案编号、姓名、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。5.在借阅期限届满前，借阅人员应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。档案信息化管理信息化建设1.建立人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索和管理。2.将纸质档案逐步进行数字化扫描，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和便捷性。信息安全1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.对档案信息化管理系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。档案统计与分析档案统计1.定期对人事档案的数量、类别、保管期限等进行统计，掌握档案的基本情况。2.统计档案的查阅、借阅情况，分析档案利用的规律和趋势。档案分析1.根据档案统计数据，对员工队伍的结构、素质、发展趋势等进行分析，为单位人力资源管理决策提供参考依据。2.分析档案管理工作中存在的问题和不足，及时采取措施加以改进。档案保密与安全保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.对涉及单位机密和员工个人隐私的档案信息，要严格保密。3.非档案管理人员未经许可不得进入档案室。安全措施1.加强档案室的安全防范工作，安装必要的安全监控设备。2.做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。档案销毁销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确认的无效档案材料。销毁程序1.档案管理人员提出档案销毁申请，填写《人事档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.申请表经所在部门负责人、分管领导签字同意后，报人事档案室审批。3.档案管理人员按照审批意见，组织实施档案销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。